Pravilnik o merilih za ocenjevanje kakovosti raziskovalne dejavnosti in o evidencah ter spremljanju raziskovalne dejavnosti (Ur. list RS, št. 65/94) in Navodila za vodenje bibliografij raziskovalcev v okviru sistema COBISS Ministrstva za znanost in tehnologijo (21.11.1995) kakor tudi neustreznost in zastarelost nekaterih dosedanjih rešitev so narekovali dopolnitve v načinu vodenja bibliografij v okviru sistema COBISS.

Kot prva je sprememba v organizaciji vnosa podatkov, ki se vrši v posamezne lokalne baze podatkov in bazo podatkov COBIB. Izpisi bodo tako možni iz vzajemne baze podatkov COBIB kot tudi iz lokalnih baz podatkov.

Kot globalni šifrant je vključena nova tipologija dokumentov/del po šifrantu Ministrstva za znanost in tehnologijo. Z novo tipologijo je ukinjena delitev na publikacije in polpublikacije ter uvedeni osnovni trije tipi dokumentov/del: članki in sestavki, monografije in druga zaključena dela, izvedena in druga (v knjižnicah) nedostopna dela. Četrta kategorija rezultatov raziskovalnega dela je sekundarno avtorstvo, npr. uredništvo.

Nadalje je vključen globalni šifrant raziskovalcev po uradni evidenci Ministrstva za znanost in tehnologijo ter globalni šifrant ustanov/organizacij, ki omogoča povezavo z uradnim šifrantom raziskovalnih organizacij in raziskovalnih skupin iz evidenc Ministrstva za znanost in tehnologijo.

Dokumenti, ki predstavljajo rezultate raziskovalnega dela, se v okviru sistema COBISS obdelujejo na enak način kot vsi drugi dokumenti, s tem da je potreben vnos nekaterih dodatnih podatkov, kot so tipologija dokumenta/dela, šifra raziskovalca, šifra ustanove/organizacije, in je potrebno še posebej paziti na konsistentnost podatkov v posameznem zapisu.

Navodila za opis dokumentov/del so določena s katalogizacijskimi pravili, ki veljajo v sistemu COBISS, in s formatoma COMARC/B za bibliografske podatke in COMARC/H za podatke o stanju zaloge.

Vse posebnosti pri vnosu posameznih polj in podpolj, ki jih je potrebno upoštevati pri zapisih, relevantnih za spremljanje raziskovalne dejavnosti, so posebej opisane v Dodatku F.2.

V Dodatku F.3 so opisani podatki, ki se nanašajo na retrospektivo tekočih publikacij in se beležijo v posebni referenčni bazi podatkov v okviru sistema COBISS.

Način povezovanja člankov in sestavkov z viri (tekoče publikacije, zaključene publikacije: monografije, zborniki, tematske številke) je opisan v Dodatku F.4.

Način prezentacije rezultatov raziskovalnega dela s pomočjo sistema COBISS je prikazan v Dodatku F.5.

Definicije in priporočila za izpolnjevanje podatkov, ki se nanašajo na kategorizacijo dokumentov/del, so podane v Dodatku F.6.

Način določanja šifranta ustanov/organizacij skupaj s šifrantom je podan v Dodatku F.7.