izumlogo.gif (16063 bytes)

 

Institut informacijskih znanosti

07. 04. 2003

 

 

Zapisnik

posveta o specifikaciji funkcionalnosti za COBISS3/Serijske publikacije in COBISS3/Zaloga, V3.0

 

Namen sestanka: 

Predstavitev prototipa programske opreme COBISS3, V3.0, ter obravnava in verifikacija dokumenta Specifikacija funkcionalnosti za COBISS3/Serijske publikacije in COBISS3/Zaloga, V3.0
 

Kraj\čas:

IZUM Maribor
11. 03. 2003, 10.0015.45

Prisotni IZUM:

mag. Marta Seljak, Miro Kolarič, Anka Rogina, Denis Rakuša, Tanja Turšek

Prisotni zunanji sodelavci:

Irena Sešek, Dunja Kalčič, Tereza Poličnik Čermelj, NUK
Matjaž Eržen, Irena Berlič, Zdenka Usnik, CTK
Dunja Legat, UKM
Sonja Pogačnik, CMK
Slavica Vinčec, Lidija Vodopivec, SIKOZ
Helena Bezjak, SIKCE
Cirila Gabron-Vuk, SIKORM
Cvetka Tropenauer Martinčič, SIKJES
Odsotni: Helena Fortuna, NUK
Jože Dolenc, Slavka Dolenc, CEKLJ
Marta Novak, SIKMB
Jana Rečnik, IZUM
Referenčni dokument: Specifikacija funkcionalnosti za COBISS3/Serijske publikacije in COBISS3/Zaloga, V3.0

Vsebina-dogovori:

Uvodoma je mag. Marta Seljak pozdravila udeležence in pojasnila, da je namen posveta predstaviti prototip programske opreme COBISS3, V3.0, ter obravnavati in verificirati dokument Specifikacija funkcionalnosti za COBISS3/Serijske publikacije in COBISS3/Zaloga, V3.0, ki temelji na:

V programski opremi COBISS3 se delo v segmentih Nabava, Serijske publikacije in Zaloga ne izvaja tako kot v programski opremi COBISS2, temveč v obliki postopkov. Bistvena novost verzije V3.0, ki bo zahtevala od knjižnic vrsto organizacijskih sprememb in prilagoditev, je prenos urejanja podatkov o zalogi (kreiranje in ažuriranje polj 996, 997 in 998) iz COBISS2 v COBISS3. 

Že takoj na začetku je Cvetka Tropenauer Martinčič opozorila na potrebo po povezavi segmentov Nabava in Serijske publikacije z računovodskim sistemom knjižnice. S tem bi knjižnicam olajšali delo, ker bi se izognili dvakratnemu vnašanju računov. Miro Kolarič je pojasnil, da je v COBISS3 že pripravljen postopek izvoza podatkov o računih. Ti podatki so na voljo za uvažanje v različne računovodske programe, ki jih knjižnice uporabljajo.

V prvem delu posveta je Miro Kolarič predstavil prototip COBISS3, V3.0, z novima segmentoma Serijske publikacije in Zaloga. Predstavil je tudi spremembe v segmentu Nabava, ki so nastale zaradi vključitve podatkov o zalogi.

V segmentu Nabava je predstavil pripravo in izstavitev naročila skupaj z določanjem izvodov pri posamezni postavki naročila, vnos in zaključitev dobavnice, vnos in plačilo računa ter inventarizacijo prejetih izvodov. V segmentu Serijske publikacije je predstavil pripravo in izstavitev naročila, določanje vzorca izhajanja z možnostjo urejanja regularnosti (bolj natančne opredelitve pogostosti) za posamezen naslov, inventarizacijo in beleženje prejema prvega prejetega zvezka, izvajanje kontrole dotoka za posamezen naslov, pripravo in izstavitev ponovnega naročila z urejanjem vzorca za naslednje leto ter vpis računov pri posamezni postavki naročila. V segmentu Zaloga pa se je osredotočil na strukturo polj 996, 997 in 998 ter postopek priprave polja 996/997 brez postopka nabave.

Sonja Pogačnik in Dunja Kalčič sta ocenili, da je prednostna lastnost predstavljenega prototipa ločitev zaloge od bibliografskega dela. Irena Sešek je menila, da bo z vključitvijo zaloge v COBISS3 možno bolje izkoristiti funkcionalnosti segmenta Nabava.

