Pri kreiranju zbirnih zapisov nam je na voljo naslednja literatura:

Zbirni zapis kreiramo s pomočjo vnosne maske Z (zbirke).

Zbirko opišemo v kratkem bibliografskem zapisu s podatki, ki na kratko opisujejo in identificirajo zbirko kot celoto. Značnica glavnega vpisa pri tvorjenih zbirkah je najpogosteje stvarni naslov.

Zbirni zapisi niso namenjeni prevzemanju.

V nadaljevanju so opisana samo tista polja formatov COMARC/B in COMARC/H, ki se v zbirnih zapisih uporabljajo na specifičen način.

V podpolje 001b – Vrsta zapisa vnesemo kodo za vrsto gradiva za enote v zbirki. Če zbirko sestavlja več vrst gradiva, vnesemo kodo "m" – večvrstno gradivo.

V podpolju 001c – Bibliografski nivo je koda "c" – zbirni zapis.

V podpolja 100bcd vnesemo podatke o letih izida enot zbirke. Zbirka je lahko zaključena ali nezaključena.

V zapis za zaključeno zbirko, katere izhajanje je zaključeno v enem koledarskem letu, vnesemo v podpolje 100b – Oznaka za leto izida eno od kod "d", "e", "h", "i" ali "j". V podpolje 100c – Leto izida 1 vnesemo leto izida enot zbirke.

Če je izhajanje enot zbirke zaključeno po več kot enem letu, vnesemo v podpolje 100b kodo "g", v podpolje 100c začetno in v podpolje 100d – Leto izida 2 zaključno leto izhajanja enot zbirke.

Zbirke z negotovim letom izida označimo s kodo "f" v podpolju 100b. V podpolje 100c vnesemo najzgodnejše, v podpolje 100d pa najkasnejše možno leto izida enot zbirke.

V zapis za nezaključeno zbirko vnesemo v podpolje 100b kodo "g" in v podpolje 100c leto izida prve enote. Pri prvem vnosu podatkov o zbirki vnesemo v podpolje 100d oznako "9999". V podpolje 210d vnesemo odprto prvo leto izida (npr. 1999- ).

Pri beleženju novoprispelih enot zbirke vnesemo v podpolje 100d leto izida zadnje prispele enote. V podpolje 210d vnesemo začasno zadnje leto izida (npr. 1999-<2003>).

V podpolje 101a – Jezik besedila vnesemo kodo za jezik besedila enot zbirke. Če so enote zbirke v različnih jezikih, navedemo kodo prevladujočega jezika. Izjemoma vnesemo v ponovljena podpolja a tudi kode ostalih jezikov.

V polje 102 – Država izida ali izdelave vnesemo kodo države in po potrebi tudi regije. Če so enote zbirke izdane v različnih državah, navedemo kodo prevladujoče države. Izjemoma vnesemo v ponovljena podpolja a tudi kode ostalih držav.

Kodirane podatke o gradivu vnašamo v skladu s kodo za vrsto gradiva, ki sestavlja zbirko (usklajeni morajo biti s kodo v podpolju 001b). Na razpolago so nam polja za vse vrste gradiva, razen za serijske publikacije.

Glavni stvarni naslov za zbirko najpogosteje oblikuje katalogizator. Ta naslov je v jeziku katalogizacijske ustanove in v obliki, ki jasno opisuje zbirko in jo loči od sorodnega knjižničnega gradiva. V naslovu zajamemo in opišemo tisti element, ki združuje posamezne enote v zbirki. Najpogosteje je to ime zbirke, izvor, ime sestavljalca, podatki o vsebini, ime korporacije, jezik, zemljepisno ime ali žanr.

Naslov vnesemo v oglatem oklepaju "[ ]" v odgovarjajoča podpolja polja 200 – Naslov in navedba odgovornosti. Ker je značnica zbirnega vpisa najpogosteje stvarni naslov, ima v takih primerih prvi indikator vrednost "1".

