Organizacija znanja letnik 9, zvezek 2, 2004

DOI:10.3359/oz0402037

VZPOSTAVITEV NORMATIVNE KONTROLE V KNJIŽNIČNEM INFORMACIJSKEM SISTEMU COBISS.SI, SLOVENIJA*

Marta Seljak

Tadeja Brešar

Lidija Curk

Matjaž Zalokar

Andreja Tominac

Gordana Popović

Anka Rogina

Alojz Urbajs

Institut informacijskih znanosti (IZUM), Maribor, Slovenija, kontaktni naslov: marta.seljak@izum.si


Kazalo

UVOD
ZGODOVINA
KONCEPTUALNA IZHODIŠČA
Ena normativna baza podatkov ali več?
Povezovanje zapisov
Obseg normativne kontrole
Priprava začetne normativne baze podatkov
Variantne značnice
Začetno povezovanje zapisov
Nepovezana polja
Programsko usklajevanje zapisov
PROGRAMSKA OPREMA ZA VZAJEMNO KATALOGIZACIJO
Vnos v polja za osebne avtorje v bibliografskih zapisih
Vnos kratkih normativnih zapisov
Prevzemanje zapisov iz baze podatkov LC Names
Poseben ukaz za povezovanje
Ažuriranje normativnih zapisov
POTEK VZPOSTAVITVE NORMATIVNE KONTROLE
IZKUŠNJE Z NORMATIVNO KONTROLO
NAČRTI
ZAKLJUČEK
Literatura

*Objavljeno z dovoljenjem Emerald Group Publishing Limited. Članek je bil prvič objavljen kot: Seljak, M. et al. (2004), “Implementation of authority control in the Cobiss.SI library information system, Slovenia”, New Library World, Vol. 105, No. 5/6, 203-212

POVZETEK

Opisan je potek postopne uvedbe normativne kontrole v knjižnični informacijski sistem COBISS v Sloveniji (COBISS.SI). Začetna normativna baza podatkov CONOR.SI je ob vzpostavitvi štela nekaj več kot 24.000 normativnih zapisov za osebne avtorje, predvsem slovenske, iz založniške produkcije zadnjih nekaj let. Kreirana je bila programsko na osnovi osebnih bibliografij raziskovalcev in slovenske nacionalne bibliografije za monografske publikacije v COBISS.SI. Opisana so tudi glavna konceptualna izhodišča, ki se nanašajo na celotno logiko vzpostavitve normativne kontrole, nadgradnja programske opreme za vzajemno katalogizacijo, ki jo takšna vzpostavitev zahteva, in sam potek vzpostavitve. Podane so tudi nekatere izkušnje pri katalogizaciji z normativno kontrolo v sistemu COBISS.SI ter načrti v zvezi z vzpostavljanjem normativne kontrole za druge vrste značnic.

ABSTRACT

Describes a process of gradual implementation of authority control in the COBISS library information system in Slovenia (COBISS.SI). The CONOR.SI initial authority database contained, at the time of its implementation, over 24,000 authority records for personal authors, mostly Slovenian, from publishing production of the last few years. It was created automatically based on personal bibliographies of Slovenian researchers and the Slovenian national bibliography for monographs in COBISS.SI. Also describes: major conceptual issues related to the entire implementation logic of authority control; the upgrading of software for shared cataloguing required by the implementation of authority control; and the implementation process itself. Presents some experiences related to cataloguing with authority control within COBISS.SI together with plans on the subsequent implementation of authority control for other types of headings.

KLJUČNE BESEDE

knjižnice; informacijski sistemi; katalogizacija; kontrolni sistemi; Slovenija; baze podatkov; vzajemna katalogizacija

KEYWORDS

libraries; information systems; cataloguing; control systems; Slovenia; databases; shared cataloguing

UVOD

Knjižnični informacijski sistem COBISS.SI (Kooperativni online bibliografski sistem in servisi – http://cobiss.izum.si) je rezultat uspešnega sodelovanja med Institutom informacijskih znanosti (IZUM), Maribor, Slovenija, kot knjižničnim informacijskim servisom, in slovenskimi knjižnicami, ki v sistemu sodelujejo. Trenutno v sistemu COBISS.SI aktivno sodeluje nad 270 knjižnic – med njimi nacionalna knjižnica, vse univerzitetne in visokošolske knjižnice, vse splošne knjižnice, večina specialnih knjižnic in tudi nekaj šolskih knjižnic.

Začetek razvoja sistema sega v leto 1987, ko je bil vzpostavljen sistem vzajemne katalogizacije za celotno nekdanjo Jugoslavijo. Tik pred razpadom Jugoslavije (leta 1991) je IZUM promoviral sistem COBISS kot nadgradnjo sistema vzajemne katalogizacije. Kasneje se je COBISS nadalje razvijal v glavnem kot slovenski knjižnični informacijski sistem, po letu 1998 pa so bili postopoma vzpostavljeni avtonomni nacionalni knjižnični informacijski sistemi na platformi COBISS tudi v večini drugih novonastalih državah na področju nekdanje Jugoslavije (Seljak in Seljak, 2000).

Leta 2003 je bil podpisan sporazum o vzpostavitvi mreže COBISS.Net s ciljem, da se med seboj povežejo avtonomni knjižnični informacijski sistemi Bosne in Hercegovine (COBISS.BH), Črne gore (COBISS.CG), Makedonije (COBISS.MK), Slovenije (COBISS.SI) in Srbije (COBISS.SR) ter da se knjižnicam v mreži zagotovi možnost prevzemanja zapisov iz katere koli nacionalne vzajemne bibliografske baze podatkov. Ob tem je IZUM (2003a) prevzel vlogo koordinatorja projekta.

