Rregullat për kriteret e vlerësimit të cilësisë së veprimtarisë kërkimore, evidentimit dhe përcjelljes së veprimtarisë kërkimore (Ur. List RS, nr. 65/94) si dhe Udhëzimet për udhëheqjen e bibliografive të kërkuesve shkencorë në sistemin COBISS të Ministrisë së Shkencës dhe Teknologjisë (Nëntor 21, 1995), së bashku me papërshtatshmërinë dhe daljen jashtë përdorimit të disa zgjidhjeve të mëparshme, kanë diktuar përditësimet në mënyrën e udhëheqjes së bibliografive në sistemin COBISS.

Ndryshimi i parë është bërë në organizimin e shënimit të të dhënave në bazat lokale të të dhënave dhe në bazën e të dhënave COBIB. Raportet do të mund të përgatiten nga bazat lokale të të dhënave dhe nga baza e përbashkët e të dhënave COBIB.

Tipologjia e re e dokumenteve/veprave paraqitet në formën e një liste kodesh globale, e përgatitur sipas listës së kodeve të përdorur nga Ministria e Shkencës dhe e Teknologjisë. Me tipologjinë e re është anuluar ndarja në botime dhe gjysmë-botime dhe janë bërë të vlefshme tri lloje të dokumenteve/veprave : artikujt dhe pjesët përbërëse, monografitë dhe veprat e tjera të përfunduara, veprat e ekzekutuara. Kategoria e katërt e rezultateve të punës kërkimore është autorësia dytësore, p.sh. redaktimi.

Më tej është lista e kodeve globale e kërkuesve shkencorë, e vendosur sipas regjistrit zyrtar të Ministrisë së Shkencës dhe Teknologjisë dhe lista globale e kodeve të institucioneve/organizatave që mundëson lidhjen me listën zyrtare të kodeve të organizatave dhe grupeve kërkimore nga regjistri i Ministrisë së Shkencës dhe Teknologjisë.

Dokumentet që paraqesin rezultatet e punës shkencore në sistemin COBISS përpunohen në të njëjtën mënyrë si edhe dokumentet e tjera. Megjithatë, duhet të vendosen të dhëna shtesë si: tipologjia e dokumenteve/veprave, kodi i kërkuesit shkencor, kodi i institucionit/organizatës. Gjithashtu nevojitet kujdes i veçantë ndaj përputhjes së të dhënave në regjistrimet e veçanta.

Udhëzimet për përshkrimin e dokumenteve/veprave janë përcaktuar me rregullat e katalogimit që janë të vlefshme brenda sistemit COBISS, si dhe me formatet COMARC/B për të dhënat bibliografike dhe COMARC/H për të dhënat e koleksioneve të bibliotekës.

Në Shtojcën F.2 janë përshkruar në mënyrë të veçantë të gjitha karakteristikat e shënimit të të dhënave në fushat dhe nënfushat e veçanta, që duhen pasur parasysh te regjistrimet të cilat janë të rëndësishme për përcjelljen e veprimtarisë kërkimore.

Në Shtojcën F.3 janë përshkruar të dhënat që kanë të bëjnë me retrospektivën e serialeve dhe vendosen në bazën referuese të të dhënave brenda sistemit COBISS.

Mënyra e lidhjes së artikujve dhe e pjesëve përbërëse me burimin (seriale, botime të përfunduara: monografi, përmbledhje punimesh, numra tematik) paraqitet në Shtojcën F.4.

Mënyra e paraqitjes së rezultateve të punës kërkimore me ndihmën e sistemit COBISS paraqitet në Shtojcën F.5.

Përkufizimet dhe rekomandimet për shënimin e të dhënave lidhur me tipologjinë e dokumenteve/veprave paraqitet në Shtojcën F.6.

Mënyra e përcaktimit të listës së kodeve për institucionet/organizatat së bashku me listën e kodeve paraqitet në Shtojcën F.7.