izumlogo.gif (16063 bytes)

 

 

 

 

Zapisnik

s posveta delovne skupine za testiranje novosti programske opreme COBISS/OPAC za WWW, V3.0 beta, in COBISS/Izposoja, V4.5 beta

 

Namen sestanka: uskladitev pripomb in predlogov v zvezi z beta verzijo programske opreme COBISS/OPAC za WWW in COBISS/Izposoja
   
Kraj/čas: IZUM, Maribor
17. 05. 1999, od 10:30 do 14:45
   
Prisotni sodelavci IZUM-a: mag. Marta Seljak, mag. Bojan Štok, mag. Petar Šobot,
mag. Matjaž Cigrovski, Mira Folnovič, Gorazd Kos
   
Prisotni zunanji sodelavci: Člani delovne skupine za testiranje:
NUK: Valerija Žagar, Srečko Bončina
CTK: Smilja Pejanović
UKM: Sonja Haberl, Jerneja Ferlež
SIKOZ: Simona Resman
SIKMB: Dragana Lujić, Barbara Kov
ár
   
Odsotni: Člani delovne skupine za testiranje:
NUK: mag
. Dare Balažic
SIKOZ: Breda Karun
   
Vsebina - dogovori  

Uvodoma je mag. Marta Seljak predstavila dosedanje aktivnosti pri projektu razvoja postopkov rezervacij in podaljšanja roka izposoje v sistemu COBISS/OPAC za WWW; projekt se izvaja od začetka lanskega leta. Poudarila je pomembnost organizacijskih sprememb in prilagoditev v knjižnicah za učinkovito podporo novim servisom. Glede na to, da COBISS/OPAC ni samo servis posamezne knjižnice, ampak sistema COBISS kot celote, sta univerzalnost in kakovost servisa za končne uporabnike še posebej pomembna.

Knjižnice se bodo same odločile, ali bodo te servise nudile svojim uporabnikom ali ne. Če se bo neka knjižnica odločila za ta servis, ji bo IZUM ob vzpostavitvi servisa nudil konzultantsko pomoč v sami knjižnici, kasneje pa po telefonu.

Za posvet je bilo pripravljeno delovno gradivo, v katerem so bile zbrane pripombe Narodne in univerzitetne knjižnice (NUK), Univerzitetne knjižnice Maribor (UKM), Centralne tehniške knjižnice (CTK), Mariborske knjižnice (SIKMB) in Knjižnice Otona Župančiča (SIKOZ), ki so sodelovale pri testiranju programske opreme COBISS/OPAC za WWW. Pripombe so bile glede na možnosti realizacije razporejene v 33 točk in kategorizirane v štiri skupine. Krajši pisni komentarji so bili osnova za razpravo, ki se je pri vsaki točki zaključila s sklepom.

 

1.
Zaslonsko sliko Pregled izposojenega gradiva in podaljšanje roka izposoje naj bi preimenovali v Pregled izposojenega/rezerviranega gradiva in gradiva s podaljšanim rokom izposoje (CTK).

IZUM: Če bi hoteli biti dosledni, bi morali v naslov slike vključiti še preostale možne statuse evidentiranega gradiva.
CTK: Za bralce je bolj jasno poimenovanje izposojeno in rezervirano gradivo kot zadržano ipd., zato bi v naslovu zajeli samo ta dva.
SIKMB: Bralcem izraz Pregled izposojenega/rezerviranega gradiva in gradiva s podaljšanim rokom izposoje ne bi povedal, da lahko gradivu tudi podaljša rok izposoje.

Sklep: Naslov "Pregled izposojenega gradiva in podaljšanje roka izposoje" ostane.

2.
Po kliku gumba PODALJŠAJ naj bi se spet izpisal seznam vsega gradiva, kjer bi lahko izbirali med gumboma KONEC ali DALJE; klik na gumb KONEC bi povzro
čil odjavo, na gumb DALJE pa izpis seznama gradiva, ki mu je bil rok izposoje podaljšan, in to z naslovom: Seznam podaljšanega gradiva (CTK).

IZUM: Takšna rešitev bi upočasnila postopek podaljšanja roka izposoje.
CTK: Moteče je to, da je gumb DALJE
velik, ni pa gumba, ki bi uporabnika opozoril, da se mora po pregledu oz. podaljšanju odjaviti.

Sklep: Nedoslednost bo odpravljena z vključitvijo dodatnega gumba Odjava.

3.
Onemogočiti REZERVACIJE in PODALJŠEVANJE prek WWW OPAC-a uporabnikom s katerokoli omejitvijo, razen z omejitvjo "izgubljena izkaznica" (UKM).

