izumlogo.gif (16063 bytes)

 

 

 

 

Zapisnik

s posveta delovne skupine za prenos zapisov iz baze podatkov WorldCat

 

 

Namen sestanka: 

Izmenjava izkušenj pri prevzemanju zapisov iz baze podatkov WorldCat ter opozorilo na racionalizacijo uporabe servisa
 

Kraj/čas:

IZUM, Maribor
9. 5. 2000, od 10.30 do 13.15
 

Prisotni sodelavci IZUM-a:

mag. Marta Seljak, Lidija Curk, Tadeja Brešar, Robert Vehovec, Anka Rogina
 

Prisotni zunanji sodelavci:

Ana Zadnikar (Slovenska akademija znanosti in umetnosti, Biblioteka - SAZU)
Majda Tomažič (Narodni muzej Slovenije, Ljubljana - NMLJ)
Suzana Šulek (Pedagoška fakulteta, Maribor - PEFMB)
Antea Kursar Trček, Tatjana Odlazek, Danica Hanžič  (Ministrstvo za notranje zadeve - MNZRS)
Darja Tavčar (Fakulteta za šport - FSPLJ)
Marjana Benčina (Filozofska fakulteta - FFLJ)
Zoran Krstulovič, Alenka Kanič (Narodna in univerzitetna knjižnica - NUK)
Miro Tržan (Knjižnica Otona Župančiča - SIKOZ)
Marjetka Tuš (Teološka knjižnica Maribor - STK)
Marija Petek (Centralna tehniška knjižnica Univerze v Ljubljani - CTK)
 

Odsotni:

Jože Dolenc (Centralna ekonomska knjižnica - CEKLJ), Fanika Krajnc-Vrečko (STK), Mojca Garantini (PEFMB)
 

Vsebina - dogovori:

 

Uvodoma je gospa Seljak pozdravila vse prisotne in predstavila namen srečanja, tj. izmenjavo izkušenj pri prevzemanju zapisov iz baze podatkov WorldCat ter potrebo po racionalizaciji uporabe servisa. V prvih dveh mesecih delovanja servisa je bilo prevzetih 1756 zapisov, kar predstavlja 15 odstotkov vseh novokreiranih zapisov za tuje monografske publikacije v COBIB-u v tem obdobju. Servis se plačuje na osnovi števila transakcij search/export. Število transakcij search/export na en prevzeti zapis se je od februarja na marec povečalo z 2,94 na 4,16,  istočasno pa se je znižala uporaba servisa FirstSearch. Iz tega je možno sklepati, da katalogizatorji uporabljajo servis za katalogizacijo Z39.50 (Z39.50 Cataloguing) namesto servisa FirstSearch tudi za iskanje informacij. Z vidika stroškov je nesprejemljivo, da servis FirstSearch ni bolj izkoriščen. Da bi racionalizirali število iskanj, je gospa Seljak predlagala avtomatsko preusmeritev iskanja na servis FirstSearch, kadar zapisa ni moč najti po standardni ali identifikacijski številki. Prisotne je nato povabila, da povedo svoje izkušnje, mnenja in težave.

Gospa Tomažič iz Narodnega muzeja Slovenije je povedala, da je nov servis v njihovi knjižnici dobrodošel. Od začetka delovanja servisa do dneva sestanka so prevzeli 303 zapise, kar predstavlja 47 odstotkov vseh novokreiranih zapisov v tem obdobju. Po njenih izkušnjah je treba iskati čim bolj ciljno; tako dobi ustrezne zadetke. Zapise prevzemajo tudi, kadar gre za različne izdaje publikacij. Prevzeti zapis uporabijo kot osnovo, podobno kot pri ukazu new include (COBISS/Katalogizacija), in ga nato iz baze podatkov COBIB brišejo. V knjižnici doslej niso imeli težav niti s hitrostjo komunikacij niti z dostopnostjo servisa.
Gospa Brešar je pojasnila, da pri prevzemanju zapisa za obdelavo podobnih publikacij ni treba izvajati ukaza new include. Zadostuje namreč, da v prevzetem zapisu zbrišejo polje 001e, s čimer se pretrga povezava z originalnim zapisom iz baze podatkov WorldCat, seveda pa pri originalnem zapisu v bazi podatkov WorldCat ostane oznaka zaloge IZ$.

