izumlogo.gif (16063 bytes)

 

 Zapisnik

s posveta delovne skupine za nabavo (programska oprema COBISS3, V2.0)

 

Namen sestanka: Predstavitev uporabniškega vmesnika programske opreme COBISS3, V2.0, in segmenta COBISS3/Nabava, V1.0, za postopke nabave monografskih publikacij
Kraj/čas: IZUM, Maribor
10. 11. 1999 od 10.30 do 17.30 in 11. 11. 1999 od 8.00 do 14.00
Prisotni sodelavci
IZUM-a:

mag. Marta Seljak, mag. Bojan Štok, mag. Petar Šobot, Jana Rečnik, Tanja Turšek, Mira Folnovič, Bojana Lešnik, Miroslav Kolarič, Janko Žigart

Prisotni zunanji sodelavci: Helena Fortuna, Irena Sešek, Tereza Poličnik-Čermelj (NUK)
dr. Uroš Kunaver, mag. Helena Pe
čko Mlekuš, Lidija Vodopivec (CTK)
Majda Špes, Renata Mo
čnik (UKM)
Mika Košak (FDV)
Jana Bešter (SIKOZ)
Odsotna: mag. Janez Jug (FDV), Denis Rakuša (IZUM)
Referenčni dokument: COBISS3/Nabava V1.0 - Delovno gradivo za posvet 10. - 11. 11. 1999
Dnevni red:
  • Uvod
  • Predstavitev uporabniškega vmesnika COBISS3, V2.0
  • Predstavitev osnovnih postopkov v segmentu COBISS3/Nabava z razpravo o odprtih vprašanjih in oblikovanje sklepov
Vsebina - dogovori:

V uvodu je mag. Marta Seljak povedala, da je namen posveta predstaviti drugo verzijo programske opreme COBISS3 (V2.0), in to na primeru segmenta za nabavo. Bistveno razliko med prvo in drugo verzijo programske opreme (V1.0 in V2.0) predstavlja nov uporabniški vmesnik, segment za nabavo pa je prvi segment, pripravljen v tem okolju.

Osnova za implementacijo nabave je bil dokument "Pridobivanje knjižničnega gradiva: Analiza stanja (delovno gradivo, potrjeno na posvetu 20. 4. 1998)". Mag. Seljakova je poudarila, da je trenutno implementirana verzija delovna verzija programske opreme. Predvidevamo, da bi bilo možno beta verzijo segmenta za nabavo predati uporabnikom v testiranje marca 2000, pred tem pa nameravamo optimirati še vsebinsko izvedbo postopkov in posamezne tehnične rešitve.

Za posvet je bilo pripravljeno delovno gradivo, v katerem je na kratko opisana vsebina predstavitve, navedena pa so tudi ključna vprašanja in dileme, o katerih bi se bilo pred nadaljevanjem dela treba še dogovoriti. Mag. Seljakova je udeležence prosila, naj pri reševanju odprtih vprašanj aktivno sodelujejo.

Tanja Turšek je nato predstavila osnovne značilnosti novega uporabniškega vmesnika in predstavila postopke nabave. Ob tem je stekla razprava o vsebinskih vprašanjih in dilemah, člani delovne skupine pa so predlagali izboljšave nekaterih tehničnih rešitev.

V nadaljevanju so navedena vprašanja in predpostavke, ki so bile upoštevane pri implementaciji delovne verzije, odgovori članov delovne skupine ter sprejeti sklepi. Naveden je tudi dogovor o načinu povezave segmenta COBISS3/Nabava z obstoječim sistemom COBISS in druge pripombe članov delovne skupine.


Vsebinska vprašanja iz referen
čnega dokumenta

  1. Ali bi bilo treba dopolniti šifrant za način nabave v podpolju 996/7v z načinoma nabave "subvencija" in "članstvo"?

    Vsi člani delovne skupine: Da.

    Sklep: Dopolniti je treba format COMARC/H - šifrant za način nabave v podpolju 99Xv, in to z vrednostma "subvencija" in "članstvo".

  2. Ali naj bi bilo naročeno gradivo v OPAC-u prikazano ali ne (996q - status ima vrednost 1 - naročeno)?

    Vsi člani delovne skupine: Da.
    CTK: Želijo tudi vklju
    čitev možnosti, da knjižnica sama izbere, ali prikaz statusa q = naročeno v OPAC-u želi ali ne.