Vprašanja in pripombe udeležencev posveta v zvezi s predstavljenim prototipom in odgovori nanje:

  1. Ali bo vnos nekaterih podatkov in ukazov (npr. sprememba ali brisanje statusa) v COBISS2 še možen? 
    NE. Knjižnice, ki uporabljajo COBISS3, bodo vse podatke o zalogi vzdrževale samo v COBISS3. V COBISS2 bodo podatki dostopni le za branje. Mag. Marta Seljak je opozorila, da bo prehod na COBISS3, V3.0, zahteval reorganizacijo dela v knjižnicah in nabavo ustrezne strojne opreme, na kar se bodo morale knjižnice dobro pripraviti. Ker bo prehod iz COBISS2 v COBISS3 postopen, bo treba v prehodnem obdobju zagotoviti konsistentnost podatkov v COBISS3 in COBISS2.
  2. Ali se bodo nalepke izpisovale v COBISS3? (L. Vodopivec)
    Da.
  3. Kadar pričakujemo dodatne zvezke, mora imeti podpolje 997m na koncu zapisan znak "#".  (I. Berlič)
    Vnos podatkov v podpolje 997m bo urejen v skladu s pravili formata COMARC/H.
  4. Če smo za en letnik prejeli več računov in ima polje 997 več podpolj 1 in 3, kako se to odrazi v podpolju 9983? (C. Gabron-Vuk)
    Cena se v podpolje 9983 ne vnaša programsko, ampak ročno.
  5. V COBISS3 bo treba pripraviti posamezne postopke tako, da jih bo lahko izvajal le tisti, ki bo imel dodeljeno ustrezno dovoljenje. (M. Eržen)
    Dovoljenja je možno določiti zelo podrobno na nivoju posamezne metode. Določili jih bomo v skladu z veljavnimi dovoljenji za ukaze, ki urejajo zalogo v COBISS2/Katalogizacija, in v skladu s potrebami knjižnic.
  6. Kako se bodo v segmentu Serijske publikacije beležili avansi in dobropisi? (L. Vodopivec) 
    Avansi in dobropisi se bodo vodili enako kot v segmentu Nabava. Beležili se bodo pri partnerju. Vsako nakazilo in poraba pri avansih in dobropisih se bo dodatno beležila  tudi v razredu Avans.
  7. Ali bo možno inventarne številke dodeljevati tudi ročno, če knjižnica ne uporablja avtomatskega številčenja? (S. Pogačnik, T. Poličnik Čermelj)
    Da. Inventarne številke in tekoče številke v signaturi se lahko dodelijo v skladu z nastavljenimi števci ali ročno.
  8. Kako se upošteva sprememba vzorca izhajanja med letom? (H. Bezjak)
    Če se spremeni vzorec izhajanja naslova med letom, je treba pri naslovu vzorec izhajanja spremeniti. Skladno z njim se od spremembe naprej programsko na novo določijo tudi pričakovani zvezki. V zvezi s tem je mag. Marta Seljak poudarila, da so v prvi verziji vzorci izhajanja vključeni v COBISS3 in jih vsaka knjižnica ureja sama; možno pa jih je kopirati iz obstoječih vzorcev. IZUM bo pripravil tipske vzorce izhajanja. Kasneje bi pripravil še optimizacijo vzajemne baze vzorcev, kjer bi te vzorce skupaj pripravljali, ažurirali in jih iz vzajemne baze prevzemali v lokalne baze vzorcev.
  9. Kako vnašamo nepričakovane priloge in izjemne številke? (H. Bezjak)
    Za vnos nepričakovanih prilog in izjemnih številk bo na voljo atribut, katerega vrednost se bo v skladu s pravili formata COMARC/H prenesla v podpolje 997m. 
  10. Ali bo možno pri zamenah vpisati cene? (T. Poličnik Čermelj)
    Da.
  11. Pri stalnih naročilih, kjer prejemamo snopiče, se vsak snopič obdela in inventarizira v svojem polju 996. Po zaključeni dobavi vežemo snopiče v eno enoto. Polja 996 odpišemo (status "9" – odpisano) in zabeležimo inventarno opombo. Za novo vezano enoto pripravimo novo polje 996 in jo tudi inventariziramo. Finančno vrednotenje snopičev in novih enot vodimo v ločeni evidenci in teh podatkov ne vpisujemo v COBISS. (T. Poličnik Čermelj)
    Razmisliti je treba o uvedbi novega statusa v podpolju 99Xq – status.
  12. Ali je možno v enem polju 996 določiti različne načine nabave in to izkoristiti pri vnosu zbirnih zapisov? Zbirni zapisi se pripravljajo za več manjših kosov gradiva, ki jih knjižnica pridobi na različne načine (z nakupom, kot obvezni izvod itd.) in se ne obdelujejo vsak posebej. (D. Kalčič)
    Zaenkrat je vnos načina nabave usklajen s formatom COMARC/H, kjer je podpolje 996v neponovljivo. Problem je treba proučiti in razmisliti o možnih rešitvah.
  13. Polja 996/997 naj ne bi bilo možno brisati iz baze podatkov. (D. Kalčič)
    Zahteva je že upoštevana v specifikaciji funkcionalnosti. Pri brisanju polja se polje ne izbriše iz baze podatkov, ampak se samo označi kot brisano. Dokončno brisanje označenih polj bo možno samo s posebnim dovoljenjem.
  14. Ali bo možno v nabavi obdelati en kos (komplet) in ga inventarizirati v več poljih 996? (C. Tropenauer Martinčič) Da.
  15. Ali je v takšnem primeru mogoče pri drugem polju 996 spremeniti način nabave? (S. Vinčec)
    Ne.
  16. Kako bo rešen problem dodatnih bibliografskih zapisov v primeru predolgega zapisa? (C. Gabron-Vuk)
    Problemu se v COBISS3 ne bo možno izogniti zaradi konsistentnosti COBISS3 s COBISS2, vendar razmišljamo o najustreznejši rešitvi problema.
  17. Pri dolgih zapisih je zaloga zelo nepregledna. Ali je možno polja 996/997 s statusom odpisano shranjevati ločeno? (H. Bezjak)
    Proučiti je treba možnosti za arhiviranje podatkov o odpisanih izvodih.

