Domov
Domov  >  Pogosta vprašanja  >  Vključevanje knjižnic
Pogosta vprašanja
Pogosta vprašanja - Vključevanje knjižnic

Vprašanja

Vprašanje
Katere knjižnice se lahko vključijo v sistem COBISS.SI kot polnopravne članice?
Kakšne so prednosti članstva knjižnice v sistemu COBISS.SI?
Koliko znaša članarina za sodelovanje v sistemu COBISS.SI?
Katere storitve so zajete v letni članarini?
Kakšen je postopek vključevanja knjižnice v sistem COBISS.SI?
Ima knjižnica ob vključitvi v sistem COBISS.SI poleg plačila članarine tudi druge stroške?
Kako je s prenosom (konverzijo) podatkov iz programa Šolska knjižnica (Saop, d.o.o.) ali programa WinKnj (MordiCom, d.o.o.) v standardni format COMARC?  novo
Kako poteka konverzija zapisov iz obstoječe programske opreme v programsko opremo COBISS?  novo
Kakšno strojno opremo potrebuje knjižnica za delo v sistemu COBISS.SI?
Je ob vključitvi v sistem COBISS.SI izobraževanje obvezno?
Ali je za delo v sistemu COBISS.SI treba namestiti programsko opremo na osebni računalnik?
Kdaj preneha polnopravno članstvo?
Ali lahko postane knjižnica pridružena članica sistema COBISS.SI?

Odgovori

V sistem COBISS.SI se lahko vključi vsaka zainteresirana knjižnica.

Prednosti za knjižnico, ki postane polnopravna članica:

  • možnost prevzemanja bibliografskih zapisov iz vzajemne baze podatkov COBIB.SI v lokalno bazo podatkov knjižnice;
  • zastopanost knjižnice v omrežni spletni aplikaciji COBISS/OPAC:
    • dostop do podatkov o zalogi knjižnice v vzajemni bazi podatkov COBIB.SI,
    • dostop do e-virov,
    • dostop do lokalne baze podatkov knjižnice in podatkov o statusu gradiva,
    • možnost uporabe servisa Moja knjižnica (vpogled v stanje izposoje gradiva, podaljšanje, rezervacije in naročanje gradiva ter druge storitve);
  • podpora avtomatizaciji lokalnih funkcij knjižnice (nabava, serijske publikacije, zaloga, izposoja, medknjižnična izposoja);
  • možnost aktivnega sodelovanja v sistemu vzajemne katalogizacije;
  • zagotovljena skladnost z Zakonom o varstvu osebnih podatkov (ZVOP);
  • zagotovljene strežniška infrastruktura ter storitve vzdrževanja operativnosti aplikacij.

Članarino plačujejo šolske knjižnice, knjižnice zasebnih visokošolskih zavodov in specialne knjižnice gospodarskih družb. Za več informacij o članarini in izračunu članarine gl. Cenik.

Na osnovi letne članarine za polnopravno članstvo IZUM:

  • zagotavlja operativnost strežnikov v sistemu COBISS.SI in s tem dostop do lokalne baze podatkov oziroma kataloga knjižnice po načelu 24/7,
  • vzdržuje programsko opremo COBISS,
  • omogoča uporabo drugih baz podatkov v sistemu COBISS.SI,
  • pripravlja tekoče spremembe in dopolnitve dokumentacije (e-priročniki),
  • ponuja pomoč po telefonu.

Vključevanje knjižnice v sistem COBISS.SI poteka po naslednjem postopku:

  • pridobitev sigle oziroma evidenčne številke, ki jo knjižnici dodeli NUK (http://cezar.nuk.uni-lj.si/sigle/index.php),
  • podpis Pogodbe o sodelovanju v sistemu COBISS.SI – polnopravno članstvo v štirih izvodih,
  • zagotovitev računalniške opreme (novejši osebni računalnik z operacijskim sistemom Microsoft Windows ali Linux ali Apple Macintosh OS X, tiskalnik za plastificirane nalepke, čitalnik črtne kode) in dovolj zmogljive povezave v internetno omrežje – gl. Priporočena oprema,
  • namestitev programske opreme na IZUM-ovih strežnikih (gl. tudi vprašanje "Ali je za delo v sistemu COBISS.SI treba namestiti programsko opremo na osebni računalnik?"),
  • obvezno izobraževanje (udeležba na tečaju Uporaba programske opreme COBISS3/Prevzemanje zapisov in zaloga, ki je ob vključitvi knjižnice za enega knjižničarja obvezen in brezplačen – gl. portal Izobraževanje),
  • opravljen obisk kontaktne osebe iz IZUM-a v knjižnici in priprava zapisnika o zalogi; stroške obiska krije knjižnica, gl. Cenik.