Gospa Benčina s Filozofske fakultete dela v knjižnici oddelka za germanistiko. Večina gradiva, ki ga obdeluje, je retrospektivnega. Ocenjuje, da lahko za 90 odstotkov gradiva zapise prevzame iz baze podatkov WorldCat. Večje težave se pojavljajo pri iskanju ustreznih zapisov; predvsem je poudarila težave z diakritičnimi znamenji. Včasih je treba za prevzem enega zapisa izvesti do sedem iskanj. Pojavljajo se tudi težave z dostopom do servisa. Po njeni oceni servis ni bil dostopen povprečno dva dni na teden, čeprav je bil COBISS v tem času dostopen. Te težave povezuje s težavami, ki se tudi sicer pojavljajo v njihovi lokalni mreži.

Gospa Šulek iz mariborske Pedagoške fakultete je servis ocenila kot zelo koristen, še zlasti pri obdelavi večje količine publikacij, ki so jih dobili kot dar iz Kanade (v angleškem in francoskem jeziku). Ocenjuje, da lahko zapise iz baze podatkov WorldCat prevzame za približno 25 odstotkov vseh publikacij, ki jih na novo obdeluje. Tudi ona ima težave pri iskanju zapisov z diakritičnimi znamenji. Večkrat je naletela tudi na duplicirane ali multiplicirane zapise. V knjižnici so se odločili, da predmetnih oznak v angleškem in francoskem jeziku iz zapisov ne bodo brisali. Prevzeli so tudi zapise za neknjižno gradivo (atlas), kjer prav tako niso opazili težav. Težav z dostopom do servisa nimajo (razen med 8. in 9. uro dopoldne), zadovoljiva je tudi hitrost komunikacije.
Glede prevzemanja neknjižnega gradiva je gospa Brešar pojasnila, da konverzija iz formata USMARC v format COMARC za ta tip gradiva ni popolna; prevzeti zapis je zato treba bolj temeljito popraviti. Gospod Vehovec pa je pojasnil, da servis v času med 8. in 9. uro dopoldne ni dostopen zaradi varovanja podatkov, ki se izvaja v tem času na računalniku v Ameriki.

Gospa Petek iz Centralne tehniške knjižnice je povedala, da imajo s servisom dobre izkušnje. Tri četrtine gradiva, ki ga obdeluje, je v angleškem jeziku, in ocenjuje, da lahko za 90 odstotkov tega gradiva zapise prevzame iz baze podatkov WorldCat. S prevzemom je dosežen prihranek pri času obdelave. Ustreza jim tudi, da je treba standardno številko (ISBN) vpisati samo enkrat, nakar se izvede iskanje v bazi podatkov COBIB in nato tudi v WorldCat. Tako iskanje (z enkratnim vpisovanjem podatkov) bi želeli tudi za druge indekse, npr. za iskanje po avtorju ali naslovu. Nepravilnost v prevzetih zapisih, ki se pogosto pojavlja in jih moti, je, da se v polje 100b vpisuje koda d (monografska publikacija, zaključena) namesto kode h (monografska publikacija z letom izida in copyrighta), kar se ne ujema z vpisom v polje 210d. Moti jih tudi, da se v polje 215a strani, vpisane z rimskimi številkami, prenesejo z malimi črkami.
Gospa Brešar je pojasnila, da vpis različnih kod v polje 100b izhaja iz uporabe različnih katalogizacijskih pravil. Konverzija malih rimskih številk v velike lahko povzroči napake, ker programsko ni možno ločiti, kdaj gre za rimske številke in kdaj za črke. Gospa Kanič je pripomnila, da vnos v polje 215 pogosto v celoti ne ustreza, zato velikost rimskih številk ni bistvena. Udeleženci sestanka so se strinjali, da programska kontrola ujemanja vnosov v polja 100b in 210d zaenkrat ni potre
bna. Gospod Vehovec je obljubil, da bo IZUM preučil možnost izvajanja iskanj s samo enkratnim vpisovanjem podatkov za iskanje po avtorju ali naslovu.

Gospa Kursar Trček z Ministrstva za notranje zadeve je povedala, da je večina gradiva, ki ga obdelujejo, v tujih jezikih in da lahko prevzame zapise za okoli 90 odstotkov tega gradiva. Večjih težav nimajo, moti pa jo, da se alternativni in sekundarni avtorji vpisujejo v polje 702. Poudarila je, da je treba dosledno dodajati NSB-znake, ter povedala, da se v določenih primerih po uporabi kombinacije tipk CTRL in D v polju 010a črtice v ISBN samodejno pravilno razporedijo. Gospa Hanžič, prav tako z Ministrstva, se ukvarja s predmetno obdelavo; dodala je, da so s servisom zadovoljni, saj je približno 90 odstotkov  prevzetih zapisov vsebovalo ustrezne predmetne oznake. Angleškim predmetnim oznakam dodajo še slovenske.
Gospa Brešar je pojasnila, da v formatu USMARC pri novejših zapisih ni razlikovanja pri vpisih alternativnega in sekundarnega avtorstva, zato natančna konverzija ni mogoča.