V drugem delu posveta so udeleženci podali svoje pripombe na dokument Specifikacija funkcionalnosti za COBISS3/Serijske publikacije in COBISS3/Zaloga, V3.0.

Pri segmentu COBISS3/Zaloga (poglavje 4 Specifikacije) smo obravnavali naslednje pripombe:

  1. Pri posebnih zbirkah je del gradiva postavljen po področjih, del pa po tekoči številki. Kako naj knjižnice v tem primeru nastavijo števce? (T. Poličnik Čermelj)
    Pri definiranju števca bo možno nastaviti pogoje (določiti polja, podpolja ali elemente z izbranimi vrednostmi), skladno s katerimi se bo posamezen števec sprožil. Pred sprožitvijo števca  za dodelitev tekoče številke v signaturi bo treba števec, ki ga je izračunal in ponudil program, še potrditi. Če števec ne bo ustrezal, bo mogoče (na tem mestu) izbrati drug števec ali pa tekočo številko v signaturi vpisati ročno.
  2. Kje reklamiramo manjkajoče zvezke? (I. Berlič)
    Reklamacije se pripravljajo v COBISS3.
  3. Kako beležimo prejem zvezkov, ki izhajajo neredno (zvezek z višjo številko prejmemo prej kot zvezek z nižjo številko)? (H. Bezjak)
    Pri kontroli dotoka za posamezen naslov program ponudi prejem za naslednji pričakovani zvezek. Če tega zvezka nismo prejeli, zabeležimo prejem zvezka, ki smo ga prejeli. V podpolju 997m se podatki zabeležijo v skladu s formatom COMARC/H.
  4. Ali je možno za določeno številko izbrati, da je ne želimo reklamirati? (L. Vodopivec)
    Da.
  5. Kaj pomeni negativna interna številka v točki 12? (I. Sešek)
    V COBISS3 ima vsako polje 996/997 in 998 interno številko, tj. zaporedno številko polja v COBISS3. Pri brisanju polja 996/997, dejansko ne brišemo polja iz baze podatkov, temveč ga samo označimo za brisanje; s tem dobi interna številka polja 996/997 negativen predznak.
  6. Ali se točka 13 nanaša na knjižnice, ki imajo gradivo postavljeno v prostem pristopu in v signaturi izpolnjujejo element u? (C. Tropenauer Martinčič)
    Da. Kot pomoč pri določitvi elementa u v signaturi skladno z lokalnim šifrantom CODE 89 bomo omogočili vpogled v vrstilce UDK, ki so določeni v bibliografskem zapisu v polju 675.