IZUM: Omejitev “prepoved rezervacij” ne vpliva na možnost podaljševanja in obratno.

če ima postavljeno: lahko podaljšuje lahko rezervira
onemogočen obisk NE NE
onemogočena izposoja NE NE
onemogočeno podaljševanje NE DA
onemogočene rezervacije prek COBISS/OPAC-a DA NE

Sklep: Sprejet je predlog v zvezi z vplivom posameznih omejitev pri članu, kot je navedeno v zgornji tabeli.

4.
Dopolniti izpis podatkov o najdenem gradivu s kratkim navodilom: ‘Če želite gradivo rezervirati, označite v kvadratku in kliknite v ikono rezerviraj’ (CTK).

IZUM: Postopek izbire gradiva za rezervacije je dovolj jasen, tako da niso potrebna dodatna navodila.
CTK:  Prav bi bilo, da se prilagodimo vsem vrstam uporabnikov.
U
KM: Dodati navodilo ob gumbu Rezerviraj, ker člani pogosto ne vedo, da je treba najprej izbrati izvod za rezervacijo.
NUK: Preimenovati gumb Rezerviraj v Želim rezervirati ter dopolniti sporočilo, ki se izpiše, če član pred klikom tega gumb ne izbere ničesar.

Sklep: Gumb Rezerviraj bo preimenovan v Želim rezervirati; če član pred klikom tega gumba ne bo ničesar izbral, se izpiše naslednje pojasnilo: "Gradivo ni bilo izbrano. Če želite rezervirati, označite v okencu in kliknite gumb Želim rezervirati".

5.
Po izpisu obvestila o uspešni rezervaciji naj bi bila na izbiro gumba KONEC in NOVO ISKANJE. Gumb KONEC
naj bi omogočil odjavo, gumb NOVO ISKANJE pa vrnitev v iskalno okno (CTK).

IZUM: Termin "Konec" bo član mešal s terminom "Izhod".

Sklep: Dodan bo nov gumb Odjava, termin Avtorizacija bo zamenjan z ustreznejšim Prijava, ikona Iskanje pa preimenovana v Novo iskanje.

6.
Pri rezervaciji prostega gradiva prek COBISS/OPAC-a naj se v ustreznem oddelku knjižnice na zaslon izpiše obvestilo o tem, delo naj bi bilo možno nadaljevati po potrditvi tega obvestila s tipko ENTER (SIKMB).

IZUM: Obveščanje bo potekalo s pomočjo elektronske pošte. Mag. P. Šobot je opisal postopek v zvezi s sprejemanjem elektronske pošte na šifro COBISSURGENT.

Sklep: Obvestila o rezervaciji prostega gradiva se bodo pošiljala na enega ali več elektronskih naslovov v knjižnici, ki jih bo redno pregledovala za to odgovorna oseba.

7.
Ali je možno izpisati gradivo, ki na člana čaka (status W), na enak način, kot se izpiše seznam naročenega gradiva (status O) z ukazom CHECK/RESERVATION oz. CR (SIKMB)?

IZUM: Seznam gradiva, ki čaka na člana (gradivo s statusom W ali O), se izpiše v obvestilih CIR902.
SIKMB: Potrebujejo tudi možnost ločenega izpisa gradiva, ki ima status
W, in gradiva s statusom O.

Sklep: Pri pripravi izpisa CIR902 bo dodana možnost ločitve gradiva glede na status O in W.

8.
Pri novostih nas nekoliko moti izpis CIR501, CIR502 (transakcije): izpišejo se prav vse transakcije (CTK).

IZUM: Izpisi CIR5XX so namenjeni vpogledu v vse transakcije zaradi različnih kontrol.
CTK: Do nepreglednosti izpisov transakcij pride
, če je gradivo v istem dnevu najprej izposojeno, nato pa ima skupaj z ostalim gradivom podaljšan rok izposoje. Pred vključitvijo novosti (izpisa dodatnih podatkov o gradivu) to ni bilo tako moteče.
Drugi: Pri reševanju težav potrebujejo podatke o vseh transakcijah. Mag. Seljakova je opozorila, da je beleženje in shranjevanje transkacij v COBISS-u tema, ki zasluži poseben posvet. Na njem naj bi preverili usklajenost obstoječih rešitev z zakonodajo, ki ureja varstvo osebnih podatkov.

Sklep: Ker je težko določiti algoritem za izločanje transakcij v izpisu, bodo iz CTK poslali vzorce s primeri, kdaj prihaja do prekomernega ponavljanja podatkov.

