Pravilnik o merilima za ocenjivanje kvaliteta istraživačke delatnosti i o evidencijama i praćenju istraživačke delatnosti (Ur. List RS, št. 65/94) i Uputstva za vođenje bibliografija istraživača u okviru sistema COBISS, Ministarstva za školstvo, nauku i sport (21.11.1995.), kao i neadekvatnost i zastarelost nekih dosadašnjih rešenja, uslovili su dopune u načinu vođenja bibliografija u okviru sistema COBISS.

Prva je bila promena u organizaciji unosa podataka koji se obavlja u pojedinačnim bazama podataka i u bazi podataka COBIB. Biće omogućeni ispisi iz uzajamne baze podataka COBIB, kao i iz lokalnih baza podataka.

Kao globalni šifrarnik, uključena je nova tipologija dokumenata/dela prema šifrarniku Ministarstva za školstvo, nauku i sport. Uvođenjem nove tipologije ukinuta je podela na publikacije i polupublikacije, a uvedena su tri osnovna tipa dokumenata/dela: članci i sastavni delovi, monografije i druga zaključena dela, izvedena i druga (u bibliotekama) nedostupna dela. Četvrta kategorija rezultata istraživačkog rada jeste sekundarno autorstvo, npr. uredništvo.

Nadalje je uključen globalni šifrarnik istraživača prema zvaničnoj evidenciji Ministarstva za školstvo, nauku i sport, te globalni šifrarnik ustanova/organizacija, koji omogućuje vezu sa zvaničnim šifrarnikom istraživačkih organizacija i istraživačkih grupa iz evidencije Ministarstva za školstvo, nauku i sport.

Dokumenti, koji predstavljaju rezultate istraživačkog rada, obrađuju se u okviru sistema COBISS na isti način kao i drugi dokumenti, s tim što je potrebno uneti i dodatne podatke poput: tipologije dokumenta/dela, šifre istraživača, šifre ustanove/organizacije, a takođe je potrebno obratiti posebnu pažnju na kozistentnost podataka u pojedinom zapisu.

Uputstva za opis dokumenata/dela određena su kataloškim pravilima koja važe u sistemu COBISS i formatima COMARC/B za bibliografske podatke i COMARC/H za podatke o stanju fonda.

Sve specifičnosti prilikom ispunjavanja pojedinih polja i potpolja, koje treba poštovati u slučaju zapisa relevantnih za praćenje istraživačke delatnosti, posebno su opisane u Dodatku F.2.

U Dodatku F.3 opisani su podaci koji se odnose na retrospektivu tekućih publikacija i koji se beleže u posebnoj referensnoj bazi podataka u okviru sistema COBISS.

Način povezivanja članaka i sastavnih delova s matičnom publikacijom (tekuće publikacije, zaključene publikacije: monografije, zbornici, tematski brojevi), opisan je u Dodatku F.4.

Način predstavljanja rezultata istraživačkog rada pomoću sistema COBISS prikazan je u Dodatku F.5.

Definicije i preporuke za ispunjavanje podataka, koji se odnose na kategorizaciju dokumenata/dela, date su u Dodatku F.6.

Način određivanja šifrarnika ustanova/organizacija, zajedno sa šifrarnikom, dat je u Dodatku F.7.