Pri vzpostavitvi normativne kontrole je imela ključni pomen arhitekturna zasnova COBISS-a, ki temelji na vzajemni bibliografski bazi podatkov COBIB in z njo povezanih distribuiranih lokalnih bazah podatkov sodelujočih knjižnic. Skladno s to zasnovo se bibliografski zapis ob vnosu v lokalno bibliografsko bazo podatkov programsko kopira tudi v COBIB, od koder ga lahko v svoje lokalne baze podatkov prevzamejo druge knjižnice. Knjižnice lahko bibliografski zapis ažurirajo v svoji lokalni bibliografski bazi podatkov, pri tem pa se pripadajoči bibliografski zapis v COBIB-u ažurira, če ima katalogizator ustrezno pooblastilo. Tudi katalogizator, ki želi ažurirati bibliografski zapis samo v COBIB-u, potrebuje za to posebno pooblastilo. Žal se dogaja, da nekatere knjižnice poskrbijo le za ažurnost zapisov v svojih lokalnih bibliografskih bazah podatkov, ne pa tudi v COBIB-u, čeprav imajo za to ustrezno pooblastilo. Zato so v bibliografskih lokalnih bazah podatkov bibliografski zapisi velikokrat popolnejši od zapisov v COBIB-u, kar zmanjšuje učinkovitost sistema. Pri načrtovanju normativne kontrole smo se zavedali, da se bo to odrazilo tudi v vzajemni katalogizaciji z normativno kontrolo in da bo večjo usklajenost med COBIB-om in lokalnimi bibliografskimi bazami podatkov možno doseči šele po uveljavitvi nekaterih konceptualnih sprememb v sistemu vzajemne katalogizacije v naslednjih fazah razvoja.

Snovalci COBISS-a so se že od vsega začetka zavedali pomena normativne kontrole pri izgradnji bibliografskih baz podatkov. Tako so že pred petnajstimi leti ob drugih funkcionalnostih sistema napovedovali tudi skorajšnjo vzpostavitev normativne kontrole (Seljak idr., 1988). Napoved se je uresničila v začetku leta 2003 z vzpostavitvijo normativne kontrole osebnih imen avtorjev v COBISS.SI.

ZGODOVINA

Prvo praktično seznanjanje s funkcionalnostmi normativne kontrole se je v IZUM-u začelo z razvojem prototipa za izgradnjo geslovnika za Nacionalno knjižnico Srbije v Beogradu, vendar je IZUM projekt z razpadom nekdanje Jugoslavije opustil.

Z raziskovanjem načinov in možnosti uvedbe normativne kontrole v sistem COBISS.SI je IZUM nadaljeval kasneje. Še posebej intenzivno se je temu projektu posvetil v letih 1997 in 1998. Večina dogovarjanj o konceptualnih vprašanjih je potekala v okviru delovne skupine za normativno kontrolo, ki so jo sestavljali strokovnjaki iz Narodne in univerzitetne knjižnice (NUK) in nekaterih večjih slovenskih knjižnic (Seljak in Seljak, 2002).

Najprej je bilo treba rešiti vprašanje, kaj naj tvori osnovo za normativno bazo podatkov. Ko je bilo jasno, da v Sloveniji nimamo ustreznih normativnih virov, smo vso pozornost usmerili v bibliografske podatke v slovenski vzajemni bibliografski bazi podatkov (COBIB.SI) kot možni podlagi za programsko kreirane normativne zapise.

S tem namenom je bila leta 1994 opravljena prva analiza COBIB.SI (IZUM, 1994). Rezultati analize so pokazali, da bi bilo iz zapisov v bibliografskih bazah podatkov smiselno uporabiti značnice za osebne avtorje, za druge vrste značnic pa to ne bi bilo priporočljivo predvsem zaradi premalo zanesljivih podatkov in drugih nedoslednosti pri določanju oblike značnic. Jasno je bilo, da naj bi vzpostavitev normativne kontrole potekala postopoma, pri čemer bi začeli z imeni osebnih avtorjev. Tak pristop nam je narekoval tudi sam projekt. Dobro smo se namreč zavedali njegove kompleksnosti in pomanjkanja izkušenj na tem področju.

Isto leto je IZUM izdal slovenski prevod (UNIMARC, 1994) formata UNIMARC za normativne podatke (IFLA, 1991). V sistemu COBISS uporabljamo za izmenjavo bibliografskih podatkov format COMARC za bibliografske podatke (IZUM, 1991), ki temelji na formatu UNIMARC (IFLA UBCIM Programme, 1994). Že takrat smo predvideli, da bi lahko format, ki temelji na UNIMARC-u, ustrezal tudi normativnim podatkom.

Prva verzija prototipne normativne baze podatkov z imenom CONOR, V1.0, je bila pripravljena novembra 1996 (Debeljak, 1997). Takrat je bilo v COBIB.SI več kot milijon bibliografskih zapisov z več kot milijon in pol polj za osebna imena, na podlagi katerih je bilo programsko kreiranih skoraj pol milijona normativnih zapisov. Že na začetku je bilo očitno, da bo ta verzija le izhodišče za nadaljnje delo. Zaradi na splošno slabše kvalitete tako dobljenih normativnih zapisov (npr. podvojeni zapisi za istega avtorja, nerazlikovanje med soimenjaki itd.) in samega obsega baze podatkov bi bilo treba opraviti ogromno redakcijskega dela. Razen tega bi bilo treba zapise dopolniti še z vsemi ustreznimi normativnimi podatki in drugimi opombami, kot to predpisujejo katalogizacijska pravila.

V naslednjih dveh letih je IZUM na osnovi odločitev, sprejetih v okviru delovne skupine za normativno kontrolo, kreiral še dve prototipni verziji, v katerih smo začetni izbor osebnih imen avtorjev vsakič nekoliko zmanjšali (Seljak idr., 1999). Tretja verzija, CONOR V3.0, ki je bila kreirana v aprilu 1998, je tako vsebovala nekaj več kot 12.000 normativnih zapisov. Število izbranih imen osebnih avtorjev smo zmanjševali z namenom, da bi dobili čim bolj kakovostne zapise, ki bi jih bilo možno redigirati v doglednem času. Ti redigirani zapisi bi lahko nato tvorili začetno normativno bazo podatkov, ki bi jo kasneje dograjevali z novimi zapisi.

Skladno z mnenjem, da predstavlja CONOR, V3.0, solidno osnovo za nadaljnje delo, je IZUM:

  • pripravil predlog ključa za razdelitev normativnih zapisov, ki naj bi jih posamezne knjižnice redigirale;

  • predlagal način povezovanja normativnih zapisov z bibliografskimi (IZUM, 1998a);

  • pripravil delovno verzijo priročnika COMARC za normativne podatke (IZUM, 1998b), ki v glavnem temelji na slovenskem prevodu formata UNIMARC za normativne podatke (UNIMARC, 1994) in je prirejen posebnostim formatov COMARC[1];

  • podal predlog za potrebno nadgradnjo programske opreme za vzajemno katalogizacijo; in

  • pripravil algoritem za programsko kreiranje povezav pred vzpostavitvijo normativne kontrole.

