ZAPISNIK

 

2. seje Strokovnega sveta COBISS, ki je bila v ponedeljek, dne 14/12-1992 ob 10.00 uri v prostorih IZUM.

Prisotni:

 

Dnevni red:

  1. Pregled zapisnika 1. seje
  2. Osnutek programa dejavnosti IZUM za leto 1993
  3. Vključevanje knjižnic v COBISS
  4. Analiza baz podatkov, ki jih gradijo ali nudijo knjižnice/ informacijski centri v R Sloveniji ...
  5. Organiziranje Konference uporabnikov
  6. Razno

Ad 1 PREGLED ZAPISNIKA 1. SEJE

Predsednik g. Ivan Kanič je podal pregled sklepov 1. seje Strokovnega sveta ter prosil prisotne, da podajo svoje pripombe.

Predstavnik UKM g. Miroslav Nidorfer je dejal, da se ne strinja z besedo "očital", zapisano na strani 4 pod točko 2, drugi odstavek, četrta alinea, ker te besede ni uporabil. Nadalje je ugotavljal, da izjave, ki so se nanašale na OPAC, niso dosledno zapisane, v sklepu štev. 4 pa ni naveden NUK, kot sklicatelj posebne delovne skupine.

V zvezi s sklepom prejšnje seje, ki se je nanašal na črtno kodo, je mag. Marta Seljak povedala, da je IZUM pripravil analizo možnosti uporabe črtne kode pri opremljanju gradiva in članskih izkaznic v okviru sistema COBISS. Po elektronski pošti jo je IZUM poslal vsem SIK-om in drugim ustanovam, ki so se zanimale za možnost uporabe črtne kode. IZUM v januarju 1993 namerava analizo dopolniti z rezultati posnetka stanja, ki smo ga opravili v CTK, UKM, SIKMB in KOŽ, ter le-te izdati kot poseben dokument - dodatek k že objavljeni dokumentaciji COBISS "Pregled možnosti uporabe črtne kode v KIS, maj 1992".

SKLEP ŠT. 8: Zapisnik 1. seje Strokovnega sveta COBISS se korigira, in sicer: besedo "očital" se zamenja z besedo "izjavil", v sklepu štev.4 pa se doda stavek, da je lahko pobudnik sklica delovne skupine NUK, sklicatel pa IZUM.

Ad 2 OSNUTEK PROGRAMA DEJAVNOSTI IZUM ZA LETO 1993

Obrazložitev planiranega obsega dela v sektorju Informacijski inženiring za leto l993 je podala mag. Marta Seljak. Uvodoma je povedala, da je osnutek programa dejavnosti pripravljen po enakih kriterijih kot program dejavnosti za leto 1992 in so zato podatki primerljivi. V sektorju je 27 sodelavcev, ob upoštevanju izostankov in nadurnega dela pa znaša skupen fond ur za 30 sodelavcev. V strukturi prevladuje fond ur, porabljen za prve tri točke (69%). V primerjavi s planom za predhodno leto se zaradi predvidenega porasta vključevanja novih knjižnic v sistem COBISS poveča delež fonda ur za vzdrževanje programske opreme in operativnega delovanja sistema, sorazmerno temu pa zmanjša fond ur za razvoj programske opreme. Fond ur za razvoj in pripravo COMARC formatov, razvoj in dokumentiranje postopkov ter tehničnih rešitev ostane nespremenjen. Iz podrobnejšega pregleda fonda ur po posameznih področjih je razvidno, da je velik del fonda ur (43%) predviden za naslednja tri področja: izpisi bibliografij, listkov ..., katalogizacija in izposoja.

V plan za leto 1993 so prenešene tudi nekatere naloge, ki jih ni bilo možno realizirati v letu 1992.Predstavnika UKM g. Miroslava Nidorferja je zanimalo, zakaj je za izpise potreben tolikšen fond ur. Mag. Marta Seljak je odgovorila, da zaenkrat programska oprema za izpis listkov ne omogoča uporabnikom, da bi listke lahko sami oblikovali. V planu imamo novo verzijo programske opreme, ki bi to omogočala. Za leto 1993 je predvidena priprava razvojne specifikacije (točka 4), saj je področje, in z njim povezana problematika, zelo kompleksno. Mag. Petar Šobot je pripomnil, da modul za listke omogoča tudi druge izpise (bibliografije, inventarne knjige ...).

