COBISS
Domov  >  Šolske knjižnice  >  Prenos podatkov - konverzija
Šolske knjižnice in vključitev v COBISS.SI

Izobraževanje šolskih knjižničarjev za delo v sistemu COBISS.SI, sofinancirano v okviru projekta Krepitev kompetenc strokovnih delavcev na področju vodenja inovativnega vzgojno-izobraževalnega zavoda v obdobju od 2016 do 2018, ki je potekalo v obdobju od 1. 9. 2016 do 31. 8. 2018, je zaključeno.

Za vse šolske knjižnice, ki se bodo vključile v sistem COBISS.SI po 31. 8. 2018, so informacije na voljo na spletni strani Pogosta vprašanja - Vključevanje knjižnic.

Prenos podatkov - konverzija


Dne 9. 2. 2018 se zaključi sprejemanje prijav knjižnic v testno skupino po okrožnici MIZŠ ("Prehod šolskih knjižnic v sistem COBISS – konverzija podatkov iz programa WinKnj v sistem COBISS.SI", številka: 612-3/2015/39, 19. 12. 2017).


V okviru projekta Vključitve šolskih knjižnic v sistem COBISS.SI je predvideno, da se šolske knjižnice v sistem COBISS.SI vključijo brez programskega prenosa podatkov (konverzije) iz že obstoječih informacijskih zbirk (npr. programov WinKnj in Šolska knjižnica). Ureditev knjižničnega kataloga v sistemu COBISS.SI se izvede s prevzemanjem zapisov o gradivu iz vzajemnega kataloga COBIB.SI.

Potek konverzije

Pri konverziji baze iz sistema WinKnj v sistem COBISS.SI se bibliografski del zapisa iz sistema WinKnj ne konvertira v sistem COBISS.SI – v format COMARC/B (https://home.izum.si/izum/e-prirocniki/1_COMARC_B/Cel_1_COMARC_B.pdf), ampak se konvertirajo samo podatki o stanju zaloge iz sistema WinKnj v format COMARC/H
(https://home.izum.si/izum/e-prirocniki/3_COMARC_H/Cel_3_COMARC_H.pdf).

Posamezen naslov iz sistema WinKnj se po določenih iskalnih kriterijih poišče v vzajemni bazi COBIB.SI (v nadaljevanju: vzajemna baza). Najdeni zapis v vzajemni bazi se vpiše v lokalno bazo knjižnice. Tako se torej ne vpiše zapis iz WinKnj, ampak se isti zapis vpiše iz vzajemne baze, tj. iz sistema COBISS.SI. Temu zapisu iz vzajemne baze se nato dodajo podatki o zalogi, ki se seveda predhodno konvertirajo iz sistema WinKnj v format COMARC/H.
Zapise (naslove) iz WinKnj, ki jih po določenih iskalnih kriterijih ni mogoče najti v vzajemni bazi, zapišemo v t. i. dnevniško datoteko (angl. log file). Ko je konverzija zaključena, v knjižnici nato »ročno« uredijo te zapise, in sicer s prevzemanjem zapisa iz vzajemne baze.

V IZUM-u že imamo razvit program, s katerim izvedemo konverzijo podatkov o zalogi iz sistemov WinKnj v sistem COBISS.SI, in sicer v format COMARC/H. Vhodna datoteka v ta program je Excelova konverzijska tabela (gl. vzorec Konv-excel-tbl) posamezne knjižnice. Ker pa v programu WinKnj ni bilo enotnega, predpisanega formata za vnos podatkov o zalogi, so knjižnice pri vnosu podatkov o zalogi imele proste roke in praksa je pokazala, da je pri vsaki konverziji potrebno večje ali manjše prilagajanje te Excelove konverzijske tabele in prav zato v programu za konverzijo ni mogoče za vse knjižnice uporabiti iste Excelove konverzijske tabele (gl. vzorec Konv-excel-tbl).

Konverzija poteka v več korakih: Potek konverzije

Izkušnje IZUM-a

IZUM je v preteklosti izvedel konverzije za 22 šolskih knjižnic. Največji izziv pri konverzijah je vsekakor porabljen čas. Analiza opravljenih konverzij je pokazala, da je vsaka konverzija od začetka pogovorov v povprečju trajala 125 dni za vsako knjižnico.
Seveda trajanje konverzije (od začetka pogovorov o konverziji do izvedbe v pravi bazi) ni povezano le z obsegom dela, potrebnega za izvedbo vseh korakov konverzije, ampak tudi s čakanjem na odgovore. Sodelavci v knjižnicah in v IZUM-u se tudi ne ukvarjamo samo s konverzijami, tukaj so še zahteve bibiliografskega in pedagoškega procesa, druge delovne naloge, bolniške, porodniške itd.

Za primer: Zahvaljujemo se knjižnici OŠ Polje za članek v reviji Šolska knjižnica na temo konverzije iz WinKnj v COBISS, želeli pa bi poudariti, da je postopek konverzije za to knjižnico trajal več kot 300 dni.

In zakaj ni možen prenos zapisov, ki so dejansko bili prevzeti iz COBISS-a, nazaj v COBISS zgolj v nekaj urah?