izumlogo.gif (16063 bytes)

 

 

 

 

Zapisnik

s sestanka o izboljšavah statističnih podatkov za letna poročila splošnih knjižnic

 

Namen sestanka: 

Predstavitev obrazca "Podatki o splošni knjižnici. Poročilo za leto 2001" in ugotovitve s tečaja Predstavitev novosti - COBISS/Izpisi - statistike
 

Kraj/čas:

IZUM, Maribor
20. 03. 2002, 11.00-12.30
 

Prisotni zunanji sodelavci:

dr. Silva Novljan (DMS)
Marjeta Kamenšek (SIKSIS)
Vesna Trobec (SIKOZ)
Jože Vugrinec (SIKMS)
Dušan Šoštarič (SIKLJT)
Karel Šavel (SIKMS)
 

Prisotni sodelavci IZUM-a:

mag. Marta Seljak, Romana Muhvič Šumandl, Tadeja Brešar, Lidija Curk, Jana Rečnik, mag. Aleš Bošnjak
 

Odsotni:

dr. Melita Ambrožič (NUK)
dr. Eva Kodrič Dačić (NUK)
 

Vsebina - dogovori:

 
  1. Ugotovitve s tečaja Predstavitev novosti - COBISS/Izpisi - statistike
  2. Vsebina obrazca "Podatki o splošni knjižnici. Poročilo za leto 2001"
  3. Program za statistike v segmentu COBISS/Izpisi in možne dopolnitve
  4. Razno

Po uvodnem pozdravu je mag. Marta Seljak predala besedo ravnateljici splošne knjižnice Šiška, gospe Marjeti Kamenšek. Gospa Kamenšek je povedala, da so na tečajih, ki so bili organizirani prav za potrebe splošnih knjižnic in njihovih statistik, razrešili že mnogo dvomov in težav. Ugotovili so tudi nekaj pomanjkljivosti in napak, na splošno pa so zelo zadovoljni. Opozorila je na potrebo po enoznačnih tabelah in parametrih za statistike splošnih knjižnic ter na vprašanje referenčne zbirke.

Nato je mag. Aleš Bošnjak predstavil vsebino obrazca "Podatki o splošni knjižnici. Poročilo za leto 2001". Povedal je, da se v nekaterih tabelah na istem nivoju razvrščanje izvaja po različnih vsebinah (monografske/serijske publikacije, knjižno/neknjižno gradivo itd.). V takih primerih ne moremo seštevati vsebinsko različnih stvari, zato bi bilo treba z razvrščanjem vgnezdenih struktur takšne sestavljene tabele spremeniti v enostavne. S tem bi pri nekaterih obstoječih tabelah pridobili nekaj dodatnih vrstic in kolon, osnovna vsebina in podatki v tabelah pa bi ostali nespremenjeni.

Dobro bi bilo tudi dopolniti navodila k posameznim tabelam z navedbo uporabe konkretnih polj in podpolj in s tem omogočiti enoten kriterij za izvedbo statistik v sistemu COBISS. Trenutno so navodila za letna poročila prilagojena ročnemu izpolnjevanju in obdelavi tabel. To bi bilo ključnega pomena predvsem za tiste knjižnice, ki statistike izvajajo v sistemu COBISS, ker bi s tem poenotile trenutno še nepopoln vnos v določena podpolja. Navodila morajo vsebovati razlago o štetju gradiva po naslovih glede na območje knjižnice ali podlokacijo. Zaradi različnega prikazovanja prihaja do napačnih rezultatov, saj aritmetična vsota prirasta naslovov po podlokacijah običajno ne pomeni celotnega prirasta naslovov v knjižnici.

