izumlogo.gif (16063 bytes)

 

Zapisnik
s sestanka Skupščine izvajalcev
referenčnega servisa Vprašaj knjižničarja

 

 

Namen sestanka: 

Imenovanje članov v Svet, imenovanje predsednika Skupščine in obravnava dosedanjih izkušenj v zvezi z izvajanjem referenčnega servisa
 

Kraj/čas:

IZUM, Maribor
17. 02. 2005, 10.30–13.30
 

Prisotni sodelavci IZUM-a:

mag. Marta Seljak, mag. Pero Šobot, Romana Muhvič Šumandl, Davor Bračko, Apolonija Marolt Zupan
 

Prisotni zunanji sodelavci:

Srečko Bončina (NUK)
mag. Jerneja Ferlež (UKM)
Iztok Skulj (CTK)
Barbara Kovář (SIKMB)
Alenka Radelj (SIKCE)
Ivan Kanič (CEKLJ)
Urška Mitrović (SIKNM)
Sonja Pogačnik (CMK)
 

Odsotna:

mag. Marijan Špoljar (SIKOZ)
Boris Jukić (SIKNG)
 

Vsebina in dogovori:

 

Uvodoma je mag. Marta Seljak pozdravila vse prisotne ter predlagala dnevni red sestanka. Prva točka dnevnega reda je bila imenovanje Sveta izvajalcev referenčnega servisa Vprašaj knjižničarja (v nadaljevanju Svet), ki ga sestavljajo po en koordinator iz splošnih knjižnic, en koordinator iz visokošolskih knjižnic in koordinator iz IZUM-a. Izvoljeni predstavnik visokošolskih knjižnic bo glede na 3. člen Pogodbe o izvajanju referenčnega servisa Vprašaj knjižničarja v sistemu COBISS.SI (v nadaljevanju Pogodba) prvi predsednik Skupščine izvajalcev referenčnega servisa Vprašaj knjižničarja (v nadaljevanju Skupščina). Z javnim glasovanjem so bili v Svet izvoljeni Ivan Kanič iz CEKLJ (iz vrst petih koordinatorjev visokošolskih knjižnic), Alenka Radelj iz SIKCE (iz vrst petih koordinatorjev splošnih knjižnic) in Marta Seljak (koordinatorka iz IZUM-a). Tajnik in administrativna podpora stav IZUM-u. Ivan Kanič je v funkciji predsednika Skupščine prevzel vodenje sestanka in napovedal naslednjo točko dnevnega reda, to je obravnava dosedanjih izkušenj izvajanja referenčnega servisa.

Mag. Marta Seljak je povedala, da smo pripravili novo poročilo o izvajanju referenčnega servisa (Priloga 1 k zapisniku), ki ga je v nadaljevanju predstavila Apolonija Marolt Zupan. Glede prve točke poročila je poudarila, da knjižničarji/informatorji pri odgovorih velikokrat uporabljajo nedelujoče povezave, na kar naj jih koordinatorji opozorijo. Pri drugi točki poročila glede vprašanj, ki jih uporabnik postavi po 15. uri (misleč, da bo na vprašanje odgovorila tisti dan dežurna knjižnica), je bil sprejet sklep, da se pravila ne menjajo. Če dežurni knjižničar/informator dobi vprašanje, za katerega meni, da bi nanj bolje odgovorili v drugi knjižnici, jih lahko zaprosi za pomoč (npr. po telefonu), vendar pa je njegova dolžnost, da odgovori uporabniku.

Glede tretje točke poročila, ki obravnava priporočeno ravnanje knjižničarja/informatorja, kadar se klepet predčasno prekine, je bil sprejet sklep, da mora knjižničar/informator v takem primeru uporabniku poslati odgovor kasneje po e-pošti (seveda, če je uporabnik v obrazec za klepet vpisal e-naslov).

Pri obravnavi četrte in pete točke poročila je mag. Marta Seljak poudarila pomen pravočasnega prevzemanja klepeta, saj so statistike pokazale, da je odzivni čas knjižničarjev/informatorjev velikokrat predolg. Sprejet je bil sklep, da mora dežurni knjižničar/informator takoj prevzeti vse klepete, ki so namenjeni njegovi instituciji (v primeru več hkratnih zahtev za klepet mora prevzeti vse uporabnike ter jim sporočiti, naj trenutek počakajo). Kadar dežurni knjižničar/informator opazi, da drug dežurni knjižničar/informator predolgo ne prevzame klepeta (oz. sumi, da le-ta ni opazil zahteve za klepet), ga mora o tem takoj obvestiti po telefonu, ne pa prevzeti zahteve za klepet. Če se zgodi, da je uporabnik prekinil klepet, preden ga je knjižničar/informator prevzel, mu lahko knjižničar/informator pošlje sporočilo, v katerem ga pozove k ponovni uporabi storitev servisa (seveda le, če je uporabnik navedel svoj e-naslov).