    Sklep: V OPAC-u je treba omogočiti prikaz naročenega gradiva, ki ima v polju 996q - status 1, če to knjižnica želi.

  3. Ali bi bilo treba že pri predlogu omogočiti določitev financerja in sklada?

    Vsi člani delovne skupine: Ne.

    Sklep: Pri vnosu predlogov naročil podatkov o financerju in skladu ne vpisujemo.

  4. Ali so pri spreminjanju statusa predloga kakšne omejitve?

    Vsi člani delovne skupine: Ne.

    Sklep: Predlog s katerim koli statusom lahko kadar koli dobi status "odobren", "zavrnjen" ali "začasno nerealiziran".

  5. Ali bi bilo treba implementirati prenos podatkov iz: a) šifranta za element o - oznaka fizične oblike v podpolju 99Xg ali b) iz lokalnega šifranta v segmentu COBISS3/Nabava?

    Vsi člani delovne skupine: Strinjajo se z različico a.

    Sklep: Pri podatku o fizični obliki je treba vključiti prenos podatkov iz šifranta za element o - oznaka fizične oblike iz podpolja 99Xg. Med podatke o postavki je treba dodati še polje za prosti vnos pojasnila o fizični obliki.

  6. Ali so podatki o cenah, davkih in popustih vodeni pri prevzemu gradiva, kar segment COBISS3/Nabava sedaj omogoča? Ali pa so evidentirani šele pri prejemu in evidentiranju računa?

    Vsi člani delovne skupine: Podatki so znani že pri prevzemu gradiva.

    Sklep: Program naj še najprej omogoča, da lahko podatke o cenah, davkih in popustih vnesemo že pri prevzemu gradiva.

  7. Ali bodo na pripravljene, vendar še ne izstavljene dokumente reklamacij in tudi na pripravljen dokument preklica dodane nove postavke ali bodo kreirani novi dokumenti?

    Vsi člani delovne skupine: Dovoliti obe možnosti.

    Sklep: Postavke naj bi bilo mogoče dodajati na že pripravljene dokumente reklamacij in preklicev ali pa jih uvrstiti na nov dokument.

  8. Ali bo prevzem obveznih izvodov evidentiran v segmentu COBISS3/Nabava ali v segmentu COBISS/Katalogizacija?

    NUK: Prevzem obveznih izvodov bodo evidentirali v segmentu COBISS3/Nabava. O postopku reklamiranja obveznih izvodov bodo še premislili in pripravili predlog.

    Sklep: Prevzem obveznih izvodov bo evidentiran v segmentu COBISS3/Nabava. NUK pripravi predlog postopka reklamiranja obveznih izvodov.

  9. Ali bo prevzem darovanega gradiva evidentiran v segmentu COBISS3/Nabava ali v segmentu COBISS/Katalogizacija?

    Vsi člani delovne skupine: V segmentu za nabavo.

    Sklep: Prevzem darovanega gradiva bo evidentiran v segmentu COBISS3/Nabava. V lokalno bazo podatkov se vpišejo le postavke, ki imajo določen COBISS-ID.

  10. Ali je treba implementirati zameno, kjer gre za ponudbo in pošiljanje lastnega gradiva za zameno?

    Vsi člani delovne skupine: Da.

    Sklep: V segmentu za nabavo je treba implementirati tudi postopek zamene, kjer gre za pošiljanje lastnega gradiva za zameno. Pošilja se le neinventarizirano gradivo, ki se posebej v ta namen naroča za znanega prejemnika, ta pa ni nujno knjižnica.

  11. Ali bo prevzem drugih vrst gradiva evidentiran v segmentu COBISS3/Nabava ali v segmentu COBISS/Katalogizacija?

    Vsi člani delovne skupine: V segmentu za nabavo.

    Sklep: Prevzem drugih vrst gradiva (stara zaloga, lastna izdaja, kotizacija, subvencija) bo evidentiran v segmentu COBISS3/Nabava.

  12. Katera dovoljenja ali privilegije določiti za delo v segmentu za nabavo?

    Vsi
    člani delovne skupine: Potreben je dogovor v posameznih knjižnicah.

    Sklep: Knjižnice pošljejo seznam dovoljenj ali privilegijev, ki jih bodo uporabljale pri delu v segmentu za nabavo.