Na podpolja za potrebe statistik opozarja v točki 4.5 tudi zapisnik PSZ (podatki o stanju zaloge). Opaziti je, da so v skladu z zapisnikom PSZ knjižnice že uspele izboljšati vnos v omenjena podpolja. S tem so se izboljšali tudi rezultati pri tistih statistikah prirasta gradiva, kjer se uporabljajo novejši zapisi. Pričakujemo, da bo vpliv na statistike v izposoji viden šele čez nekaj let. Vsako na novo vključeno knjižnico je treba pri pripravi zapisnika PSZ posebej opozoriti na točko, ki govori o statistikah.

Sledila je predstavitev možnih dopolnitev v programu za statistike v segmentu COBISS/Izpisi. Ugotovljeno je bilo, da so dopolnitve v programu odvisne od tega, kako uspešno bodo preoblikovane obstoječe tabele in s tem omogočen čim bolj direkten prenos iz tabele v sistemu COBISS (datoteka v EXCEL-u) v predloge letnega obrazca. Prenos je možen že sedaj, vendar je v COBISS-u pri nekaterih tabelah treba izdelati več tabel in te potem prenesti v letni obrazec v obliki ene sestavljene tabele.

Med predstavitvijo mag. Bošnjaka je dr. Novljanova prosila, da ji v prihodnje sproti pošiljamo/sporočamo vprašanja in probleme, na katere opozorijo knjižničarji na tečajih. Pripravljena se je prilagoditi in dogovoriti o morebitnih dopolnitvah in spremembah tabel letnega poročila. 

Omenjen je bil tudi problem "mejnega" gradiva (mladina/odrasli). Dogovorjeno je, da se "mejno" gradivo obravnava kot gradivo za "odrasle" ali v skladu s podatkom v podpolju 100e (koda namembnosti) ne glede na to, kakšen je podatek o postavitvi (v signaturi).

Sprejet je bil sklep, da IZUM pripravi predlog dopolnitev, sprememb, navodil in tabel v letnem poročilu, v programski opremi pa zaenkrat dopolni samo najnujnejše. Med debato o navodilih in razlagi pojmov smo prišli do zaključka, da bi morali na tečajih v IZUM-u posebej opozarjati na polja in podpolja, ki so pomembna za potrebe statistik, ter v tečaje vključiti vse novosti (npr. Excel). Gospa Kamenšek je izrazila željo, da se poenotijo parametrske datoteke. Ideja, da bi v menijih ponudili enotna imena, je bila ocenjena kot neizvedljiva, saj npr. statistike STA001 ne pripravljajo in izpisujejo samo splošne knjižnice temveč tudi druge knjižnice.

Mag. Seljakova je pojasnila, da bi bilo zelo zanimivo izdelati primerjalno analizo parametrskih datotek vseh knjižnic, vendar bi to zahtevalo vključitev precej resursov. Mag. Bošnjak pa je dodal, da bi bila takšna analiza danes porazna. Tipske rešitve lahko ponudimo, takoj ko bo dosežen dogovor o  pravilih za enoten vnos. Vsekakor je treba povečati aktivnosti usklajevanja med Državno matično službo NUK-a in IZUM-om, da se poenotijo terminologija, definicije in vnos podatkov v COBISS, kar je pogoj za pripravo tipiziranih statističnih pregledov na ravni posamezne knjižnice, skupine knjižnic in sistema COBISS kot celote.

Na koncu je dr. Novljanovo zanimalo, ali obstaja tečaj, kjer bi se v nekaj korakih naučila priti do statistik posameznih knjižnic (v sistemu COBISS). Primerjala bi jih s statistikami, ki jih dobi iz knjižnic.

Predstavniki IZUM-a so predlagali, da se na enem od prihodnjih rednih srečanj splošnih knjižnic vključi v dnevni red tudi predstavitev problematike statistik, saj se na takšnem srečanju zberejo ravnatelji in knjižničarji. Zraven bi povabili še predstavnika IZUM-a.

Gospod Jože Vugrinec je prosil, da zapisnik pripravi IZUM in ga pošlje tudi dr. Dačičevi.

 

Zapisal(-a):
mag. Aleš Bošnjak
Romana Muhvič Šumandl

 

Maribor, 29. 03. 2001