Predloge rešitev smo predstavili delovni skupini, vendar smo jih kasneje opustili, ker je NUK nenadoma spremenil stališča in ponudil popolnoma drugačen pristop k rešitvi problema. NUK je predlagal, da se vsa osebna imena avtorjev iz obstoječih bibliografskih baz podatkov (slovenska in tuja ter osebna imena kot predmetne oznake) vključijo v normativno bazo podatkov; hkrati se preko identifikacijskih številk (ID-jev) ustreznih normativnih zapisov oblikujejo povezave med normativnimi in bibliografskimi zapisi (NUK, 1998).

Prednost takega pristopa bi bila v tem, da bi se za vse osebne avtorje kreirali normativni zapisi. Ker bi bila v bibliografskih zapisih vsa polja za osebne avtorje programsko povezana, bi bilo možno realizirati iskanje osebnih avtorjev preko normativne baze podatkov.

Čeprav smo se v IZUM-u zavedali, da izvedba projekta v obsegu, ki so ga zahtevali v NUK-u, ne more biti uspešna, smo upoštevaje njihove zahteve v letu 2000 pripravili prototipno verzijo CONOR, V4.4, ki je vsebovala skoraj 700.000 zapisov. Hkrati smo pripravili tudi prototipno programsko opremo za vzajemno katalogizacijo z normativno kontrolo in kreirali povezave med normativnimi zapisi in ustreznimi polji za osebna imena v testni bazi podatkov COBIB.SI in lokalnih bibliografskih bazah podatkov (IZUM, 2000).

Sledilo je testiranje normativne baze podatkov CONOR, V4.4, testne vzajemne bibliografske baze podatkov in lokalnih bibliografskih baz podatkov ter programske opreme za vzajemno katalogizacijo, pri katerem so sodelovali člani delovne skupine za normativno kontrolo in drugi zainteresirani katalogizatorji. Testiranje je pokazalo, da vsebuje normativna baza podatkov preveč napak. Ker je redaktorjev s potrebnim znanjem in izkušnjami v Sloveniji malo, bi bilo nemogoče bazo podatkov prečistiti do take mere, da bi jo katalogizatorji lahko pri svojem delu uporabljali kot koristen in učinkovit pripomoček.

Decembra 2001 je bila tako pripravljena verzija CONOR, V5.1 (IZUM, 2001b). Vsebovala je približno 20.000 normativnih zapisov za slovenske raziskovalce in slovenske avtorje iz slovenske knjižne produkcije zadnjih nekaj let. Ta verzija je, redigirana in dopolnjena z novimi zapisi, tvorila začetno normativno bazo podatkov CONOR.SI, ki je ob vključitvi v sistem vzajemne katalogizacije aprila 2003 štela nekaj več kot 24.000 normativnih zapisov.

KONCEPTUALNA IZHODIŠČA

Preden smo se lotili vzpostavitve normativne kontrole, je bilo treba rešiti nekaj bistvenih vprašanj v zvezi s celotno logiko vzpostavitve, vključno z delovanjem normativne kontrole v praksi.

Ena normativna baza podatkov ali več?

Začetno vprašanje je bilo, ali bi imeli, podobno kot pri bibliografskih bazah podatkov, poleg centralne normativne baze podatkov tudi več distribuiranih normativnih baz podatkov ali eno samo, ki bo skupna vsem knjižnicam.

Distribuirane normativne baze podatkov bi imele to prednost, da bi vsebovale samo zapise za značnice, ki dejansko odražajo stanje v katalogu posamezne knjižnice. Ker pa bi bila vzpostavitev in sprotno ažuriranje distribuiranih normativnih baz podatkov tehnično in organizacijsko prezahtevna, smo se odločili za eno centralno normativno bazo podatkov.

Povezovanje zapisov

Pri načinu povezovanja značnic v normativnih zapisih z ustreznimi značnicami v bibliografskih zapisih smo se odločali med možnostjo:

  1. povezovanja na osnovi ujemanja značnic v normativnih in bibliografskih zapisih ali

  2. povezovanja na osnovi podpolja 3 z ID-jem normativnega zapisa, ki se doda ustreznim poljem v bibliografskih zapisih.

Odločili smo se za drugo možnost, saj jo predvideva tudi format UNIMARC za normativne podatke (IFLA UBCIM Programme, 2001). Podpolje 3 z ID-jem normativnega zapisa, ki se doda v polje z značnico v bibliografskem zapisu, namreč omogoča razmeroma enostaven algoritem za usklajevanje značnic v bibliografskih bazah podatkov z značnicami, ki so se v normativni bazi podatkov spremenile.

Obseg normativne kontrole

Odločitev, da se najprej vzpostavi normativna kontrola osebnih imen, je bila sprejeta že v začetni fazi projekta. Kasneje smo to odločitev omejili le na osebna imena avtorjev, medtem ko naj bi osebna imena kot predmetne oznake, podobno kot druge vrste značnic, reševali v eni od naslednjih faz projekta. Pri tem nismo izključili možnosti, da se za osebna imena avtorjev in osebna imena kot predmetne oznake uporabi ista normativna baza podatkov.

Priprava začetne normativne baze podatkov

Različne verzije CONOR kažejo na številne poskuse pri iskanju pravega izbora imen za začetno normativno bazo podatkov. Nazadnje smo dali prednost kvaliteti pred kvantiteto. V IZUM-u smo se zavedali, da bo pred vzpostavitvijo normativne kontrole nujno potrebna redakcija programsko kreirane normativne baze podatkov. Zato smo morali najti precej omejen izbor bibliografskih zapisov, ki bi omogočal programsko kreiranje kakovostnih normativnih zapisov.

V verziji CONOR, V5.1, na kateri je temeljila začetna normativna baza podatkov, so bili nazadnje programsko kreirani samo normativni zapisi za slovenske avtorje iz produkcije zadnjih nekaj let. Kreirani so bili na osnovi:

  • osebnih bibliografij slovenskih raziskovalcev in

  • slovenske nacionalne bibliografije za monografske publikacije.