G. Miroslav Nidorfer je v zvezi z listki omenil tudi napake, ki so se pojavljale v mesecu septembru. Mag. Petar Šobot je povedal, da so bile omenjene napake na listkih že pojasnjene. Istočasno pa je še pojasnil, da je veliko število ur vezanih na nove instalacije.

G. Ivan Kanič je nato dejal, da se strinja s tem, da knjižnice vodijo klasične izpise, stvar Strokovnega sveta pa je, da se dogovorimo, kaj je generalno uporabno za vse knjižnice in kaj so specialne oz. lokalne zahteve knjižnic.

Predstavnica NUK ga. Lidija Wagner je s tem v zvezi povedala, da so knjižnicam predlagali, da se držijo standardov, in da se na tečajih prav tako teži k temu oz. se uporabnike usmerja.

Po razpravi je bil sprejet:

SKLEP ŠT. 9: Strokovni svet COBISS podpira usmeritev IZUM v razvoj standardnih programskih rešitev, ki bodo uporabne v večini knjižnic, vključenih v sistem COBISS.

V nadaljevanju so bile obravnavane planirane naloge po področjih, in sicer:

  1. Razvoj formatov: poudarek bo na dopolnitvah formata COMARC/B, nekoliko manj na COMARC/H ter na študiju in prevodu UNIMARC/A.
  2. COBISS/Katalogizacija: poudarek bo na razvoju in dokumentiranju postopkov ter tehničnih rešitev.
  3. COBISS/Iskanje: g. Bojan Štok je obrazložil naloge na področju COBISS/Iskanje in pojasnil, da s COBISS/Iskanje ni mišljeno iskanje po "ATLASS"-u. Predstavnica NUK ga. Lidija Wagner je v tej zvezi poudarila, da je prisoten problem večstopenjskih opisov, in sicer predvsem pri knjigah v dveh delih, ker ne dobiš pravega zadetka.
  4. COBISS/Izpisi: Za področje izpisa bibliografij bo poudarek na dopolnitvi programske opreme za izpis bibliografij iz COBIB baze podatkov. Predstavnica NUK ga. Lidija Wagner je v zvezi z bibliografijami univerz povedala, da se ta isti dokument obdeluje z več vidikov in da bo prišlo do podvajanja. G. Ivan Kanič je še dejal, da so izpisi pogosto lokalno obarvani.
  5. COBISS/OPAC: Predvidene so dopolnitve ter priprava menujske verzije OPAC-a.
  6. COBISS/Izposoja: Obrazložitev za to področje je podala ga. Jana Rečnik. Predstavnika UKM g. Miroslava Nidorferja je zanimalo, za kakšne statistike gre, in ali bi bilo možno, da bi knjižnice same pregledovale, kakšne napake so se delale, in jih odpravile. G. Alojz Urbajs je dejal, da gre v prvi fazi za numerični pregled, mag. Marta Seljak, pa je še dodala, da zadeva še ni pripravljena oz. razdelana, tako da je možno upoštevati potrebe in želje uporabnikov. Ga. Barbara Kovar je vprašala, ali je vključeno neknjižno gradivo. Mag. Marta Seljak je dejala, da je za neknjižno gradivo potrebno najprej doreči format vnosa podatkov. V planu za leto 1993 je najprej priprava in izdaja uporabniških priročnikov, nato pa dopolnitve COMARC formata. Ga. Lidija Vodopivec je vprašala, kdaj bodo lahko pričeli s testno izposojo serijskih publikacij. Ga. Jana Rečnik je pojasnila, da bo testna verzija za izposojo serijskih publikacij na osnovi vpisa inventarne številke in številke zvezka pripravljena v začetku januarja 1993. Program za izposojo serijskih publikacij na osnovi dodatne identifikacijske številke za izposojo (Circulation Number - polje 997 g) in moduli za izpis statistik izposoje serijskih publikacij, za izpis opominov in pregled izposojenega gradiva na ekranu pa bodo pripravljeni predvidoma do junija 1993.
  7. COBISS/Koordinacija nabave: G. Ivan Kanič je dejal, da upa, da bo koordinacija nabave v prihodnjem letu stekla v samih krogih. Predstavnico iz CTK go. Lidijo Vodopivec je zanimalo, ali bo vsak zadolžen za svoj sektor (npr. Tehnika za tehnične podatke).
  8. COBISS/Statistični pregledi: Ga. Lidija Wagner je vprašala, kako bo zadeva usklajena z Zavodom za statistiko. G. Alojz Urbajs je omenil dopis Zavoda za statistiko, kjer so navedli nekatere svoje zahteve. Do sestanka doslej ni prišlo, ker IZUM meni, da je iniciativa na njihovi strani. Ga. Lidija Wagner je omenila tabele UNESCA in potrebo po uskladitvi naših tabel. Vsekakor pa se bo potrebno v zvezi s tem vprašanjem sestati. G. Alojz Urbajs je dejal, da bo potrebno posebno podpolje, in predlagal, da NUK pripravi zahteve.
  9. Retrospektivne konverzije: Za retrospektivne konverzije je predviden večji fond ur, ker predvidevamo, da bo potrebno za knjižnice, ki že imajo svoje podatke na računalniških medijih, le-te prenesti v lokalne baze v sistemu COBISS.
  10. COBISS/Nabava: predvidena je izdelava prototipne verzije programske opreme.
  11. Baza podatkov COLIB: naloga je prenešena iz plana za predhodno leto.
  12. Baza podatkov ISDS: Razdružitev jugoslovanske ISDS baze je predvidena do konca leta 1992, v naslednjem letu pa predvsem vzdrževanje programske opreme.
  13. Baza podatkov ISBN: za vzpostavitev slovenske baze podatkov ISBN je bilo potrebno več časa, kot je bilo predvideno v planu za leto 1992.
  14. Modul: Terminalski emulator: za razvoj tega modula nimamo razpoložljivih kadrovskih kapacitet znotraj IZUM. Ker je od tega modula odvisna učinkovitost programske opreme COBISS/OPAC, bomo poskusili nalogo realizirati s pomočjo zunanjega sodelavca.

