Z A P I S N I K

s posveta in delavnice o vodenju porabe finančnih sredstev za nabavo knjižničnega gradiva, ki je bila v sredo, 16.07.1997, ob 10.30 uri v IZUM-u v Mariboru.


Prisotni:


V uvodu je mag. Marta Seljak povedala, da je namen posveta oziroma delavnice, da IZUM predstavi dopolnitve programskih segmentov COBIS/Katalogizacija in COBISS/Izpisi, ki so bile pripravljene na pobudo Ministrstva za kulturo in s ciljem, da bi omogočili enotno spremljanje porabe finančnih sredstev za nabavo knjižničnega gradiva s pomočjo sistema COBISS.

Ker je bil obstoječi segment COBISS/Katalogizacija načrtovan samo za informativno spremljanje porabe finančnih sredstev, predvsem za interne potrebe knjižnic, ni možno zagotoviti običajnih računovodsko-finančnih poročil. Zato so v dopolnitve vključena orodja in ukazi, ki bodo uporabnikom do prehoda na novo aplikacijo vsaj deloma olajšali delo pri zagotavljanju navedenih poročil.

V skladu s programom dejavnosti IZUM-a za leto 1997 smo namreč v maju 1997 začeli izvajati projekt razvoja lokalnih aplikacij za področje pridobivanja in kontrole dospetja knjižničnega gradiva. V delovni skupini sodelujejo predstavniki NUK, CTK, UKM, SIKKOŽ in ODK. Doslej so sodelavci IZUM-a obiskali omenjene knjižnice in pripravili posnetke stanja, ki bodo osnova za nadaljnje delo. Zaradi prehoda na novo tehnologijo bo termin prvega sestanka delovne skupine, na katerem bomo obravnavali rezultat prve faze - Analize stanja, možno napovedati jeseni.

Nato je Ciril Petr predstavil postopke za oblikovanje poročila o porabi sredstev v segmentu COBISS/Izpisi in pravila za vnos podatkov (datum inventariziranja, številka in datum računa, cena, financer in interna številka in datum računa) ter nov ukaz ACCOUNT v segmentu COBISS/Katalogizacija. Za ta namen je IZUM oblikoval globalni šifrant financerjev, ki zajema vse občine, Ministrstvo za kulturo, Ministrstvo za znanost in tehnologijo, Ministrstvo za šolstvo in šport ter kodo "drugo".

Podrobna razlaga dopolnitev je bila razdeljena udeležencem v obliki delovnega gradiva.

Predstavljene dopolnitve so bile vsem SIK-om 1. in 2. skupine inštalirane na njihovih lokalnih bazah podatkov.

V nadaljevanju je Martina Rozman-Salobir izvedla praktični primer s podatki iz Osrednje knjižnice Celje.

V razpravi, ki je sledila, so bila izpostavljena naslednja vprašanja:

  1. Simona Pišorn je vprašala, kako vnašati podatke o ceni kompletov (npr. knjiga in kaseta).

    SKLEP: Pri vsaki enoti gradiva je potrebno dosledno vnašati podatke o ceni, št. računa ali interni št. računa. Pri kompletu vnesemo ceno pri eni enoti gradiva, prav tako tudi št. računa ali interno št. računa. Pri vseh ostalih enotah gradiva iz kompleta pa je potrebno vnesti ceno 0 ali 0,00, pa tudi št. računa ali interno št. računa.

  2. Aleksandra Fekonja je vprašala, kako naj vodi podatek o predračunu, ki je bil izstavljen in plačan npr. leta 1996, leta 1997 pa je sledila dobava gradiva in izstavitev računa.

    SKLEP: Ker z obstoječo strukturo podatkov o nabavi tega ni možno zagotoviti, poleg tega pa predstavljajo predračuni vedno manjši delež, bo porabo sredstev iz predračunov potrebno ugotavljati ločeno (postopek ACQ302) in ga priložiti osnovnemu poročilu, ki ostane nespremenjeno.

  3. Martina Rozman-Salobir je vprašala, kdaj in kako naj vključijo globalni šifrant financerjev.

    SKLEP: IZUM je knjižnicam šifrant že inštaliral. Posamezna knjižnica naj se sama odloči, ali bo imela globalni šifrant ali ne, in če želi, si ga lahko sama vključi (z ukazom EDIT TYPE).

  4. Poročilo o porabi sredstev se sedaj generira za enega financerja. Možno pa je vgraditi dopolnitev, ki bo omogočala pripravo poročila za enega, za več izbranih financerjev ali za vse hkrati (*). Prav tako je možno vgraditi dopolnitev, da bodo na seznamu postavk vseh računov le-te seštete za posamezen račun.

Ob zaključku posveta je bil dogovorjen rok 31.07.1997, do katerega knjižnice (SIKCE in SIKMB) pošljejo odgovore na točko 4, prav tako pa tudi morebitne dodatne predloge in pripombe. Na osnovi tega bodo izvedene dopolnitve programske opreme, ki bo do konca avgusta instalirana na vseh lokalnih bazah podatkov. V septembru bodo organizirani enodnevni tečaji, namenjeni področju spremljanja nabave; v naslednjem letu bodo ti tečaji tudi sestavni del rednega programa izobraževanja.

Posvet je bil zaključen ob 13:45 uri.

Zapisala: Tanja Turšek