Osebne bibliografije raziskovalcev, ki so ena od posebnosti sistema COBISS.SI (Seljak in Seljak, 2000), se vodijo že od leta 1994 naprej po enotno določeni metodologiji. Zapis za bibliografijo raziskovalca mora ob bibliografskih podatkih vključevati tudi enotni ID avtorja v obliki šifre raziskovalca, šifro raziskovalne organizacije, ki ji raziskovalec pripada, in tipologijo dokumentov/del, ki jo običajno določi avtor. Ti podatki so bili v dragoceno pomoč pri načrtovanju in samem postopku vzpostavitve normativne kontrole.

Bibliografski zapisi so vsebovali tudi posebna polja za variantne značnice za osebne avtorje[2]. Na osnovi teh polj smo v ustrezne programsko kreirane normativne zapise vpisali tudi vse variantne oblike imena za osebnega avtorja.

Variantne značnice

V skladu s katalogizacijsko prakso pred vzpostavitvijo normativne kontrole za osebna imena avtorjev so se v bibliografske zapise vnašale tudi variantne značnice. Pri osebnih imenih avtorjev so se vnašale samo variantne značnice za tiste oblike imena, ki so bile navedene na opisovani enoti in so se razlikovale od enotne značnice. V primerjavi s formatom UNIMARC so polja za vnos variantnih značnic v bibliografskih zapisih posebnost formata COMARC za bibliografske podatke (IZUM, 1991). Uporabljala so se kot začasna rešitev namesto normativne kontrole. Z dodajanjem variantnih značnic v bibliografske zapise poleg iskanja tudi po variantnih značnicah omogočamo še izdelavo raznih bibliografskih izpisov (npr. kataložni listki, kazala pri bibliografijah).

Z uvedbo normativne kontrole se je pokazalo, da bodo pri osebnih imenih avtorjev potrebne določene spremembe v zgoraj omenjeni praksi. Programsko usklajevanje variantnih značnic v bibliografskih zapisih bi bilo sicer ob spremembah v normativnih zapisih neizvedljivo, katalogizatorji pa bi kljub uvedbi normativne kontrole za osebna imena avtorjev v bibliografske zapise še vedno morali ročno dodajati polja za variantne značnice z obliko imena, kot je na enoti.

Začetno povezovanje zapisov

V času ko je potekala redakcija začetne normativne baze podatkov, je COBIB.SI vseboval več kot 2 milijona bibliografskih zapisov, vse lokalne bibliografske baze podatkov pa skoraj 6 milijonov zapisov. Bilo je očitno, da bi ob vzpostavitvi normativne kontrole bilo ročno povezovanje neizvedljivo. Zato smo po končani redakciji predvideli programsko povezovanje normativnih in bibliografskih zapisov v vseh bibliografskih bazah podatkov. Na ta način naj bi zagotovili učinkovit prehod na katalogizacijo z normativno kontrolo in v določeni meri zmanjšali potrebo po ročnem povezovanju normativnih zapisov z bibliografskimi.

Da bi se izognili napakam pri začetnem povezovanju, je bilo ob redakciji začetne normativne baze podatkov treba popraviti tudi nekatere značnice v bibliografskih zapisih.

Nepovezana polja

Zavedali smo se, da bo glede na razmeroma majhen obseg začetne normativne baze podatkov veliko polj za osebna imena avtorjev po izvedenem začetnem povezovanju ostalo nepovezanih. Rešitev problema, kako povezati nov normativni zapis z velikim številom obstoječih nepovezanih bibliografskih zapisov z istim avtorjem, je bila ustrezna nadgradnja programske opreme za vzajemno katalogizacijo. V ta namen smo predvideli poseben ukaz za povezovanje.

Enak postopek naj bi prav tako omogočil prevezovanje nepravilno povezanih bibliografskih zapisov na normativni zapis za “pravega” avtorja.

Programsko usklajevanje zapisov

Za programsko usklajevanje normativnih in bibliografskih zapisov, ki naj odraža spremembe v značnicah normativnih zapisov, je bilo na voljo več možnosti. Odločili smo se za dnevno usklajevanje v COBIB.SI in občasno usklajevanje v lokalnih bibliografskih bazah podatkov pod pogojem, da so spremenjene značnice v normativnih zapisih hkrati tudi verificirane.

Za ta namen smo predvideli poseben postopek, ki naj bi se izvajal ponoči v načinu “off-line”. Z njim bi zagotovili tudi prevezovanje polj za osebne avtorje v bibliografskih zapisih, ki so povezana z normativnimi zapisi, označenimi za brisanje. Namesto ID-ja brisanega normativnega zapisa bi se v takih primerih v podpolje 3 v bibliografskem zapisu programsko vpisal ID ustreznega veljavnega normativnega zapisa.

PROGRAMSKA OPREMA ZA VZAJEMNO KATALOGIZACIJO

Uvedba normativne kontrole je zahtevala določeno nadgradnjo programske opreme COBISS2/Katalogizacija za vzajemno katalogizacijo. Uvedli smo več novih funkcionalnosti, ki naj bi olajšale delo katalogizatorjem in hkrati zagotovile potrebne kontrole pri vnosu podatkov. Novo verzijo COBISS2/Katalogizacija, V7.0 (IZUM, 2003c), smo razvijali in testirali, medtem ko je redakcija začetne normativne baze podatkov še potekala. Vzporedno smo tudi nadgradili programsko opremo za usklajevanje zapisov.

V nadaljevanju so opisane dodane glavne funkcionalnosti verzije 7.0, ki smo jo začeli uporabljati ob vzpostavitvi normativne kontrole.

Vnos v polja za osebne avtorje v bibliografskih zapisih

Z uvedbo normativne kontrole za imena osebnih avtorjev se je v bibliografskih zapisih bistveno spremenil vnos v polja za osebne avtorje. Značnic za osebne avtorje ni več mogoče vnašati neposredno. Namesto tega imamo na voljo seznam značnic iz normativne baze podatkov, v katerem lahko izberemo značnico za določenega avtorja pod pogojem, da že obstaja. S tem se v podpolje 3 polja za osebnega avtorja programsko vpiše ID normativnega zapisa in na ta način vzpostavi povezava med poljem in ustreznim normativnim zapisom. Če poznamo ID ustreznega normativnega zapisa, ga lahko v podpolje 3 vpišemo ročno.