 

Dogovori glede predlaganih predpostavk (pogojev) iz referenčnega dokumenta

  1. Predlagatelj mora biti vpisan v bazo podatkov o članih.

    Vsi člani delovne skupine: Da.

    Sklep: Pri vnosu postavke je vključena kontrola, da mora biti predlagatelj že vpisan v bazo podatkov o članih.

  2. Pri predlogih ne vodimo količine.

    Vsi člani delovne skupine: Vodijo količino in ceno.

    Sklep: Pri vpisu predloga je treba omogočiti vnos količin in cen, kar bi omogočalo ovrednotenje predvidene nabave.

  3. Pri postavki naročila lahko določimo enega financerja in en sklad, vendar lahko knjižnica oblikuje sklad, v katerega prispeva denarna sredstva več financerjev.

    Vsi člani delovne skupine: Pri postavki lahko določijo več financerjev.

    Sklep: Omogočiti, da bo lahko določena postavka plačana iz več skladov.

  4. Evidentirajo se samo tiste postavke ogledne dobavnice, ki jih bomo naročili in bodo uvrščene na naročilo.

    Vsi člani delovne skupine: Da.

    Sklep: Pri nabavi bodo evidentirane samo tiste postavke z ogledne dobavnice, ki bodo uvrščene na naročilo.

  5. Prevzem dodatno naročenih izvodov gradiva je treba evidentirati na isti prevzem - dobavnico, na kateri smo evidentirali prevzem prvega oglednega izvoda, in to zato, ker je možno na osnovi enega prevzema - dobavnice evidentirati eno plačilo - račun.

    Vsi člani delovne skupine: Ne.

    Sklep: Prevzema dodatno naročenih izvodov gradiva ni treba evidentirati na isti prevzem - dobavnico, na kateri smo evidentirali prevzem prvega oglednega izvoda.

  6. Na osnovi enega prevzema - dobavnice je možno evidentirati eno plačilo - račun in obratno.

    Vsi
    člani delovne skupine: Ne.

    Sklep: Omogo
    čiti je treba, da so na enem računu postavke z več dobavnic.


Na
čin povezave segmenta COBISS3/Nabava, V1.0, z obstoječim sistemom COBISS

Bibliografski podatki o gradivu se iz bibliografske lokalne baze podatkov lahko prenesejo pri oblikovanju predloga za nabavo ali postavko naročila, obvezno pa pred evidentiranjem prejema gradiva, če ni namenjeno zameni. Pri izstavitvi naročila se podatki o naročilu prenesejo v lokalno bazo podatkov. Ob eventualnem preklicu naročila pa se podatki v lokalni bazi podatkov ustrezno spremenijo. Pri prejemu gradiva se v lokalno bazo podatkov vnesejo še podatki o prejemu in računu, iz lokalne baze podatkov pa se prenesejo podatki o dodeljenih inventarnih številkah.


Razprava in ugotovitve o posameznih elementih programske opreme COBISS3/ Nabava

Podatki o dobavitelju
Omogo
čiti je treba prenos podatkov o dobaviteljih iz segmenta za katalogizacijo v segment za nabavo. Voditi je treba tudi podatke o roku dobave, roku plačila in roku za ponovno reklamiranje. Ti podatki naj se prenesejo na postavko kot privzeta vrednost. Vključiti je treba možnost iskanja po kontaktnih osebah.

Podatki o financerju in skladih
Pri financerju je treba vklju
čiti davčno številko. Dopolniti je treba prikaz vknjižb v skladu z možnostjo pregleda posameznih vrst vknjižb. Morda bi lahko našli ustreznejši termin za vknjižbo. Pri pregledu stanja v skladu je treba omogočiti prikaz števila neovrednotenih postavk.

Podatki o predlogih
Pri evidentiranju predloga je treba omogo
čiti prenos iz vzajemne baze podatkov in ne le iz bibliografske lokalne baze podatkov. Pri predlogu je treba dodati podatke o prioriteti, ceno in količino ter omogočiti vnos več predlagateljev. Vključiti je treba možnost prikaza seštevka cen še neodobrenih predlogov.