9.
Ali bi bilo možno omogočati rezervacije in podaljšanje roka izposoje samo za nekatere vrste gradiva? V mnogih knjižnicah ne dovolijo podaljšanja roka izposoje za leposlovje (SIKMB, SIKOZ).

IZUM: Problem je že sedaj tehnično rešen v nekaterih knjižnicah, ki so se odločile, da bodo vodile ločeno evidenco časovnih parametrov za leposlovje in ostalo gradivo.

Sklep: Na zahtevo posamezne knjižnice se tabela časovnih parametrov loči po vrsti gradiva na leposlovje (675s=82) in drugo.

10.
Statusni podatki (signatura, datum podaljšanja, novi datum vrnitve itd.) naj se - po uspešno izvedenem podaljšanju roka izposoje - izpišejo bolj poudarjeno in v večji pisavi, prav tako naj se izpiše poudarjeno tudi obvestilo po neuspešnem podaljšanju roka izposoje v primeru že izkoriščenega števila podaljšanj - zaenkrat samo za rezervirano gradivo (UKM, SIKOZ, SIKMB).

IZUM: Dva predloga rešitve:

1. različica

2. različica

ROTOVŽ 821.112.2-93-3 Izposojeno: 01.04.1999; Podaljšano: 12.05.1999
NOV ROK VRNITVE: 13.05.1999

Opomba: Če je rok podaljšan za celotno obdobje, se izpiše v zeleni barvi, če pa je novi rok vrnitve krajši, pa v poudarjeni rdeči barvi.

Sklep: Sprejeta 2. različica.

11.
Pred izpisom signature v seznamu izposoje
nega gradiva oz. gradiva s podaljšanim rokom izposoje dodati pomožno besedo ‘Signatura’, da bo bolj pregledno, za kakšen podatek gre (NUK).

IZUM: Predlagan izraz je “Postavitev”.
NUK: Njihovi uporabniki so navajeni na izraz "Signatura".
CTK, SIKMB: Informac
ija je odvečna.

Sklep: NUK se strinja, da se njihov predlog ne upošteva.

12.
V pomožnem tekstu zaslonske slike za Pregled izposojenega gradiva in podaljšanje roka izposoje dodati: ‘…jih moramo najprej označiti v okencu in nato klikniti gumb "Podaljšaj izbrano"…’ (CTK).

IZUM: Namesto izraza “v okencu” se doda njegova slika.

Sklep: V pomožni tekst se na ustrezno mesto namesto izraza "v okencu" doda slika okenca.

13.
Na dnu zaslonske slike Pregled izposojenega gradiva in podaljšanje roka izposoje dodati gumb KONEC
, da bi uporabnika opomnili, da se mora po pregledu evidentiranega gradiva odjaviti, zlasti če ni imel izvodov, ki bi jim lahko podaljšal rok izposoje (CTK).

IZUM: Namesto gumba Konec se doda gumb Odjava.

Sklep: Predlog je sprejet.

14.
Nepotreben komentar po uspešni rezervaciji izposojenega gradiva v zvezi z obveščanjem uporabnika o dospelosti gradiva s strani knjižnice, ker zaradi velikega števila uporabnikov tega ne bodo izvajali. Uporabniki lahko preverijo dospelost sami prek COBISS/OPAC-a (UKM, SIKMB).

15.
Odstraniti komentar po uspešni rezervaciji izposojenega gradiva, npr. 'Rezervacija velja do 31.05.1999.', ker natančnega datuma vrnitve ni možno predvideti, zato je bolje, da ga ni (UKM).

IZUM: Dva predloga:

SIKMB: Ločevanje uporabnikov na tiste z elektronskim naslovom in preostale bi bilo nekorektno.

Knjižnice imajo različna stališča glede obveščanja:
UKM: Ne nameravajo obveščati uporabnikov o dospelem gradivu.
CTK: Nameravajo obveščati samo p
o e-pošti.
SIKOZ, SIKMB
, NUK: Uporabnike že sedaj obveščajo po telefonu oz. pisno.

Sklep:

16.
Dodati možnost vpogleda v to, na katerem mestu v čakalni vrsti se uporabnik po uspešni rezervaciji nahaja (UKM, SIKMB).

IZUM: Izpis dodatne informacije:
V seznamu rezervacij se nahajate na x. mestu. Rezervacija velja do xx.xx.xxxx.
NUK: Obilje informacij prej škoduje kot koristi.