V podpolje 200b – Splošna oznaka gradiva vnesemo oznako za vrsto gradiva, razen pri tiskanem gradivu.

V polje 210 – Založništvo, distribucija itd. najpogosteje vnesemo podatek o letu izida, čeprav program omogoča vnos vseh podpolj.

V podpolje 215a – Posebna oznaka gradiva in obseg najpogosteje vnesemo število fizičnih enot. Če je gradivo v škatlah ali mapah, navedemo tudi število le teh.

Če zbirko sestavljajo različne vrste gradiva, vnesemo podatke za vsako vrsto gradiva v ponovljena polja 215.

Pri zelo drobnem gradivu obseg ocenimo oz. vnesemo približni obseg, npr. "ca 350 kosov".

Pri nezaključeni zbirki vnesemo trenutni obseg v koničastem oklepaju "< >".

Podatke o ilustracijah ipd. lahko vnesemo, kadar je ilustrirana večina enot. Dimenzije prav tako niso pomemben del opisa in jih zato lahko prikažemo tudi z razponom.

Opombe o zbirki se najpogosteje nanašajo na izvor, urejenost ali kompleksnost zbirke, na pogoje uporabe ali na vsebino zbirke.

Pri veliki zbirki ali če na enotah v zbirki ni običajnih bibliografskih podatkov, v polje 300 – Splošna opomba vnesemo splošne informacije o vsebini zbirke.

Opombo o vsebini vnesemo, kadar imajo posamezne enote značilne naslove in/ali avtorje. Podatke vnesemo v polje 327 – Opomba o vsebini v skladu z navodili za to polje.

Predmetne oznake omogočajo tematski pristop k zbirki, ki je za uporabnike zbirk obenem tudi najpomembnejši. Predmetne oznake oblikujemo z namenom predmetnega opisa celotne zbirke. Število vnesenih predmetnih oznak ni omejeno, vendar zaradi načel vsebinske obdelave in ekonomičnosti zapisa ne sme biti preveliko.

Pri izbiri predmetnih oznak se odločimo za izraze, s katerimi zbirko uvrstimo med vsebinsko sorodno gradivo. Poskrbimo tudi, da so predmetne oznake dovolj specifične ter izrazi uporabnikom dovolj poznani.

Predmetne oznake vnesemo v polja 600–609, če uporabljamo enega od standardnih sistemov za predmetne oznake, ali v polje 610, če uporabljamo prosto oblikovane predmetne oznake.

Vrstilec UDK za iskanje (675c) je obvezen podatek v tem bloku. Z vrstilcem UDK opišemo celotno zbirko.

Kadar so vse enote zbirke delo enega korporativnega avtorja (ali redkeje individualnega avtorja), vnesemo njegovo ime v polje 700/710.

Kadar zbirko sestavljajo dela do treh individualnih avtorjev (ali dveh korporacij), vnesemo v polje 700/710 podatke za najbolj znanega ali zastopanega avtorja.

Kadar je zbirka znana po sestavljalcu, vnesemo njegovo ime z ustrezno kodo za vrsto avtorstva v polje 702.

Tvorjene zbirke so najpogosteje sestavljene iz anonimnih del ali del različnih avtorjev oz. iz kombinacije obojega. V takšnih primerih zbirni zapisi ne vsebujejo polj 700 in 710.

Podatke o stanju zaloge za zbirko vnesemo v polje 996 – Podatki o stanju zaloge. Maska Z ne vsebuje polj 997 – Podatki o stanju zaloge serijskih publikacij.

Tvorjeno zbirko praviloma inventariziramo kot celoto. Če zbirka vsebuje večvrstno gradivo, ki ga hranimo ločeno, inventariziramo glede na nastalo število fizičnih enot. Enako inventariziramo tudi obsežne zbirke, ki jih, zaradi njihovega obsega, hranimo v več škatlah ali mapah.

Če obstaja več izvodov zbirke, vnesemo podatke za vsak izvod v ponovljena polja 996.