V osnutku programa je predvidenih pet tipov seminarjev, ki jih bo IZUM organiziral v skladu z možnostmi (problematika v zvezi z učilnico še ni razrešena). G. Ivan Kanič je dejal, da je tudi program izobraževanja v NUK vezan na opremo učilnice in na to, kako bo ministrstvo podprlo to zadevo.

Osnutek planiranega obsega del v sektorju Računalniški inženiring, ekonomika in finance je predstavil g. Igor Baš, in sicer je podal zbirni pregled, nato pa še pregled del po področjih dejavnosti (točke 1 do 5).

Po obrazložitvi točke 5 - Interno izobraževanje, udeležba na posvetovanjih in sejmih je ga. Lidija Wagner izrazila začudenje glede števila udeležencev na konferenci ELAG z ozirom na to, da je pri njih na sto zaposlenih financirana udeležba s strani MZT za enega udeleženca. G. Alojz Urbajs je dejal, da v kolikor želimo biti v toku dogajanj, je naša prisotnost na seminarjih neobhodno potrebna, med drugim pa imamo tudi WORKSHOP na seminarju ELAG, ki bo v Grazu.

Predstavnik UKM g. Miroslav Nidorfer je v zvezi z depozitom, ki ga knjižnice plačajo za iskanje v bazah podatkov, povedal, da bi moralo iskanje po bazah podatkov teči normalno naprej tudi po porabi depozita. Uporabnika bi bilo potrebno opozoriti na prekoračitev oziroma ga predhodno obveščati, koliko depozita ima še na razpolago.

Mag. Petar Šobot je v tej zvezi dejal, da bomo v programsko opremo dodali ukaz, s pomočjo katerega bo lahko vsak takoj videl svoje stanje depozita. G. Alojz Urbajs pa je še dodal, da lahko vsak uporabnik oceni, koliko bo iskal v bazah, in nakaže tudi višji depozit. Računi se izstavljajo mesečno, tako da je poraba depozita jasna.

Predsednik g. Ivan Kanič je povzel razpravo in dejal, da smo dobili vpogled v program dejavnosti IZUM za leto 1993, da pa je 58 ljudi velika obremenitev za tako majhen prostor, kot je Slovenija, in da bo potrebno sistem racionalizirati.

G. Alojz Urbajs je na to pripomnil, da je za realizacijo programa dejavnosti v obsegu, kot je predstavljen, potreben predviden fond ur oziroma število sodelavcev.

SKLEP ŠT. 10: Strokovni svet COBISS se strinja z osnutkom programa dela IZUM za leto 1993 in ga daje v nadaljnjo obravnavo in sprejem.

Ad 3 VKLJUČEVANJE KNJIŽNIC V COBISS

Mag. Marta Seljak je podala obrazložitev o vključevanju knjižnic v COBISS. Povedala je, da v tej zvezi v IZUM pripravljamo dokument, ki bo vključeval vse potrebne informacije in napotke za knjižnice, ki se želijo vključiti v sistem COBISS.