Vnos kratkih normativnih zapisov

V CONOR.SI lahko neposredno dela le manjše število katalogizatorjev, ki imajo potrebne izkušnje in so pred tem opravili ustrezno dodatno izobraževanje. Ti katalogizatorji lahko kreirajo popolne normativne zapise in ažurirajo že obstoječe. Katalogizatorji, ki nimajo neposrednega dostopa do CONOR.SI, pa imajo možnost, da v primeru, ko v normativni bazi podatkov še ni zapisa za določenega avtorja, kreirajo kratki normativni zapis kar ob vnosu ali ažuriranju bibliografskih zapisov. V kratki normativni zapis lahko poleg enotne značnice vnesejo še variantne značnice, jezik in nacionalnost avtorja, datum rojstva in/ali smrti avtorja, tudi kadar le-ta ni del značnice[3], in nekatere opombe.

V zapis se kot podatek o viru značnice programsko doda tudi skrajšani bibliografski opis iz bibliografskega zapisa, ki se kreira ali ažurira.

Po zaključenem vnosu se zapis shrani v CONOR.SI, njegov ID pa programsko doda v podpolje 3. Kratki normativni zapisi naj bi se kasneje pregledali in dopolnili v popolne normativne zapise.

Katalogizator ima tudi možnost, da pri vnosu ali ažuriranju bibliografskega zapisa doda nove variantne značnice v kateri koli obstoječ normativni zapis.

Prevzemanje zapisov iz baze podatkov LC Names

COBISS2/Katalogizacija, V7.0, omogoča prevzemanje normativnih zapisov za osebne avtorje iz baze podatkov LC Names, nameščene na IZUM-ovem strežniku. Prevzemanje se zlasti priporoča pri tujih avtorjih, kadar zanje v CONOR.SI še ni normativnega zapisa.

Normativne zapise lahko prevzemamo na dva načina:

  • ko delamo v CONOR.SI (prevzamejo se podatki iz vseh pomembnih polj); ali

  • ko kreiramo nov bibliografski zapis ali ažuriramo obstoječega (prevzamejo se samo najosnovnejši podatki).

V obeh primerih se prevzeti zapisi programsko konvertirajo iz formata MARC 21 za normativne podatke v format COMARC/A. Pred shranjevanjem mora katalogizator zagotoviti, da so zapisi usklajeni s slovenskimi katalogizacijskimi pravili (Doberšek, 1999).

Poseben ukaz za povezovanje

Poseben ukaz, ki je bil dodan v programsko opremo za vzajemno katalogizacijo, omogoča, da z ustreznim normativnim zapisom povežemo več bibliografskih zapisov hkrati, kar je hitrejše od redigiranja vsakega bibliografskega zapisa posebej. Ta ukaz, ki se uporablja predvsem za povezovanje večjega števila nepovezanih bibliografskih zapisov in prevezovanje napačno povezanih bibliografskih zapisov, lahko uporabljajo le katalogizatorji s posebnim pooblastilom.

Po potrditvi značnice normativnega zapisa in vsakega bibliografskega zapisa z značnico, ki jo je treba povezati ali prevezati, se polju s to značnico programsko doda podpolje 3, značnica pa se nato uskladi z normativno značnico.

Ažuriranje normativnih zapisov

Zapise v CONOR.SI je možno ažurirati posredno ali neposredno, odvisno od pooblastila, ki ga ima katalogizator. Katalogizatorji s polnim dostopom do normativne baze podatkov lahko neposredno ažurirajo celotne normativne zapise, medtem ko lahko tisti brez pooblastila ažurirajo normativne podatke le v omejenem obsegu, ko delajo v bibliografski bazi podatkov.

Katalogizatorji s polnim dostopom do CONOR.SI uporabljajo isto programsko opremo kot za bibliografske baze podatkov, vendar z drugačnimi polji, šifranti, iskalnimi indeksi in prikazi zapisov. Dodatna možnost, ki jo imajo ti katalogizatorji na voljo, je “prisvajanje” normativnih zapisov za izbrane avtorje. Fakultetna knjižnica si lahko npr. “prisvoji” normativni zapis za predavatelja, ki predava na matični fakulteti, saj ga verjetno najbolje pozna. Takšnih normativnih zapisov katalogizatorji iz drugih knjižnic ne morejo več ažurirati. Izjema so le katalogizatorji, ki imajo kot redaktorji, zadolženi za celovito redakcijo normativne baze podatkov, višje pooblastilo.

POTEK VZPOSTAVITVE NORMATIVNE KONTROLE

Pred vzpostavitvijo normativne kontrole je bilo treba opraviti redakcijo programsko kreirane začetne normativne baze podatkov. Zavedali smo se, da bo za katalogizatorje prehod na katalogizacijo z normativno kontrolo zahteven korak v njihovi dotedanji praksi. Neredigirana normativna baza podatkov jim tega prehoda prav gotovo ne bi olajšala, še zlasti, če upoštevamo, da naj bi z normativno kontrolo na tak ali drugačen način delali vsi katalogizatorji s pooblastilom za kreiranje novih bibliografskih zapisov, ne glede na znanje in izkušnje. Z opravljeno redakcijo pa bi ob vzpostavitvi normativne kontrole dobili normativno bazo podatkov s popolnimi normativnimi zapisi, ki bi imeli verificirane značnice za najbolj pogoste slovenske avtorje.

Predvideli smo, da bomo za redakcijo, ki se je začela v začetku leta 2002, potrebovali približno eno leto. Normativne zapise smo razdelili med približno 130 knjižnic glede na to, katera knjižnica je kreirala največ bibliografskih zapisov z določenim avtorjem. Največ, približno 7.000, jih je dobil NUK. Dodatno redakcijsko delo sta opravila IZUM in NUK, ker nekatere knjižnice iz različnih razlogov svojih zapisov niso redigirale. V času, ki je bil predviden za redakcijo, pa je bilo možno za osebna imena avtorjev po potrebi kreirati tudi nove normativne zapise.

Pred začetkom redakcije so knjižnice prejele ustrezna navodila (IZUM, 2001b) in novo verzijo priročnika COMARC/A (IZUM, 2001a), ki je že vseboval novosti iz najnovejše verzije formata UNIMARC za normativne podatke (IFLA UBCIM Programme, 2001). Hkrati je IZUM izvedel več enodnevnih tečajev za bodoče redaktorje. V tem času je vse knjižnice redno obveščal o spremenjenih značnicah v normativnih zapisih. Na podlagi teh obvestil so knjižnice v svojih lokalnih bibliografskih bazah podatkov lahko preverjale zapise in jih v primerih, ko so bili pripisani napačnemu avtorju, tudi popravile. Na ta način smo želeli zagotoviti, da se pri začetnem povezovanju ne bi pojavile napake.