Pri segmentu COBISS3/Nabava (poglavje 5 Specifikacije) smo obravnavali naslednje pripombe:

  1. Kaj pomeni 7. odstavek na str. 8: "Za bibliografske zapise iz COBISS2, ki nimajo ali še nimajo podatkov o zalogi, gradiva v COBISS3 ne kreiramo."? (I. Sešek)
    Pred uporabo segmenta COBISS3/Nabava se je zaloga vpisovala v polja 996 pri posameznem bibliografskem zapisu v COBISS2. Z uporabo segmenta COBISS3/Nabava pa je treba za posamezni bibliografski zapis kreirati v COBISS3 objekt Gradivo, za katerega izvajamo postopke nabave. Za tiste bibliografske zapise iz COBISS2, pri katerih ne izvajamo postopkov nabave in nimajo podatkov o zalogi (npr. članki), objekta Gradivo v COBISS3 ne kreiramo.
  2. Kako vnašamo knjižne zbirke, ki so številčene s tremi nivoji? (T. Poličnik Čermelj)
    Postopki v nabavi se odvijajo za najnižji nivo publikacije. Za zbiranje podatkov na višjem nivoju je treba podatke obdelati v bibliografskem zapisu, npr. polje 225 za vnos zbirke.
  3. Pri mejnih publikacijah, ko ob prvem prejetem izvodu še ni jasno, ali je publikacija monografska ali serijska, se zgodi, da je treba kasneje bibliografski zapis in zalogo spremeniti iz monografske v serijsko ali obratno. (T. Poličnik Čermelj, H. Bezjak)
    V prvi fazi bomo avtomatizirali postopke, ki so pogosti, izjemni primeri se bodo reševali ročno.
  4. Kdaj se bo v knjižnici izvajalo arhiviranje podatkov za nabavo? (M. Eržen, C. Tropenauer Martinčič, I. Sešek, L. Vodopivec)
    Določitev obdobja, za katerega naj se podatki arhivirajo, in odločitev, kdaj naj se arhivirajo, je v pristojnosti knjižnice. Postopki arhiviranja so pripravljeni tako, da se podatki najprej arhivirajo, nato pa lahko knjižnica sproži še postopek brisanja arhiviranih podatkov iz baze podatkov COBISS3.

Pri segmentu COBISS3/Serijske publikacije (poglavje 6 Specifikacije) smo obravnavali naslednje pripombe:

  1. V zvezi s 5. odstavkom na str. 10: "... vsebina podpolja 207a, s katero si pomagamo pri vpisu naslovov in vrednosti za vse stopnje številčenja za prvi pričakovani zvezek, pa se prenese v opombo vzorca." je bilo postavljeno vprašanje, kaj se prenese v opombo vzorca, če podpolje 207a ni izpolnjeno. (D. Kalčič)
    Če ob nastanku vzorca izhajanja podpolje 207a ni izpolnjeno, ostane opomba vzorca prazna. Vzorec izhajanja določi knjižnica na osnovi drugih podatkov, npr. tistih, ki so zapisani na publikaciji.
  2. V kakšnem časovnem obdobju se pripravljajo reklamacije za serijske publikacije? (L. Vodopivec)
    Knjižnica sama odloča, kdaj bo pripravljala reklamacije.
  3. Nekateri dobavitelji zahtevajo, da mora knjižnica na dokumentih dobavitelju navesti šifro, ki jo je dobavitelj dodelil knjižnici kot kupcu (customer code). Včasih mora knjižnica na dokumentih dobavitelju navesti tudi naročniško identifikacijsko številko vsakega naslova posebej. (L. Vodopivec)
    V COBISS3 je za vnos šifre kupca, ki jo je dobavitelj dodelil knjižnici, na voljo atribut v razredu Partner. Za vnos naročniške identifikacijske številke posameznega naslova je predviden atribut v razredu Postavka naročila v segmentih Nabava in Serijske publikacije.
  4. Kako bo vključen faktor vpliva? (L. Vodopivec)
    Problem vključitve faktorja vpliva v COBISS3 je tehnične narave; najugodnejšo rešitev še iščemo.
  5. Kako bomo v knjižnici izbirali publikacije, ki jih želimo naročiti z enim naročilom v okviru enega sklopa v sistemu javnih naročil? (L. Vodopivec)
    Način izbiranja publikacij in oblikovanja naročil se bo v COBISS3 razlikoval od sistema, ki ga knjižnica uporablja v segmentu COBISS2/Katalogizacija (tudi s podpoljem 992b). V COBISS3 bo možno iskati po postavkah naročila, zato morajo le-te vsebovati podatke, ki so za knjižnico pomembni pri izboru naslovov za posamezno naročilo. Na naročilu so že pripravljeni postopki računanja skupnega zneska naročila in postopki za pregled razdelitve tega zneska po posameznih virih financiranja. Postavke naročila lahko pripravimo, preden pripravimo naročilo, in jih priključimo posameznemu naročilu; lahko jih tudi prenašamo z enega naročila na drugega. Pri izboru si knjižnica pomaga tudi s koeficientom obračanja zaloge, ki ga pripravi v segmentu COBISS2/Izposoja.
    V CMK-ju se o naslovih, ki jih bodo naročili prihodnje leto, odločajo tako, da najprej pregledajo koeficient obračanja zaloge. Pri posameznem naslovu imajo vpisano ceno s predračuna ali računa. V programu Excel s pomočjo teh podatkov in zneska razpoložljivih sredstev določijo, katerih naslovov ne bodo naročili.
    Pri postavki naročila bo IZUM proučil atribute, ki jih glede na potrebe knjižnic mora vključevati razred Postavka naročila serijske publikacije. Na posvetu smo se odločili, da namesto izraza "sorodne postavke naročila" (str. 12 v Specifikaciji), ki pomeni naročilo istega naslova na drugem mediju, uporabimo izraz "ISSN-verzije". Vsi smo se strinjali, da je izraz "odvisne postavke naročila", ki pomeni, da z naročilom naslova prejemamo v knjižnico tudi druge naslove, ustrezen.
  6. Ali bo polje 992 Polje za lokalne potrebe vključeno v verzijo V3.0? (L. Vodopivec, D. Kalčič)
    Ne. Verzija 3.0 vključuje polja 996, 997 in 998, ki opisujejo zalogo knjižnice.
  7. Pri točki 16 je gospa Gabron-Vuk pojasnila, da v UKM-u in CTK-ju serijskih publikacij, ki jih naročajo za interne potrebe knjižnice (iz materialnih stroškov), ne vnašajo v COBISS.
  8. Ali naj se podpolje 998g pri točki 22 programsko izpolni? (T. Poličnik Čermelj)
    Dogovorili smo se, da se podpolje 998g ne izpolnjuje in spreminja programsko, temveč ročno.
  9. Kaj pri točki 29 pomeni odbitni delež vstopnega DDV-ja? (L. Vodopivec)
    Pomeni, da ima davčni zavezanec, ki opravlja deloma oproščen deloma pa obdavčljiv promet blaga in storitev, pravico do odbitka vstopnega DDV-ja le v delu, ki se nanaša na obdavčljiv promet.
  10. Ali se pri točki 32 serijske publikacije avtomatsko odpišejo? (D. Kalčič)
    Ne. Program je v pomoč le toliko, da poišče vsa polja 997, ki so namenjena za odpis, dejanski odpis pa je treba potrditi ročno.

Sklepi posveta:

  1. Na posvetu smo obravnavali in verificirali dokument Specifikacija funkcionalnosti za COBISS3/Serijske publikacije in COBISS3/Zaloga, V3.0.
  2. Na osnovi potrjene Specifikacije IZUM do konca leta 2003 pripravi beta verzijo programske opreme COBISS3, V3.0, skupaj z delovnimi verzijami priročnikov za segmente Nabava, Serijske publikacije in Zaloga; to bo osnova za testiranje v knjižnicah, ki so članice delovne skupine.
  3. V času testiranja v knjižnicah IZUM zbira  pripombe, v skladu s tem dopolnjuje programsko opremo in dokonča priročnike za segmente Nabava, Serijske publikacije in Zaloga.
  4. IZUM prouči atribute, ki naj bi bili vključeni v razred Postavka naročila serijske publikacije.
  5. IZUM predstavi knjižnicam, ki programsko opremo COBISS3 že uporabljajo, in knjižnicam, ki jo nameravajo uporabljati, potrebne prilagoditve dela in organizacije v knjižnici ter potrebno strojno opremo za prehod na programsko opremo COBISS3, V3.0.

 

Zapisala: Tanja Turšek