Podatki o naročilu
Morda bi dodali možnost dolo
čanja prioritete tudi pri posamezni postavki naročila in ne le pri naročilu kot celoti. Dodati je treba možnost, da program na osnovi vnesenega ISBN-ja podatke prenese iz lokalne baze podatkov. Dodati je treba možnost prehoda iz urejanja glave naročila v urejanje postavke naročila in obratno. V postavko naročila je treba dodati razdelitev po oddelkih (preveriti še pri drugih SIK-ih, npr. v SIKMB). Med elemente zneska je treba dodati opombo, ki se prenese v segment COBISS/Katalogizacija, v podpolje 9963.

Podatki o prejemu gradiva in računu
Dodati je treba možnost storna na dobavnici in
kasnejšega reklamiranja prevzemov. Pri evidentiranju plačila računa naj bo pri kompletih možno ceno vseh postavk vpisati le pri eni postavki in v polje opomba dodati opombo, da gre za komplet. Posredni stroški nabave naj se vodijo v posebnem skladu (treba je preveriti še, kako se to izvaja v računovodstvih). Upoštevati je treba možnost, da se avans nakaže brez prednaročila.

Podatki o preklicu in reklamaciji
Optimirati je treba postopke reklamiranja in preklica, tako da uporabniku ni ve
č treba izbirati postavk iz spiskov reklamacij oz. preklicev. Dodati je treba postopek reklamiranja vseh nedospetij brez interakcije uporabnika. Vključiti je treba možnost beleženja zgodovine pošiljanja reklamacije (število reklamacij in datumi).

Splošni podatki
Dodati je treba možnost kopiranja postavk nabavne listine iz drugih nabavnih listin. Vsi razredi naj bi imeli dva podatka o referentu: podatek o tistem, ki je objekt kreiral, in tistem, ki ga je spremenil. Vrstni red atributov v urejevalniku naj bo odvisen od vrste gradiva. V urejevalnik je treba vklju
čiti možnost, da se po prenosu iz bibliografske lokalne baze podatkov ohranijo preneseni podatki, četudi bi bila povezava kasneje zbrisana. Ko gradivu določamo COBISS-ID ali ISBN, moramo preveriti, ali se to gradivo že nahaja v nabavnem procesu in kateri statusu ima določen.

Brskalnik
Razprava se je nanašala na videz in dopolnitve posameznih elementov brskalnika: dopolnitev izbir iz menijske vrstice, vklju
čitev ikon v orodni vrstici, seznam in izbiro objektov na delovnem področju, urejanje atributov v oknu z atributi, seznam in izbiro objektov v oknu s povezavami ter označevanje preklicanih objektov.

Urejevalnik
Udeleženci so razpravljali o možnosti dolo
čevanja atributov, ki so obvezni, o možnosti direktnega vnosa šifre pri šifriranem atributu, možnosti aktiviranja iskalnih oken med urejanjem, možnosti dopolnjevanja šifrantov, o poenotenju tipk za izhod iz oken ter o širini vnosnih polj.

Iskalnik
Razprava se je nanašala na spreminjanje velikosti okna iskalnika, na seznam najdenih objektov in izbiro le-teh, na urejanje atributov najdenih objektov, na pomnjenje uporabnikovih iskalnih profilov in na hitri prehod v urejevalnik.


Sklepi
posveta

  1. IZUM predlaga, da v knjižnicah razmislijo o možnosti uvedbe enotnega šifranta dobaviteljev za vse segmente v sistemu COBISS.
  2. IZUM bo knjižnicam poslal primere izpisov dokumentov.
  3. IZUM bo vključil revizorja za verifikacijo računovodskih postopkov, povezanih z nabavo.
  4. IZUM bo obiskal še SIKMB, po potrebi pa ponovno tudi knjižnice, iz katerih so člani delovne skupine.
  5. Knjižnice bodo poslale nove primere statistik.
  6. Knjižnice bodo poslale seznam dovoljenj ali privilegijev, ki jih bodo uporabljale pri delu v segmentu za nabavo.
  7. Knjižnice bodo proučile možnosti organizacijskih sprememb in povezav z računovodstvi v posameznih ustanovah.
  8. NUK bo poslal predlog postopka reklamiranja obveznega izvoda.

Po analiziranju novih zahtev in zahtev po spremembah programa, ki so bile podane na posvetu delovne skupine, je bilo ugotovljeno, da je bil napovedani rok za predajo beta verzije v testiranje (marec 2000) preveč optimističen in ga ne bo možno realizirati.

 

Zapisala:
Janko Žigart in Miro Kolarič

Maribor, 22.11. 1999