Januarja 2003 je bila programska oprema za vzajemno katalogizacijo z normativno kontrolo COBISS2/Katalogizacija, V6.0, razvita in testirana do te mere, da smo lahko začeli z izobraževanjem katalogizatorjev. Izobraževanje, ki je bilo obvezno za vse katalogizatorje s pooblastilom za kreiranje novih bibliografskih zapisov v COBIB.SI, je izvajal IZUM v sodelovanju z NUK-om.

Verzijo 6.0 smo med potekom izobraževanja nenehno dopolnjevali na osnovi pripomb, zbranih na tečajih, in na osnovi novih ugotovitev pri internem testiranju. Dopolnjena verzija programske opreme COBISS2/Katalogizacija, V6.4 (IZUM, 2003b), je bila namenjena za obsežnejše testiranje, ki so ga izvedli zainteresirani katalogizatorji. Za testiranje smo pripravili tudi novo verzijo priročnika COMARC/A (IZUM, 2003d), ki smo ga dopolnili z novimi primeri.

Konec marca 2003, ko je bila zaključena redakcija skoraj celotne začetne normativne baze podatkov (neredigiranih je ostalo nekaj manj kot 10 % zapisov) in je bila pripravljena verzija 7.0 (IZUM, 2003c), so se začele končne priprave na vzpostavitev normativne kontrole. Takoj zatem smo izdelali načrt za prehod na normativno kontrolo znotraj sistema vzajemne katalogizacije. Načrt smo realizirali med 18. in 21. aprilom 2003, ko je bila večina knjižnic zaradi velikonočnih praznikov zaprta.

Med bolj zahtevnimi postopki je bil postopek začetnega povezovanja normativnih zapisov z bibliografskimi zapisi v vseh bibliografskih bazah podatkov. Postopek smo izvedli na osnovi:

  • ujemanja šifer raziskovalcev ali

  • ujemanja enotnih značnic v normativnih in bibliografskih zapisih.

Za povezovanje normativnih zapisov z bibliografskimi je bil še zlasti pomemben podatek o šifri raziskovalca pri slovenskih avtorjih, ki se ukvarjajo z znanstvenoraziskovalnim delom[4]. Podatek se pri katalogizaciji s precejšnjo doslednostjo preverja v COBIB.SI, velikokrat ob sodelovanju z raziskovalci, ki skrbijo, da so bibliografski zapisi z njihovo šifro tudi dejansko zapisi za njihova dela.

Pri kreiranju začetne normativne baze podatkov smo v normativne zapise skupaj z enotnimi značnicami za imena osebnih avtorjev prenesli tudi šifre raziskovalcev, ki so tudi med redakcijo ostale nespremenjene. Začetno povezovanje normativnih zapisov z bibliografskimi je potekalo tako, da so se enotne značnice v bibliografskih zapisih v poljih za osebne avtorje, ki so vsebovala šifro raziskovalca, programsko nadomestile z enotnimi značnicami iz normativnih zapisov pod pogojem, da se je šifra raziskovalca ujemala. Na ta način smo z ustreznimi normativnimi zapisi povezali približno 750.000 polj za osebne avtorje v bibliografskih zapisih v COBIB.SI.

Začetna normativna baza podatkov je poleg zapisov s šifro raziskovalca vsebovala tudi zapise za avtorje, ki niso raziskovalci in zato nimajo šifre raziskovalca. Takšni zapisi so se na osnovi ujemanja enotnih značnic programsko povezali z ustreznimi polji za osebne avtorje v bibliografskih zapisih pod pogojem, da niso vsebovala šifre raziskovalca. Na ta način smo z normativnimi zapisi povezali približno 190.000 polj za osebne avtorje v bibliografskih zapisih v COBIB.SI.

Ob vzpostavitvi normativne kontrole je bila tako povezana približno ena tretjina vseh polj za osebne avtorje v COBIB.SI in vseh lokalnih bibliografskih bazah podatkov.

Tabela 1 prikazuje odstotke vseh povezanih polj za osebne avtorje in preko njih povezanih bibliografskih zapisov (z vsaj enim povezanim poljem) v COBIB.SI, v lokalnih bibliografskih bazah podatkov NUK-a in IZUM-a ter v vseh lokalnih bibliografskih bazah podatkov skupaj.

Tabela 1. Odstotki povezanih polj in zapisov

IZKUŠNJE Z NORMATIVNO KONTROLO

IZUM budno spremlja delovanje sistema vzajemne katalogizacije z normativno kontrolo. To je zlasti pomembno za nadaljnje načrtovanje normativne kontrole in druge izboljšave, ki so potrebne za učinkovito in nemoteno delovanje sistema vzajemne katalogizacije.

V sedmih mesecih od vzpostavitve normativne kontrole je bilo kreiranih več kot 90.000 novih normativnih zapisov, kar pomeni približno 3.000 novih zapisov na teden, ob tem da se število novih zapisov počasi zmanjšuje. Od vseh novih normativnih zapisov je originalno kreiranih zapisov 60 %, preostali so prevzeti iz LC Names. Tretjina vseh zapisov ima verificirane značnice, kar pa še ne pomeni, da so to tudi popolni normativni zapisi. Preostali dve tretjini v glavnem sestavljajo kratki normativni zapisi.

Skupaj z manjšimi popravki je na teden redigiranih samo 600 normativnih zapisov, od katerih jih ima le približno polovica verificirano značnico. Upoštevajoč prirast novih normativnih zapisov, je delež popolnih redigiranih zapisov dokaj majhen.

Z normativnimi zapisi s spremenjenimi značnicami se vsak teden programsko uskladi povprečno 4.000 bibliografskih zapisov iz COBIB.SI.

Neskladje med številom popolnih redigiranih zapisov in neredigiranih, večinoma kratkih normativnih zapisov, se hitro povečuje na škodo popolnih zapisov. Glavni vzroki za to so premajhna izkušenost večine katalogizatorjev pri delu z normativno kontrolo, obremenjenost z drugim delom, nezadostni človeški in finančni viri ipd.