Pri šesti točki poročila je Apolonija Marolt Zupan poudarila pomen dodeljevanja pravilnega statusa končanim klepetom, saj knjižničarji/informatorji ravno zaradi nepravilnega statusa pozabijo naknadno (če je to potrebno) odgovoriti uporabniku.

Glede sedme točke poročila je bil sprejet dogovor, da mora vsak knjižničar/informator odgovoriti na "svoja" vprašanja; če meni, da pozna odgovor tudi na vprašanje, ki ga je prejel drug knjižničar/informator, mu odgovor lahko posreduje v opombi pri vprašanju (opomb namreč uporabnik v odgovoru ne prejme, vidijo pa jih vsi knjižničarji/informatorji).

Pri osmi točki poročila je bil sprejet sklep, da mora na vprašanje (četudi je bilo naslovljeno na določeno knjižnico) odgovoriti knjižnica, ki je tisti dan dežurna. Če pa se zgodi, da uporabnik postavi vprašanje preko ukaza "Reply" (kot je opisano v deveti točki poročila), pa nanj odgovarja knjižničar/informator, ki mu je le-to avtomatsko dodeljeno. Dogovorjeno je bilo, da bomo v odgovor, ki ga prejme uporabnik po e-pošti, dodali tipsko sporočilo; z njim bo uporabnik seznanjen, da bo v primeru uporabe ukaza "Reply" na odgovor morda čakal več kot 24 ur.

Glede desete točke poročila je bil sprejet sklep o dopolnitvi obrazca za klepet, tako da bo ob praznikih pisalo, da je praznik, namesto imen dežurnih knjižnic. Dogovorjeno je bilo tudi, da mora na vprašanja, prispela med prazniki, takoj po praznikih odgovoriti tista knjižnica, ki bi bila na dan praznika dežurna (torej mora knjižnica, ki je dežurna prvi dan po praznikih, odgovoriti le na "svoja" vprašanja, ne pa tudi na vprašanja, prispela med prazniki).

V nadaljevanju je mag. Marta Seljak izpostavila problem nadomeščanja dežurstva v primeru odsotnosti oz. zaprtosti knjižnice. Sprejet je bil sklep, da si mora v primeru odsotnosti oz. zaprtosti vsaka knjižnica poiskati nadomestilo v okviru svoje skupine knjižnic (splošne, visokošolske).

V nadaljevanju je Davor Bračko prebral predloge, ki jih je poslal mag. Marijan Špoljar po e-pošti. Pojasnil je, da je večina predlogov vezana na programsko opremo, na katero pa nimamo vpliva. Sprejet je bil sklep, da bomo v IZUM-u pripravili tehnična navodila za klepet, razmislili pa bomo tudi o ponovnem tečaju.

Glede statistik referenčnega servisa je bil sprejet sklep, da bomo klasične statistike pošiljali tedensko, ankete in statistike po knjižnicah pa mesečno. Sledila je razprava o vključitvi nove knjižnice (Osrednja humanistična knjižnica v Ljubljani), ki je izrazila zanimanje za sodelovanje v referenčnem servisu. Sprejet je bil sklep, da knjižnica lahko pristopi.

V nadaljevanju so vsi prisotni prejeli dokument s predlogom logotipa referenčnega servisa (Priloga 2 k zapisniku). Pojavilo se je vprašanje, ali je obvezno, da ima vsaka knjižnica na vstopni strani logotip referenčnega servisa, saj bi uporabnik, ki bo preko določene knjižnice vstopil na spletno stran referenčnega servisa, lahko imel občutek, da bo komuniciral s knjižničarji/informatorji te knjižnice; to pa ne bo vedno res. Sprejet je bil sklep, da bomo v naslednjih dveh tednih zbirali predloge in mnenja glede logotipa referenčnega servisa.

Ivan Kanič je predlagal, da bi bilo tekoče probleme treba vedno sproti dokumentirati in jih pošiljati v IZUM ali njemu osebno. Dogovorjeno je bilo, da bi IZUM pripravil inicialni dokument glede pravil za vnos v bazo znanja. Sonja Pogačnik je povedala, da imajo v knjižnici težave z ustrezno opremo (pomanjkanje osebnih računalnikov). Dogovorili smo se tudi, da v primeru tehničnih težav (prekinitev) knjižničarji/informatorji to takoj sporočijo v IZUM, kjer bomo skušali odkriti vzrok težav. Ob zaključku je Ivan Kanič predlagal, da bi bil naslednji sestanek konec maja 2005.

Zapisala: 
Apolonija Marolt Zupan Ivan Kanič
Predsednik Skupščine

Maribor, 02. 03. 2005

Priloge:

  1. Poročilo o izvajanju referenčnega servisa
  2. Predlog logotipa