Gospod Krstulovič iz Narodne in univerzitetne knjižnice je razložil, da so se v začetku prevzemanja zapisov lotili v omejenem obsegu, saj so se odločili, da bodo analizirali vzorec zapisov. Preveriti so želeli, kako takšno prevzemanje vpliva na katalogizacijsko prakso in kaj to pomeni na operativni ravni, npr. katera polja je treba vedno popraviti, katere napake katalogizatorji pogosto spregledajo. Analiza je bila še posebej natančna za bloka 1XX in 2XX. Ugotoviti so želeli, kako se razlikuje avtorstvo glede na različno katalogizacijsko prakso in kaj prinese prevzeti koncept predmetnih oznak (kaj pomeni, če v zapisih ostanejo tuje predmetne oznake). Nato je gospa Kanič podala izsledke analiz. Povedala je, da pri njih delajo po sistemu >tekočega traku<, tako da ni natančno seznanjena s težavami, ki se pojavljajo pri iskanju ustreznih zapisov v bazi podatkov WorldCat. Ocenili so, da so bibliografski opisi dokaj dobri, po napakah izstopata polji 105 in 215, kar je posledica razlik med AACR2 in našimi pravili. Opombe se prenašajo v angleškem jeziku in jih je treba posloveniti, opazili pa so, da so opombe v precej zapisih ostale v angleščini. Zapisi, ki so jih prevzemali v NUK-u, so bili za rusko literaturo, pri čemer so opazili precej odstopanj pri transliteraciji. To je lahko zavajajoče zlasti v zapisih, ki so jih prevzeli in popravili tisti katalogizatorji, ki transliteracije ne obvladajo dobro in lahko odstopanja spregledajo. Opozarjajo še na potrebne popravke v bloku 7XX, saj se koncepta avtorstva in oblikovanje značnic po AACR2 in po naših pravilih razlikujeta. Časovno ni bistvene razlike, če prevzamejo zapis iz baze podatkov COBIB ali iz baze podatkov WorldCat, je pa hitreje, kot če bi kreirali nov zapis. Gospod Krstulovič je povedal še, da so njihovo pozornost vzbudili tudi zapisi za neknjižno gradivo (9 zapisov za muzikalije), ki so bili iz baze podatkov WorldCat samo prevzeti in nič popravljeni. Glede vsebinske obdelave in navodila, naj tujih predmetnih oznak iz zapisov ne bi brisali, je pripomnil, da bo le manjši del zapisov v COBIB-u tako imel tujejezične predmetne oznake, kar končnim uporabnikom ne bo dosti koristilo. Opozoril je tudi na konceptualne razlike med geslovnikom LCSH, ki se uporablja v bazi podatkov WorldCat, in med lokalnimi geslovniki knjižnic. Ugotovil je, da katalogizatorji potrebujejo splošna navodila za prevzem zapisov iz baze podatkov WorldCat, in predlagal, da bi Komisija za katalogizacijo pri ZBDS taka navodila pripravila.
Gospa Seljak je pojasnila, da je bila prva verzija navodil za katalogizatorje priložena dopisu - obvestilu o uvedbi servisa. Navodila bodo vključena tudi v priročnika COBISS/Katalogizacija in/ali COMARC, dopolnjene pa bodo tudi programske kontrole v segmentu COBISS/Katalogizacija. Glede vsebinske obdelave v COBISS-u še ni dokončnih dogovorov, tako da zapisi v COBIB-u niso enotno vsebinsko obdelani (razen zapisov za nacionalno bibliografijo). Predmetne oznake iz mednarodno najširše uveljavljenega geslovnika Library of Congress Subject Headings - LCSH v prevzetih zapisih bi bilo škoda brisati, saj ne morejo biti moteče, ampak so koristen prispevek za COBIB, še posebej dolgoročno, ko bo število prevzetih zapisov naraslo. Poleg tega pa se programsko dodaja tudi koda geslovnika, tako da bi bilo možno po potrebi te predmetne oznake tudi programsko brisati. V tem trenutku bi bilo težko dati enotna navodila za dopolnjevanje teh zapisov s slovenskimi predmetnimi oznakami, saj posamezne knjižnice uporabljajo različne sisteme predmetnih oznak in različne lokalne geslovnike. Smiselno je, da do takrat, ko bo vsebinska obdelava v COBISS-u enotno urejena, knjižnice dodajajo slovenske predmetne oznake v skladu z dosedanjo prakso.