Vedno bolj se zato kaže potreba po ustanovitvi posebne skupine, ki bi bila odgovorna za preverjanje kakovosti katalogizacije v COBIB.SI. Sedaj na področju normativne kontrole to nalogo opravljata v mejah svojih zmogljivosti IZUM in NUK, ki katalogizatorjem svetujeta in opozarjata na napake. IZUM v prvi vrsti skrbi za izdelavo tedenskih statistik in raznih kontrolnih seznamov, izdelanih na podlagi programsko ugotovljivih napak v CONOR.SI, ki jih nato pošilja NUK-u in drugim knjižnicam. Pomemben delež normativnega dela prispeva NUK, določeno število zapisov pa redigira tudi IZUM.

Načrtuje se tudi ustanovitev posebnega e-foruma, ki bo dostopen na domači strani IZUM-a in bo odprt za razprave o vprašanjih, povezanih s katalogizacijo, s posebnim poudarkom na normativni kontroli. Pri odgovarjanju na vprašanja bosta sodelovala oba, NUK in IZUM.

Slika 1 prikazuje podatke o glavnih aktivnostih v zvezi z normativno kontrolo v COBISS.SI.

Slika 1. Aktivnosti v zvezi z normativno kontrolo v COBISS.SI

NAČRTI

Naslednja pomembnejša naloga s področja normativne kontrole, ki jo načrtujemo v prihodnosti, je uvedba popolne normativne kontrole za imena korporacij. Katalogizatorji z neposrednim dostopom do CONOR.SI lahko namreč že zdaj kreirajo normativne zapise za korporacije, vendar jih še ne morejo povezovati z bibliografskimi zapisi.

Beta verzija bo po načrtih končana do konca leta 2004. V tem času bo dopolnjen tudi program za usklajevanje zapisov, tako da bodo zajete tudi korporativne značnice. Hkrati bodo potekale tudi priprave za konverzijo zapisov za korporacije, ki bodo prevzeti iz LC Names, iz formata MARC 21 za normativne podatke v format COMARC/A.

Priprava Splošnega geslovnika COBISS.SI (v nadaljevanju SGC) (Zalokar in Žigart, 2003) je drugi pomembnejši projekt, ki je v več pogledih povezan s problematiko normativne kontrole. Projekt, ki se je začel leta 2000, temelji na sodelovanju med IZUM-om in šestimi področnimi informacijskimi centri za biomedicino, biotehniko, družboslovje, humanistiko, naravoslovje in tehniko, ki delujejo pri Univerzi v Ljubljani ali pri Znanstvenoraziskovalnem centru Slovenske akademije znanosti in umetnosti. Cilj projekta je odpraviti nedoslednosti na področju predmetnega indeksiranja v sistemu COBISS.SI, ki so posledica dejstva, da še vedno nimamo ustreznega splošnega kontroliranega slovarja v slovenskem jeziku, ki bi ga lahko vključili v segment normativne kontrole znotraj sistema vzajemne katalogizacije.

SGC bo dvojezični slovensko-angleški kontrolirani slovar, ki bo temeljil na publikaciji Sears List of Subject Headings (Miller, 2000). Za to publikacijo smo se odločili po tehtnem premisleku, med razlogi za njen izbor pa so bila zlasti priporočila ALCTS/CCS/SAC/Subcommittee on Metadata and Subject Analysis (1999), usklajenost Searsa z Library of Congress Subject Headings in nenazadnje tudi razpoložljivi viri.

Prevod Searsa je bil zaključen konec leta 2002. Trenutno poteka redakcija geslovnika, hkrati z njo pa tudi prestrukturiranje predmetnih oznak Sears v smislu naknadno usklajenega kontroliranega slovarja. Do zaključka projekta nas čaka še precej dela. Glavne naloge so: konverzija iz formata MARC 21 za normativne podatke v format COMARC/A, dopolnitev formata COMARC/A, dopolnjevanje SGC z novimi izrazi še pred njegovo vključitvijo v segment normativne kontrole znotraj sistema vzajemne katalogizacije, priprava navodil za uporabo geslovnika itd.

Načrti obsegajo tudi vzpostavitev normativne kontrole v drugih avtonomnih sistemih COBISS, ki delujejo v državah na področju nekdanje Jugoslavije. Pri vzpostavljanju normativne kontrole v teh sistemih bo še zlasti zahtevno reševanje problema normativnih zapisov v dveh alternativnih pisavah, latinici in cirilici. Poleg tega pa tudi organizacijski pristop k uvajanju normativne kontrole v teh sistemih ne bo enak slovenskemu. Potrebna bo tudi nadgradnja programske opreme za vzajemno katalogizacijo, ki še ni povsem prilagojena uporabi alternativnih pisav.

ZAKLJUČEK

Uvedba normativne kontrole, četudi še nepopolne, pomeni za sistem COBISS.SI pomemben korak pri zagotavljanju kakovostnejšega dostopa do bibliografskih podatkov na vzajemni ravni in na ravni lokalnih bibliografskih baz podatkov. Načrtovanje normativne kontrole za osebne avtorje in kasneje tudi njena uvedba v katalogizacijo sta bila v mnogo čem dodatno otežena, ker je katalogizacija od vzpostavitve sistema vzajemne katalogizacije COBISS potekala brez normativne kontrole. Pri iskanju ustreznih rešitev je bilo treba prav zaradi tega vseskozi upoštevati obstoječe stanje v bibliografskih bazah podatkov. Z natančnejšo analizo COBIB.SI se je šele prav pokazalo, kako nujno potrebna je bila uvedba normativne kontrole. Zaradi velikega časovnega zamika pri uvajanju normativne kontrole je približno dve tretjini polj za osebne avtorje v bibliografskih zapisih ostalo nepovezanih že na ravni značnic za imena osebnih avtorjev. Težka naloga nas čaka tudi pri načrtovanju normativne kontrole za korporacije, saj je na tem področju še veliko nedorečenega.

Delo z normativno kontrolo predstavlja nedvomno velik izziv katalogizatorjem, ki so morali skoraj čez noč korenito spremeniti svojo dotedanjo prakso. Ni treba poudarjati, kako pomembni za kakovostno delo z normativno kontrolo so dobro poznavanje katalogizacije, izkušnje, natančnost in sistematičnost. Normativna kontrola je zamudno opravilo, ki si ga težko privoščijo celo v knjižnicah z boljšimi pogoji. Vendar je nujno potrebna za dosego večje kakovosti bibliografskih storitev. Da stvari ne bodo najbolj idealne, se je kmalu pokazalo tudi pri nas, npr. s prepočasno in premalo popolno redakcijo. Zaradi majhnosti Slovenije so temu primerno majhni tudi potrebni človeški, finančni in drugi viri, ki jih imajo na voljo posamezne knjižnice za čim bolj dosledno in kakovostno izvajanje normativne kontrole.