Drugi: Strinjajo se, da informacija o vrstnem redu v seznamu čakajočih ne pove dosti, saj je dostop do gradiva odvisen od števila izvodov. Uporabniki bi že izvršeno rezervacijo preklicali, ko bi dobili informacijo o neugodnem mestu v seznamu čakajočih. Preklici rezervacij pa bi dodatno obremenjevali izposojevalce.

Sklep: Predlog ni sprejet.

17.
Po uspešni rezervaciji izposojenega gradiva dodati informacijo, v katerem oddelku je bila rezervacija evidentirana, da uporabnik ve, kje jo mora preklicati (SIKMB).

IZUM: Predlagan izpis nove vrstice z obvestilom Gradivo vas bo čakalo v oddelku <ime_oddelka>.

Sklep: Predlog je sprejet.

18.
Precizirati skok na besedilo pomoči po kliku rdečega znaka ? pri izvodih, ki niso dostopni, na tisto točko, kjer je naveden vzrok za nedostopnost (NUK).

IZUM: Predlog bo implementiran. V primeru več razlogov se upošteva skok na opis prvega po prioriteti.

Sklep: Predlog je sprejet.

19.
Dopolniti ime ikone ISKANJE v ISKANJE/REZERVACIJE (CTK).

IZUM: Predlagano je preimenovanje ikone iskanje v novo iskanje.

Sklep: Predlog je sprejet.

20.
Omejitev števila izposojenih izvodov, opredeljena z EDIT LIMITS oz. v vnosni maski za člana, bi morala vplivati tudi na največje možno število rezervacij pri članu (NUK).

IZUM: Bo implementirano.
SIKMB: Ali je možno omejitev vezati na vrsto gradiva?
IZUM: Takšna kontrola bi bistveno upočasnila postopek rezervacije, prav tako pa tudi samo izposojo v okolju COBISS/Izposoja.

Sklep: Implementirana bo kontrola števila rezervacij pri članu glede na omejitev števila izposojenih izvodov, določena v okolju EDIT LIMITS.

21.
Dopolnitev programske opreme COBISS/Izposoja, ki se nanaša na fazo obdelave rezervacij (ukaz CHECK/RESERVATION), z možnostjo izpisa zadolžnic za skladišče (NUK).

IZUM: V pripravi je poseben ukaz za izpis zadolžnic.
NUK: Dokler izpis zadolžnic ne bo možen, ne bodo omogočili rezervacij prostega gradiva prek COBISS/OPAC-a za WWW.
UKM: Uporabili bodo iste rešitve kot v NUK-u.

Sklep: Implementiran bo nov ukaz za izpis zadolžnic.

22.
Dodati možnost izpisa dodatnih obvestil za uporabnike v okolju EDIT OPAC, in sicer npr. ‘Informacije o podaljšanjih in rezervacijah dobite tudi po avtomatskem telefonskem odzivniku…’ (CTK).

IZUM: V okviru ukaza EDIT OPAC bo dodana možnost vpisa opomb za uporabnike (v slovenskem in angleškem jeziku).

Sklep: Predlog je sprejet; opomba se izpiše na vseh zaslonskih slikah na dnu zaslona.

23.
Dodati omejitev ‘onemogočena rezervacija’ v šifrant CODE 593 (SIKMB).

IZUM: Dopolnitev je že predvidena.

Sklep: Predlog je sprejet.

24.
Možnost uporabe rezervacij in podaljšanj roka izposoje prek COBISS/OPAC-a vezati tudi na posamezni oddelek knjižnice – samo določeni oddelki knjižnice bodo podpirali to ponudbo (SIKMB).

IZUM: Realizacija zahteva večje programske posege.
SIKMB: Če to ni možno, bodo še razmislili
, kdaj se bodo vključili.

Sklep: Realizacija je predvidena v naslednjih verzijah.

25.
Dodati možnost vpogleda v to, na katerem mestu v čakalni vrsti se uporabnik po uspešni rezervaciji nahaja (UKM, SIKMB).

IZUM: Predlog izpisa sporočila: V seznamu rezervacij se nahajate na x. mestu, na voljo je y izvodov. Rezervacija velja do xx.xx.xxxx.

Sklep: Glede na sklep pri 16. točki predlog ni sprejet.

26.
Dodati avtomatsko evidentiranje terjatve za rezervacijo pri uporabniku pri rezervaciji, izvedeni prek COBISS/OPAC-a (SIKOZ).

IZUM: Stroški rezervacije se lahko evidentirajo avtomatsko pri dodelitvi gradiva članu (status R se spremeni v status W) ali pri naročilu. Dopolnitev je treba implementirati tudi v segmentu COBISS/Izposoja.