G. Ivan Kanič je nato dejal, da je ga. Zlata Dimec že pripravila postopek vključevanja (izobraževanje, verifikacija, izdaja licence), ker brez licence ni možno sodelovati v vzajemni katalogizaciji.

G. Alojz Urbajs je dejal, da v postopku vključevanja IZUM ni odklonil nobenega interesenta, ne smemo pa dopustiti nekvalitetnega dela. Bolj ko sistem raste, bolj je potrebno postopke formalizirati, vsekakor pa bo potrebno pripraviti kriterije za vključitev.

Ga. Lidija Wagner je dejala, da je bila izdelana analiza - potek in prioritetna lista vključevanja v sistem, ki sta jo pripravila ga. Melita Ambrožič in g. Stanislav Bahor.

V zvezi s tem je predsednik g. Ivan Kanič predlagal, da se sprejme

SKLEP ŠT. 11: V roku enega meseca se pripravijo kriteriji glede vključevanja v sistem. Pri pripravi kriterijev sodeluje NUK - ga. Zlata Dimec in ga. Melita Ambrožič ter IZUM, ki pa pripravi kriterije tudi s svojega stališča. Na naslednji seji Strokovnega sveta pa bi že lahko obravnavali oz. potrdili kriterije glede vključevanja.

Ad 4 ANALIZA BAZ PODATKOV, KI JIH GRADIJO ALI NUDIJO KNJIŽNICE/INFORMACIJSKI CENTRI V R SLOVENIJI

G. Ivan Kanič je povedal, da je že bilo nekaj odmevov na analizo, tako pozitivnih kot negativnih. Poudaril pa je, da je takšna analiza vsekakor potrebna, kazalo pa bi upoštevati že dosedaj objavljene rezultate.

Podrobnejšo obrazložitev analize je podal dr. Tvrtko Šercar, in sicer je dejal, da je ta analiza skrajšano poročilo o delu, ker je zbranih in ugotovljenih informacij več, kot jih vsebuje verzija za javno razpravo. Dalj časa ni bila narejena dovolj sistematična inventura vseh baz podatkov, ki jih gradijo ali nudijo knjižnice/informacijski centri v R Sloveniji, katerih dejavnost sofinancira MZT. V analizi niso bile zajete baze podatkov tistih knjižnic/informacijskih centrov, ki so že vključene v sistem COBISS. Kot vsaka inventura stanja tudi ta analiza sama za sebe ne rešuje problemov, vendar predstavlja identifikacijo stanja in problemov in kot takšna predstavlja podlago, ki kaže, kje so problemi in v kateri smeri jih je možno reševati. V tem smislu vsebuje tudi predloge, kako naprej. Problematika je zelo kompleksna in je treba obstoječe stanje in spremembe tega stanja spremljati kontinuirano, ne pa kampanjsko. Glede na to se predlaga, da se, izhajajoč iz te analize, v nadaljevanju izdelajo študije upravičenosti izgradnje neke baze podatkov in potem izvedbeni projekti, Če se pokaže, da je upravičeno graditi določeno bazo podatkov ali da je predlog o združevanju več obstoječih baz podatkov v eno inovirano bazo podatkov oz. vključevanje v COBIB dovolj argumentiran. V analizi je ugotovljeno, da je "šibka točka" obstoječega stanja predvsem v pomanjkljivosti ustrezne projektne in uporabniške dokumentacije o bazah podatkov.

K analizi se do petka, 18.12.1992 pripravi še dodatno gradivo, in sicer, koliko je skupaj podatkov v vseh bazah, koliko je skupaj zapisov, kolikšen je hipotetični prirast baze, zbirni podatek o projektni in uporabniški dokumentaciji.

Ad 5 ORGANIZIRANJE KONFERENCE UPORABNIKOV

Predsednik g. Ivan Kanič je povedal, da bo natančnejša predstavitev analize na Konferenci uporabnikov sistema in servisov COBISS, ki bo v petek, 18.12.1992. Dnevni red konference je razviden iz priloge.

Ad 6 RAZNO

Pod točko razno je tekla razprava o že predhodno obravnavanih točkah seje Strokovnega sveta.

Seja je bila zaključena ob 13.00 uri.

 

Zabeležila

Danica Bizjak

Predsednik Strokovnega sveta COBISS

Ivan Kanič