Gotovo bo moralo preteči kar nekaj časa, da se pridobijo ustrezne izkušnje pri katalogizaciji z normativno kontrolo in pokažejo še vse druge praktične koristi, ki jih normativna kontrola prinaša. Najbolj pomembno pa je, da je bil storjen prvi in najtežji korak!

Literatura

ALCTS/CCS/SAC/Subcommittee on Metadata and Subject Analysis (1999), “Subject data in the metadata record: recommendations and rationale: a report from the ALCTS//CCS/SAC/Subcommittee on Metadata and Subject Analysis”, available at: www.govst.edu/users/gddcasey/sac/MetadataReport.html (13 November 2003).

Debeljak, M. (1997), “Priprava prototipne normativne baze podatkov CONOR/Imena”, COBISS obvestila, Let. 2 Št. 1, 20–1, dostopno na: http://home.izum.si/cobiss/cobiss_obvestila/1997_1/html/clanek_09.html (13. november 2003).

Doberšek, M. (1999), “Analiza možnosti prevzemanja zapisov iz tujih normativnih baz podatkov”, COBISS obvestila, Let. 4 Št. 1, 26, dostopno na: http://home.izum.si/cobiss/cobiss_obvestila/1999_1/html/clanek_04.html (13. november 2003).

IFLA Steering Group on a UNIMARC Format for Authorities (1991), UNIMARC/Authorities: Universal Format for Authorities, K.G. Saur, München.

IFLA UBCIM Programme (1994), UNIMARC Manual: Bibliographic Format, K.G. Saur, München.

IFLA UBCIM Programme (2001), UNIMARC Manual: Authorities Format, 2nd rev. and enl. ed., K.G. Saur, München.

Institut informacijskih znanosti (IZUM) (1991), COMARC/B format: format za bibliografske podatke: priročnik za uporabnike, Institut informacijskih znanosti, IZUM, Maribor.

Institut informacijskih znanosti (IZUM) (1994), “Vzpostavitev normativne kontrole: preučitev možnosti tvorbe začetne normativne baze”, interni dokument, 12. december.

Institut informacijskih znanosti (IZUM) (1998a), “Predlog nadaljnjih postopkov pri implementaciji normativne kontrole imen v sistemu COBISS”, uradna korespondenca št. 0206/02-tb, 3. junij.

Institut informacijskih znanosti (IZUM) (1998b), COMARC/A format za normativne podatke: delovno gradivo za sestanek junija 1998, Maribor, IZUM.

Institut informacijskih znanosti (IZUM) (2000), Implementacija normativne kontrole: delovno gradivo za posvet 28. 6. 2000, IZUM, Maribor.

Institut informacijskih znanosti (IZUM) (2001a), COMARC/A format za normativne podatke: delovno gradivo, december 2001, IZUM, Maribor.

Institut informacijskih znanosti (IZUM) (2001b), Priprava baze podatkov CONOR, V5.1, IZUM, Maribor.

Institut informacijskih znanosti (IZUM) (2003a), “Agreement on the establishment of the COBISS.Net network and the free exchange of bibliographic records, created in autonomous library information systems of Bosnia and Herzegovina, Montenegro, Republic of Macedonia, Slovenia and Serbia”, IZUM, dostopno na: http://www.cobiss.net/cobiss-net_agreement.htm (13. november 2003).

Institut informacijskih znanosti (IZUM) (2003b), COBISS2/Katalogizacija, V6.4: dopolnitve, IZUM, Maribor.

Institut informacijskih znanosti (IZUM) (2003c), COBISS2/Katalogizacija, V7.0: dopolnitve, IZUM, Maribor.

Institut informacijskih znanosti (IZUM) (2003d), COMARC/A format za normativne podatke: delovno gradivo, februar 2003, IZUM, Maribor.

Miller, J. (Ed.) (2000), Sears List of Subject Headings, 17th ed., H.W. Wilson, New York, NY.

Narodna in univerzitetna knjižnica (NUK) (1998), Izhodišča za delovanje normativne datoteke v COBISS, NUK, Ljubljana.

Seljak, M. in Seljak, T. (2000), “COBISS: national union catalogue, online bibliography and gateway to other resources”, New Library World, Vol. 101 No. 1153, pp. 12–20.

Seljak, M. in Seljak, T. (2002), “The development of the COBISS system and services in Slovenia”, Program, Vol. 36 No. 2, pp. 89–98, available at: www.emeraldinsight.com/0033-0337.htm (13 November 2003).

Seljak, M., Štok, B., Debeljak, M. in Brešar, T. (1999). “Implementacija normativne kontrole v sistemu COBISS”, COBISS obvestila, Let. 4 Št. 1, 1–13, dostopno na: http://home.izum.si/cobiss/cobiss_obvestila/1999_1/html/clanek_01.html (13. november 2003).

Seljak, T., Zebec, B., Urbajs, A., Rakočević, M. in Popović, G. (1988), Razvoj sistema uzajamne katalogizacije kao zajedničke osnove jedinstvenog bibliotečko-informacijskog sistema i sistema naučno-tehnoloških informacija u SFRJ: projekat, Jugoslovenski bibliografski institut, Beograd.

UNIMARC (1994), Normativni podatki: univerzalni format za normativne podatke, Institut informacijskih znanosti, Maribor.

Zalokar, M. in Žigart, J. (2003), “Priprava dvojezičnega Splošnega geslovnika COBISS.SI: prva faza”, Organizacija znanja, Let. 8 Zv. 1, 8–25, dostopno na: http://home.izum.si/cobiss/oz/2003_1/html/clanek_02.html.



[1] V priročnik so uvrščena le tista polja in navodila iz priročnika format UNIMARC za normativne podatke (IFLA Steering Group on a UNIMARC Format for Authorities, 1991), ki se nanašajo na normativno kontrolo osebnih imen avtorjev.

[2] Gl. pojasnilo pod točko “Variantne značnice”.

[3] Polji za datum rojstva in/ali smrti sta glede na UNIMARC dopolnitev v formatu COMARC/A.

[4] Podpolje za šifro raziskovalca je glede na UNIMARC dopolnitev v formatu COMARC/B (IZUM, 1991).


Copyright © 2002 IZUM. Vse pravice pridržane.