Sklep: V novi verziji COBISS/Izposoja se implementira avtomatsko evidentiranje terjatev za rezervacije, v segmentu COBISS/OPAC za WWW pa v eni od naslednjih verzij.

27.
Onemogočiti rezervacijo prostega gradiva (naročilo) v več oddelkih iste knjižnice (SIKMB).

28.
Če rezervacije v več oddelkih hkrati ne bodo onemogočene, bo treba dodati ustrezno kontrolo, ki bo ob realizaciji rezervacije (predaji gradiva uporabniku) avtomatsko brisala rezervacije istega gradiva v ostalih oddelkih (SIKMB).

IZUM: Najprej bi bilo treba dopolniti segment COBISS/Izposoja.

Sklep: V eni od naslednjih verzij bo potrebna vključitev kontrole, ki bo onemogočila rezervacijo prostega gradiva v več oddelkih iste knjižnice hkrati. Kontrolo bo treba vključiti v segment COBISS/Izposoja in v segment COBISS/OPAC za WWW.

29.
Sporočila, ki se izpišejo za uporabnike, če imajo določene omejitve, zaradi katerih nimajo možnosti podaljšati roka izposoje ali rezervirati gradiva, naj bodo bolj natančna, npr.: ‘Roka izposoje ne morete podaljšati/rezervirati gradiva, ker imate v knjižnici prepoved obiska’ oz. ‘V knjižnici Nova vas niste poravnali stroškov opomina, zato gradiva ne morete rezervirati/mu podaljšati roka izposoje’ (SIKMB).

IZUM: Podatek o oddelku in postavki se pri terjatvah ne vodi.
SIKMB: Najbolj pogrešajo informacijo o tem, v katerem oddelku ima član evidentiran dolg.
NUK, CTK: Sporočila naj bodo čim krajša in čim bolj splošna.

Sklep: Sporočila ostanejo ista, k sporočilu, ki se nanaša na neporavnane obveznosti, pa je treba v oklepaju dodati informacijo, v katerem oddelku je ta obveznost evidentirana. Če gre za več oddelkov, naj bodo imena oddelkov ločena z vejico. Sporočila se glede na odziv uporabnikov optimirajo v naslednjih verzijah.

 

30.
D
odati izpis opozorila uporabniku, če rezervira izposojeno gradivo, čeprav bi lahko rezerviral (naročil) prosto gradivo (SIKMB).

Sklep: Barva okenca bo pri prostih  izvodih zelena,  pri izposojenih oranžna, pri nedostopnih pa rdeča.

31.
Dodati možnost ločitve rezervacij v posameznih knjižnicah na:

IZUM: Ločevanje postopkov bi zahtevalo popolno redefinicijo uporabniškega vmesnika z izpisom zaloge, in sicer v vseh verzijah COBISS/OPAC-a.

Sklep: UKM ne vztraja pri predlogu – sprememba sporočila, ki je bila določena v točkah 14 in 15, bo zadoščala.

32.
Preprečiti ponavljanje izpisa obvestila ‘Ni dostopnega izvoda’ po iskanju še v drugih knjižnicah, če v matični knjižnici ni bilo takega izvoda (CTK).

IZUM: Problem je vezan na obstoječo verzijo programa COBISS/OPAC.
CTK: Izpis je sicer moteč, vendar pa ne vztrajajo pri takojšnji odstranitvi, če je za to potreben večji poseg.

Sklep: Zaenkrat ostane tako, kot je, za eno od naslednjih verzij pa je predvidena dopolnitev, da se takšni zapisi sploh ne bi izpisali kot iskalni zadetek v knjižnici, kjer nimajo dostopnega izvoda.

33.
Skrajšati izpis bibliografskih podatkov o najdenem g
radivu, če kliknemo gumb ZALOGA PO KNJIŽNICAH in se tak izpis v bistvu ponovi; enako pri ponavljajočih se izpisih serijskih publikacij (CTK).

IZUM: Bibliografski podatki se izpišejo v enaki obliki kot pri iskanju, izpiše pa se prvih 6 vrstic.
CTK: Moti jih, da se bibliografski podatki v enaki obliki izpišejo še enkrat, ko izberejo gumb Zaloga po knjižnicah, kjer se izpiše še seznam knjižnic, ki imajo enako gradivo.

Sklep: Skrajšan bibliografski zapis (prvih 6 vrstic) se izpiše tudi pri ponovnem izpisu zaloge in seznama knjižnic z zalogo.

 

Zapisala:
mag. Matjaž Cigrovski
Mira Folnovič

Maribor, 27. 5. 1999