Pred vključitvijo v sistem mora knjižnica poskrbeti za:

  • nabavo ustrezne računalniške opreme, če je še nima; gre za novejši osebni računalnik, tiskalnik za plastificirane nalepke in čitalnik črtne kode – gl. Priporočena oprema;
  • ustrezno izobraževanje:
    • Ob vključitvi v sistem je tečaj Uporaba programske opreme COBISS3/Prevzemanje zapisov in zaloga za enega knjižničarja obvezen in brezplačen, bonus za brezplačni tečaj pa je treba izkoristiti v letu podpisa pogodbe ali v naslednjem koledarskem letu.
    • Ob prehodu na programsko opremo COBISS3/Izposoja se je treba udeležiti tečaja Uporaba programske opreme COBISS3/Izposoja ali Delavnice COBISS3/Izposoja, ki je za enega knjižničarja obvezen in plačljiv. Katerega izobraževanja se bo knjižnica udeležila, je odvisno od njenega obsega dela v segmentu COBISS3/Izposoja. Podrobnejše informacije o tečajih so objavljene v Programu izobraževanja.
    • Drugi tečaji iz našega Programa izobraževanja, ki se jih praviloma udeležujejo knjižničarji iz večjih knjižnic, so prav tako plačljivi.
  • obisk kontaktne osebe iz IZUM-a v knjižnici, pri čemer stroški obiska vključujejo čas obiska v knjižnici, kilometrino ter čas na poti – gl. Cenik.

Knjižnicam, ki uporabljajo programsko opremo WinKnj ali Šolska knjižnica, IZUM v skladu s svojimi možnostmi in operativnimi načrti, ter s ciljem lažjega in hitrejšega začetka dela v sistemu COBISS.SI, zapise iz omenjenih programov konvertira v format COMARC (izvede se t.i. konverzija podatkov o zalogi). Celoten potek takšnega prenosa podatkov o zalogi v sistem COBISS (analiza uspešnosti konverzije, iteracije testiranja idr.) poteka v sodelovanju s posamezno knjižnico, ki se za to odloči.

Programski prenos podatkov ima v primerjavi z ročnim vnosom svoje prednosti in slabosti, ki so prikazane v tabeli.

Ker je postopek konverzije baze podatkov zelo zahteven in obsežen (predvsem za knjižnice), je treba pred začetkom tega postopka preveriti število bibliografskih zapisov (ali število različnih naslovov) v obstoječi bazi podatkov (WinKnj, Šolska knjižnica), število enot ni pomembno. Če je v bazi podatkov manj kot 20.000 bibliografskih zapisov, se konverzija ne izvaja. Knjižnici z več kot 20.000 naslovi odsvetujemo konverzijo tudi, če je uspešnost analize podatkov manj kot 65-odstotna.

Postopek konverzije se lahko v nekaterih korakih razlikuje od knjižnice do knjižnice. Običajno pa poteka v naslednjih korakih:

  1. Knjižnica IZUM-u pošlje podatke iz obstoječega sistema. O natančni strukturi poslanih datotek se knjižnica dogovori z IZUM-om.
  2. IZUM izvede analizo podatkov knjižnice. Analiza pove, koliko odstotkov vseh naslovov/zapisov iz obstoječega sistema je mogoče najti v vzajemni bazi COBIB.SI. Samo enolično najdljivi naslovi/zapisi v COBIB.SI se ob konverziji vpišejo v lokalno bazo podatkov knjižnice; k tem naslovom/zapisom se nato dodajo še konvertirani podatki o zalogi. Če je uspešnost analize podatkov pod 65 % knjižnici konverzijo odsvetujemo.
  3. Konverzija se nadaljuje po udeležbi knjižnice na 2-dnevnem tečaju COBISS3/Prevzemanje zapisov in zaloga (tečaj je brezplačen za prvega udeleženca iz vsake knjižnice) in po obisku v knjižnici, kjer definiramo Zapisnik o zalogi. Vse navedeno (tečaj, obisk, zapisnik) je potrebno za razumevanje in poznavanje tematike, kar je zelo pomembno pri definiranju specifikacije za prenos podatkov o zalogi iz obstoječega sistema v sistem COBISS.SI. Trajanje postopka definiranja specifikacije je v veliki meri odvisno od kakovosti vnesenih podatkov v obstoječem sistemu in od tega, kako dobro knjižničarji ta sistem poznajo.
  4. IZUM izvede testni prenos podatkov in preveri njegovo pravilnost. Nato pravilnost prenesenih podatkov podrobneje preveri še knjižnica.
  5. Ko knjižnica potrdi uspešnost testnega prenosa podatkov, se z IZUM-om dogovori za termin izvedbe prenosa podatkov v pravo bazo/okolje knjižnice.
  6. IZUM izvede prenos podatkov v pravo bazo/okolje knjižnice in preveri, ali je bil postopek pravilno izveden. Nato pravilnost prenosa podatkov preveri in potrdi še knjižnica.
  7. Po zaključeni konverziji knjižnica prejme sezname vseh neprenesenih naslovov/zapisov (naslovi/zapisi, ki niso bili najdljivi v vzajemni bazi COBIB.SI, morebitni duplikati, naslovi/zapisi brez zaloge itd.) in se loti njihovega razreševanja.

Za delo s programsko opremo COBISS potrebuje knjižnica novejši osebni računalnik (PC) z operacijskim sistemom Microsoft Windows ali Linux ali Apple Macintosh OS X in internetno povezavo. Ob vključitvi knjižnice v sistem COBISS.SI je obvezen tudi nakup ustreznega tiskalnika za plastificirane nalepke, za delo v segmentu COBISS3/Izposoja pa tudi čitalnik črtne kode – gl. Priporočena oprema.

Za enega knjižničarja je obvezen in brezplačen tečaj Uporaba programske opreme COBISS3/Prevzemanje zapisov in zaloga, pri čemer je bonus za brezplačni tečaj treba izkoristiti v letu podpisa pogodbe ali v naslednjem koledarskem letu. Tečaj je namenjen začetnikom v sistemu COBISS.SI, ki še niso seznanjeni s programsko opremo COBISS3 in s formatom COMARC/H. Pogoji za udeležbo na tem tečaju so osnovno znanje za delo z osebnim računalnikom in poznavanje dela v okolju Windows.

Pred uvajanjem programske opreme COBISS3/Izposoja je obvezna tudi udeležba vsaj enega sodelavca knjižnice na tečaju Uporaba programske opreme COBISS3/Izposoja ali na Delavnici COBISS3/Izposoja.

Termini tečajev so objavljeni na portalu Izobraževanje. Za šolske knjižnice so za tečaj Uporaba programske opreme COBISS3/Prevzemanje zapisov in zaloga razpisani dodatni termini.

Ne, programska oprema COBISS3 je nameščena na IZUM-ovih strežnikih. Pred prvo uporabo programske opreme COBISS3 je treba na osebni računalnik (odjemalec) namestiti okolje Java z aplikacijo Java Web Start (JWS), nato uporabniški vmesnik in na namizje še bližnjico za zagon programske opreme COBISS3 (gl. navodila za namestitev). Za pregledovanje e-priročnikov je potrebna namestitev bralnika (Adobe Acrobat Reader).

Pogodba o sodelovanju v sistemu COBISS.SI – polnopravno članstvo se med IZUM-om in knjižnico sklene za nedoločen čas. Sodelovanje se lahko prekine na željo knjižnice na osnovi njene izstopne izjave ali zaradi neizpolnjevanja pogodbenih obveznosti ene od pogodbenih strank.
V primeru prekinitve pogodbe lahko knjižnica pridobi podatke iz svoje lokalne baze podatkov v formatu COMARC po standardu ISO 2709, tj. v formatu za izmenjavo podatkov.

Ne, IZUM je s 1. majem 2008 prenehal sklepati pogodbe o pridruženem članstvu. Obstoječe pogodbe ostajajo v veljavi do prehoda v polnopravno članstvo COBISS.SI ali do prekinitve pogodbe o pridruženem članstvu (gl. Obvestila in novosti).