Gospa Tuš iz Teološke knjižnice Maribor je opozorila na zanjo zelo pereč problem vnosa imen svetnikov v polje 600. Zanimalo jo je, ali naj imena pusti v angleščini, jih sloveni ali jih naj piše v latinščini. 
Gospa Kanič je povedala, da se mora vnos v polje 600 ujemati z vnosom v polja bloka 7XX, normativna kontrola
imen pa se bo vršila ne glede na to, v katerem polju se bo ime pojavljalo. Gospa Seljak je poudarila, da je odločitev o načinu vnosa v polja 600 odvisna predvsem od načina implementacije normativne kontrole v COBISS. Gospa Brešar je opozorila, da bodo v bazo podatkov CONOR konvertirana vsa imena iz polj 600 in da bo tako nastalo bazo podatkov treba čistiti. Gospa Kanič je dodala, da bo normativno datoteko v vsakem primeru treba čistiti, težave z imeni svetnikov pa se bodo pojavile tudi pri normativni datoteki slovenskih imen. Gospod Krstulovič je omenil, da se bo podoben problem pojavil tudi pri ruskih imenih. Gospa Tomažič je dodala, da je treba narediti kazalke v polja 960, gospod Tržan pa, da se bo problem po uvedbi normativne kontrole pojavil pri vseh predmetnih oznakah (60X).

Gospa Tavčar s Fakultete za šport je bila ob uvedbi servisa navdušena. Prevzame lahko zapise za 90 do 95 odstotkov gradiva, ki ga obdeluje. Večjih problemov nima, zaenkrat v zapisih tudi ni našla večjih napak. Zgodilo se je, da so bile vpisane napačne kode, vendar to pripisuje pomotam, ki so mogoče v vsakem sistemu.

Gospa Zadnikar iz Biblioteke SAZU je povedala, da je v bazi podatkov WorldCat že pred uvedbo servisa veliko iskala prek servisa FirstSearch ter da je z možnostjo prevzemanja zapisov zadovoljna. Večino gradiva, ki ni v vzajemnem katalogu, lahko s kolegico prevzemata iz te baze podatkov. Največ je zapisov za angleške in nemške publikacije, veliko jih je tudi za češke, poljske, madžarske, švedske, finske, romunske in ruske, še najmanj pa je italijanskih. Sama pa ima težave z iskanjem zapisov za "posebno" in "drobno" knjižnično gradivo iz različnih držav, predvsem iz akademskih krogov. Teh v bazi podatkov skoraj ni najti. V začetku je bila s kakovostjo zapisov zadovoljna, odkar pa izvaja zadnjo redakcijo, ugotavlja, da pri prevzetih zapisih ostane kar precej napak. Ugotavlja tudi, da mora biti pri prevzemanju in redigiranju zapisov bolj zbrana kot pri kreiranju novih. Pri zapisih, ki so transliterirani iz ruščine, ni večjih težav pri transliteriranju v naš črkopis. Od zapisov, ki jih je prevzela, jih približno 50 odstotkov ni imelo predmetnih oznak, pri nekaterih zapisih pa je teh oznak veliko. Pri vseh teh mora v poljih bloka 6XX popravljati indikatorje, saj še izpisujejo listke za katalog. Ugotovila je, da včasih imena v prenesenih zapisih kljub normativni kontroli niso pravilna, kar se dogaja predvsem npr. pri korejskih in kitajskih imenih (kjer že sicer težko določi, kaj je ime in kaj priimek). Moti jo še, da so v večini osebnih značnic pripisane letnice. Kadar gre za letnici rojstva in smrti, ji to še koristi, kadar pa gre za žive avtorje (odprta letnica), jo ta letnica moti. Po njenih izkušnjah so letnice rojstva pogosto napačne (odvisno tudi od strokovnega področja), pri tvorbi značnic so koristne le, če gre za razlikovanje (redko); v bazi podatkov COBIB je za tak vnos iskanje treba prilagoditi in uporabiti krajšanje z znakom *. Sprašuje, ali naj letnice pri avtorjih briše ali pusti, ker so za uporabnike vseeno koristen podatek. Pri imenih jo moti še, da osebna imena velikokrat niso razvezana, ampak ostanejo v zapisu v obliki začetnic. Kot pogosto napako je navedla še vnos korporacij, čeprav na predlogi neka ustanova kot korporacija ni navedena, je pa navedena kot založnik ali npr. univerza, na kateri dela avtor publikacije. Pri nekaj zapisih za uradne publikacije je naletela na >tekoči naslov<, ki ni bil naveden nikjer na publikaciji, zdel pa se ji je prej skrajšani naslov, saj je bil stvarni naslov publikacije zelo dolg. Vprašala je še, ali je iz originalnega zapisa mogoče ugotoviti, kdo je kreator zapisa, da bi se na podlagi kreatorjevega renomeja laže odločali, ali se je na vpisane podatke (predvsem predmetne oznake, za publikacije v npr. kitajskem jeziku) mogoče zanesti.
Gospa Kanič je pripomnila, da se pri prevzemanju zapisov za že sicer problematične publikacije pojavlja več težav kot običajno, še posebej, ko se razlikujejo tudi katalogizacijska pravila. Glede letnic pri imenih avtorjev je povedala, da se bodo letnice uporabile v normativni datoteki, glede začetnic pa, da se bomo morali navaditi na različne oblike imen, paziti bo treba le, da bodo enotne značnice res enotne.
Gospa Brešar je povedala, da se v formatu USMARC vrsta naslova določa le z indikatorji in je zato možno, da je bil v konkretnih zapisih uporabljen napačen indikator, kar povzroči konverzijo v napačno polje formata COMARC. Pojasnila je še, da je kreatorja zapisa mogoče razbrati iz podpolja 040a v formatu USMARC, vendar je ta podatek šifriran in je treba poiskati šifrant, se pa ta podatek ne prenese v zapis v bazo podatkov COBIB.

Gospod Tržan dela v Knjižnici Otona Župančiča. Povedal je, da se jim zdi možnost prevzemanja zapisov zelo koristna, da pa v njihovi knjižnici ne prevzemajo zapisov za vse gradivo, ki ga je treba obdelati. Servis uporabljajo predvsem za tuje leposlovje, zapise pa prevzamejo predvsem takrat, ko gre za problematične publikacije (predvsem avtorstvo, značnice), saj so sicer zapisi relativno enostavni in jih kreirajo prej, kot bi popravili prevzeti zapis. Ugotovili so, da pri zapisih za leposlovje večkrat manjkajo podatki o ponatisih. Bazo podatkov WorldCat zelo pogosto uporabljajo kot referenčno, v kateri preverjajo npr. avtorstvo in vsebinsko obdelavo. Večji sklop zapisov, ki so jih prevzeli, so bili zapisi za stripe za njihovo novo zbirko. Glede predmetnih oznak so se odločili, da jih brišejo in dodajo svoje, lokalno uveljavljene.
Gospa Seljak je pripomnila, da s stališča vzajemne baze podatkov COBIB dolgoročno ni dobro brisati predmetnih oznak, še posebej ne tistih, ki imajo kodo sistema LC. S tem se je strinjala tudi gospa Tomažič, ki je menila, da je zapise treba nadgrajevati, ne pa siromašiti.

Gospa Tuš iz Teološke knjižnice Maribor je povedala, da je servis zanje zelo dobrodošel, predvsem zato, ker imajo povsem specifično gradivo. Za določeno zbirko publikacij je lahko prevzela zapise za vse publikacije, za druge zbirke pa za okoli 80 odstotkov publikacij. Edini večji problem, ki se je pojavil, je način vpisovanja imen svetnikov v polje 600. Včasih ima nekaj težav tudi z alternativnimi in sekundarnimi avtorji, vpisanimi v polje 702, sicer pa večjih problemov ni.
Gospa Tomažič je dodala, da se problem predmetnih oznak v polju 600 pojavlja tudi pri srednjeveških avtorjih. Predlagala je, da se vnos v polju 600 popravi, če v slovenskem prostoru obstaja enotna oblika imena, sicer pa se ohrani angleški vpis. Razvila se je debata o tej temi. Gospa Zadnikar je predlagala, da bi pripravili začasne smernice za vnos v polje 600, gospod Krstulovič pa, da bi izdelali splošna navodila, ki naj vsebujejo opozorila na razlike v katalogizacijskih pravilih, navodila o tem, kateri podatki v zapisu naj se slovenijo, in o tem, kdaj je treba še posebej paziti. Gospa Kursar Trček je opozorila, da je treba paziti tudi na status zapisa (001a=i), saj nekatere zapise prevzamejo samo za nabavo gradiva (predkatalogizacijski postopek).

Ob koncu je gospa Seljak povzela bistvene ugotovitve in priporočila iz razprave:

 

Zapisala:

Anka Rogina 

 

Maribor, 6. junij 2000